Gérez le travail client sur un tableau

Un tableau est un flux de travail unique doté d’un commutateur de visibilité sur chacune de ses parties. C’est cette idée précise qui le rend utilisable en présence d’un client dans la pièce, elle mérite donc deux minutes d’attention avant de commencer.

Créez le tableau

Nouveau tableau, nommez-le d’après le travail plutôt que d’après le client — « Relance du site web » est plus parlant dans un lien partagé que « Acme » — et associez-le à l’organisation cliente si le travail lui appartient. Il est fourni avec un flux fonctionnel que vous pouvez renommer ou remplacer.

Laissez le champ du client vide pour les travaux internes : votre propre marketing, votre intégration, un flux de recrutement. Rien dans un tableau n’exige la présence d’un client.

Déterminez ce que le client voit, élément par élément

Les colonnes, les cartes et les commentaires disposent chacun de leur propre visibilité, et la règle est un et : une carte n’est visible par le client que si la carte et la colonne dans laquelle elle se trouve sont toutes deux visibles par le client. Cela signifie que déplacer une carte partagée vers une colonne interne la retire du tableau du client sans que vous ayez à penser à modifier également la carte.

Le schéma pratique qui fonctionne :

• Rendez vos étapes de livraison visibles par le client, afin qu’il puisse suivre l’avancement.
• Conservez une colonne Backlog ou Triage interne, afin qu’un travail encore embryonnaire n’apparaisse pas comme une promesse.
• Laissez les cartes individuelles internes par défaut et partagez-les lorsqu’elles sont effectives.

Posez une question au client

Posez-la sur la carte à laquelle elle se rapporte. Elle l’attendra sur son tableau avec le travail concerné, au lieu de constituer un fil d’e-mails que personne ne parviendra à retrouver dans trois semaines. Lorsqu’il répond, la réponse reste attachée à la carte pour toujours, ce qui constitue le détail qui vous sauvera la mise plus tard.

Permettez-lui d’émettre une demande

Attribuez au tableau une colonne de réception et un client disposant d’un accès pourra y créer une carte — et uniquement dans celle-ci. Cela lui procure un endroit concret pour consigner « pouvez-vous aussi faire X » sans que vous ayez à gérer cela sur cinq canaux différents, et cela ne lui permet jamais d’insérer du travail au beau milieu de votre flux.

L’archivage, et pourquoi il ne vous coûte rien

Archivez un tableau lorsque le projet prend fin. Le tableau, ses cartes, ses questions et chaque réponse restent consultables — l’historique de ce qui a été livré correspond souvent à ce que quelqu’un viendra vous demander un an plus tard.

Un tableau archivé n’est pas décompté de votre limite de tableaux. La conservation de vos archives est gratuite ; vous ne devriez jamais être contraint de supprimer l’historique d’un client pour libérer de la place.

Qui a fait quoi, et quand

Chaque carte indique qui l’a créée, qui l’a modifiée en dernier et à quelle date. Du côté du client, le travail issu de votre équipe est attribué au nom de votre agence plutôt qu’à un individu — vos collaborateurs ne sont pas exposés, et le client ne sait jamais qui a rédigé quoi.