Cobrar seus clientes pelo seu tempo

O rastreamento de tempo responde a uma pergunta — o que faturamos para este cliente este mês? — e responde sem que ninguém precise redigitar uma folha de ponto em uma fatura.

Registre o tempo

Tempo e faturamento → Folha de ponto. Escolha o projeto, informe a duração e descreva o que você fez.

As durações são interpretadas da forma como você as escreveria: 1:30, 90m, 1h 30 e 2h têm todas o mesmo significado. Um número simples representa minutos — 45 significa três quartos de hora, não quarenta e cinco horas.

Desmarque Faturável para trabalhos internos. O registro continuará aparecendo em seus relatórios, permitindo visualizar onde o tempo da semana foi realmente empregado; ele apenas nunca constará em uma fatura.

Defina o valor da hora

Taxas. A taxa mais específica tem prioridade:

uma taxa de tarefa supera uma taxa de projeto supera uma taxa de cliente supera sua taxa padrão

Portanto, defina uma taxa padrão e você estará pronto para trabalhar. Adicione uma taxa de cliente quando determinado cliente possuir termos contratuais diferenciados, e uma taxa de tarefa quando um tipo de trabalho exigir.

As taxas se aplicam ao trabalho realizado a partir da respectiva data de início. Isso significa que aumentar sua taxa nunca recalcula o valor do trabalho já executado — o mês anterior permanece com a taxa do mês anterior, que foi a apresentada ao seu cliente.

Preço fixo para um trabalho completo

Selecione Preço fixo para o trabalho completo em vez de uma taxa horária e configure-o na tarefa. O valor é faturado uma única vez, independentemente de quantas horas forem dedicadas a ele. As horas continuam sendo registradas, permitindo que você verifique posteriormente o custo real do trabalho — o indicador necessário para saber se deve orçar de forma diferente na próxima oportunidade.

Horas sem taxa definida

O trabalho sem taxa associada é identificado como Sem preço definido e não é faturado. Nada é perdido: basta definir uma taxa para que ele seja incluído na próxima fatura. Esse trabalho nunca é faturado a zero, pois isso o removeria definitivamente do saldo pendente.

Transforme em uma fatura

Faturamento exibe o saldo devedor de cada cliente referente ao trabalho registrado e ainda não faturado. Clique em Criar rascunho de fatura e os dados se tornarão um rascunho no seu módulo de faturamento — um rascunho, não uma fatura enviada. Revise-o, edite-o, adicione os itens necessários e envie-o quando desejar.

Ou automatize o processo

Configure uma única vez por cliente ou defina um padrão que contemple todos os que não foram especificados:

Os dias variam de 1 a 28. Os dias 29, 30 e 31 não estão presentes em todos os meses; portanto, um agendamento configurado para o dia 31 ignoraria silenciosamente fevereiro e outros quatro meses — para indicar o "fim do mês", utilize o dia 28.

O que foi faturado e o que não foi

Histórico relaciona cada fatura emitida a partir das horas registradas, com o período correspondente, as horas e os valores. Relatórios detalha um período por colaborador, cliente e projeto, mantendo a distinção entre três categorias frequentemente confundidas:

• Faturado — cobrado e registrado em documento.
• Ainda não faturado — trabalho passível de cobrança que você ainda não faturou. Este é o valor que deve ser monitorado.
• Interno — trabalho que você optou por não cobrar.

Garantias operacionais

Uma hora é faturada uma única vez. Clicar em Criar rascunho de fatura duas vezes não produz uma segunda fatura, tampouco a ativação de um agendamento enquanto você já estiver realizando o faturamento manual daquele cliente.

Se você cancelar um rascunho, as horas vinculadas a ele retornam imediatamente ao saldo pendente e podem ser faturadas novamente — nada fica bloqueado.

E, após o faturamento do tempo registrado, não é mais possível editá-lo ou excluí-lo, visto que seu cliente possui um documento oficial que atesta os lançamentos originais. Para efetuar ajustes, cancele o rascunho, altere o registro e fature novamente.