Gérer les projets clients sur un tableau

Un tableau est un flux de travail unique doté d’un interrupteur de visibilité sur chacune de ses parties. C’est cette idée simple qui le rend utilisable avec un client dans la pièce, ce qui vaut bien deux minutes d’attention avant de commencer.

Créer le tableau

Nouveau tableau, donnez-lui un nom en lien avec le travail plutôt qu'avec le client — "Refonte de site web" s'affiche mieux dans un lien partagé que "Acme" — et associez-le à l'organisation cliente si le travail lui appartient. Il est fourni avec un flux de travail opérationnel que vous pouvez renommer ou remplacer.

Laissez le champ client vide pour le travail interne : votre propre marketing, votre intégration, un flux de recrutement. Rien dans un tableau n'exige la présence d'un client.

Décider de ce que le client voit, élément par élément

Les colonnes, les cartes et les commentaires disposent chacun de leur propre visibilité, et la règle est un ET logique : une carte n'est visible par le client que si la carte et la colonne dans laquelle elle se trouve le sont toutes les deux. Cela signifie que déplacer une carte partagée vers une colonne interne la retire du tableau du client sans que vous ayez à penser à modifier la carte également.

Le schéma pratique qui fonctionne :

• Rendez vos étapes de livraison visibles par le client afin qu'il puisse suivre l'avancement.
• Conservez une colonne Arriéré ou Triage en interne, afin que le travail en cours d'élaboration n'apparaisse pas comme une promesse.
• Laissez les cartes individuelles en mode interne par défaut et partagez-les lorsqu'elles sont concrètes.

Poser une question au client

Posez-la directement sur la carte concernée. Elle l'attend sur son tableau avec le travail auquel elle se rapporte, au lieu d'être un fil de discussion par e-mail que personne ne parvient à retrouver dans trois semaines. Lorsqu'il y répond, la réponse reste associée à la carte pour toujours, ce qui vous sauvera la mise plus tard.

Leurs permettre de soumettre une demande

Attribuez au tableau une colonne de réception unique et un client disposant d'un accès pourra y créer une carte — et uniquement dans celle-ci. Cela lui offre un endroit concret pour formuler "pouvez-vous aussi faire X" sans que vous ayez à gérer cela sur cinq canaux, et cela l'empêche catégoriquement d'insérer du travail au milieu de votre flux.

L'archivage, et pourquoi cela ne vous coûte rien

archivez un tableau lorsque le projet se termine. Le tableau, ses cartes, ses questions et chaque réponse restent consultables — l'historique de ce qui a été livré est souvent ce que l'on vous redemande un an plus tard.

Un tableau archivé n'est pas décompté de votre limite de tableaux. Conserver vos archives est gratuit ; vous ne devriez jamais avoir à supprimer l'historique d'un client pour faire de la place.

Qui a fait quoi, et quand

Chaque carte indique qui l'a créée, qui l'a modifiée en dernier et quand. Du côté du client, le travail provenant de votre équipe est attribué au nom de votre agence plutôt qu'à un individu — vos collaborateurs ne sont pas exposés, et un client ne sait jamais lequel de vos employés a rédigé quoi.