Faturando seus clientes pelo seu tempo

O controle de tempo responde a uma pergunta — o que devemos faturar para este cliente neste mês? — e a responde sem que ninguém precise redigir uma folha de ponto em uma fatura.

Registre o tempo

Tempo e faturamento → Folha de ponto. Selecione o projeto, informe a duração e descreva o que foi feito.

As durações são lidas da mesma forma que você as escreveria: 1:30, 90m, 1h 30 e 2h significam exatamente a mesma coisa. Um número isolado representa minutos — 45 são três quartos de hora, e não quarenta e cinco horas.

Desmarque Faturável para trabalhos internos. O registro ainda aparecerá em seus relatórios, permitindo que você veja para onde a semana realmente foi; ele simplesmente nunca será incluído em uma fatura.

Defina o valor de uma hora

Tarifas. A tarifa mais específica prevalece:

uma tarifa de tarefa vence uma tarifa de projeto vence uma tarifa de cliente vence a sua padrão

Portanto, defina uma tarifa padrão e você estará pronto para começar. Adicione uma tarifa de cliente quando um cliente tiver condições diferentes, e uma tarifa de tarefa quando um determinado tipo de trabalho exigir.

As tarifas se aplicam ao trabalho realizado na data de início ou após ela. Isso significa que o aumento da sua tarifa nunca altera o preço de um trabalho já realizado — o mês passado permanece com a tarifa do mês passado, que foi a apresentada ao seu cliente.

Um preço fixo para um trabalho inteiro

Escolha Preço fixo para o trabalho inteiro em vez de uma tarifa por hora e defina-o na tarefa. O faturamento é feito uma única vez, independentemente de quantas horas sejam gastas. As horas ainda continuam registradas, para que você possa ver posteriormente quanto o trabalho realmente custou — que é o número que indica se você deve cotar de forma diferente da próxima vez.

Horas sem tarifa

O trabalho sem tarifa é exibido como Sem preço e não é faturado. Nada é perdido: defina uma tarifa e ela será incluída na próxima fatura. O trabalho nunca é faturado a zero, pois isso o removeria permanentemente do grupo de faturamento.

Transforme em uma fatura

O Faturamento mostra o que cada cliente deve pelo trabalho registrado e ainda não faturado. Pressione Criar fatura de rascunho e ela se tornará um rascunho no seu sistema de faturamento — um rascunho, não uma fatura enviada. Revise-a, edite-a, adicione qualquer outra informação necessária e envie-a quando estiver pronto.

Ou deixe que isso aconteça automaticamente

Defina isso uma vez por cliente, ou defina um padrão que cubra todos que você não especificou:

| | | |---|---| | Apenas quando eu autorizar | nada acontece até que você pressione o botão | | Imediatamente, à medida que o tempo é registrado | um rascunho aparece segundos após o lançamento | | Em um dia do mês | um rascunho todos os meses no dia que você escolher | | Quando o trabalho não faturado atingir um valor | um rascunho no momento em que o total ultrapassar o seu valor |

Os dias vão de 1 a 28. Os dias 29, 30 e 31 não existem em todos os meses, portanto, uma programação definida para o dia 31 simplesmente ignoraria fevereiro e outros quatro meses — para "o final do mês", utilize o dia 28.

O que foi faturado e o que não foi

O Histórico lista todas as faturas geradas a partir do seu tempo registrado, indicando o período coberto, as horas e os valores. Os Relatórios detalham um período por pessoa, por cliente e por projeto, mantendo separados três conceitos fáceis de confundir:

• Faturado — cobrado e incluído em um documento.
• Ainda não faturado — trabalho faturável pelo qual você ainda não cobrou. Este é o número que você deve monitorar.
• Interno — trabalho que você decidiu não cobrar.

Situações que não podem dar errado

Uma hora é faturada uma única vez. Pressionar Criar fatura de rascunho duas vezes não gera uma segunda fatura, assim como uma programação executada enquanto você já está faturando esse cliente manualmente.

Se você anular um rascunho, as horas cobertas por ele retornam imediatamente para o saldo pendente e podem ser faturadas novamente — nada se perde.

E uma vez que o tempo tenha sido faturado, você não poderá mais editá-lo ou excluí-lo, pois o seu cliente possui um documento que comprova o oposto. Anule o rascunho, altere o lançamento e fature-o novamente.