Gerencie o trabalho dos clientes em um quadro

Um quadro é um fluxo de trabalho com um controle de visibilidade em cada uma de suas partes. Essa ideia central é o que o torna utilizável com um cliente na sala, portanto, vale a pena dedicar dois minutos antes de começar.

Crie o quadro

Novo quadro, nomeie-o de acordo com o trabalho em vez do cliente — "Reformulação do site" soa melhor em um link compartilhado do que "Acme" — e aponte-o para a organização do cliente caso o trabalho seja dele. Ele é criado com um fluxo de trabalho funcional que o senhor pode renomear ou substituir.

Deixe o cliente em branco para trabalhos internos: seu próprio marketing, integração de membros ou um processo de contratação. Nada em um quadro exige obrigatoriamente um cliente.

Decida o que o cliente vê, por item

Colunas, cartões e comentários possuem sua própria visibilidade, e a regra é um e: um cartão só é visível para o cliente se o cartão e a coluna em que ele se encontra forem ambos visíveis para o cliente. Isso significa que mover um cartão compartilhado para uma coluna interna o remove do quadro do cliente sem que o senhor precise se lembrar de alterar também o cartão.

O modelo prático que funciona:

• Torne as etapas de entrega visíveis ao cliente, para que ele possa acompanhar o progresso.
• Mantenha uma coluna de Backlog ou Triagem interna, para que trabalhos preliminares não pareçam uma promessa formal.
• Deixe cartões individuais internos por padrão e compartilhe-os quando forem definitivos.

Faça uma pergunta ao cliente

Faça a pergunta diretamente no cartão ao qual ela pertence. Ela aguardará o cliente no quadro dele, associada ao trabalho em questão, em vez de se tornar uma sequência de e-mails que ninguém encontrará em três semanas. Quando ele responder, a resposta permanecerá no cartão para sempre, o que poupará tempo posteriormente.

Permita que ele envie solicitações

Defina no quadro uma coluna de entrada para que um cliente com acesso possa criar um cartão nela — e exclusivamente nela. Isso fornece a ele um local adequado para registrar perguntas como "vocês também podem fazer X?" sem que o senhor precise monitorar cinco canais diferentes, evitando que tarefas sejam inseridas no meio do seu fluxo de trabalho.

Arquivamento e por que ele não tem custo

Arquive um quadro quando o projeto terminar. O quadro, seus cartões, suas perguntas e todas as respostas permanecem legíveis — o registro das entregas é frequentemente o que alguém solicita um ano depois.

Um quadro arquivado não é contabilizado no seu limite de quadros. Manter seus registros é gratuito; o senhor nunca precisará excluir o histórico de um cliente para liberar espaço.

Quem fez o quê, e quando

Cada cartão indica quem o criou, quem fez a última alteração e quando isso ocorreu. No lado do cliente, o trabalho da sua equipe é atribuído ao nome da sua agência em vez de a um indivíduo — sua equipe não fica exposta, e o cliente nunca saberá qual colaborador realizou cada alteração.