Facturation de votre temps à vos clients

Le suivi du temps répond à une seule question — que devons-nous facturer à ce client ce mois-ci ? — et il y répond sans que personne n'ait à saisir à nouveau une feuille de temps dans une facture.

Enregistrer le temps

Temps et facturation → Feuille de temps. Choisissez le projet, indiquez la durée, décrivez ce qui a été fait.

Les durées se lisent de la manière dont vous les écririez : 1:30, 90m, 1h 30 et 2h signifient tous la même chose. Un nombre seul correspond à des minutes — 45 représente trois quarts d'heure, et non quarante-cinq heures.

Désélectionnez Facturable pour le travail interne. Il apparaît toujours dans vos rapports, vous permettant ainsi de voir où la semaine est réellement passée ; il n'atteint tout simplement jamais une facture.

Définir la valeur d'une heure

Tarifs. Le tarif le plus spécifique l'emporte :

un tarif de tâche l'emporte sur un tarif de projet l'emporte sur un tarif client l'emporte sur votre tarif par défaut

Définissez donc un tarif par défaut et vous pouvez commencer à travailler. Ajoutez un tarif client lorsqu'un client bénéficie de conditions différentes, et un tarif de tâche lorsqu'un type de travail particulier le requiert.

Les tarifs s'appliquent au travail effectué à compter de leur date de début. Cela signifie qu'une augmentation de tarif ne réévalue jamais le travail déjà accompli — le mois dernier conserve le tarif du mois dernier, qui est celui qui a été présenté au client.

Un prix fixe pour une prestation globale

Choisissez Prix fixe pour toute la prestation au lieu d'un taux horaire, et définissez-le sur la tâche. La facturation s'effectue en une seule fois, quel que soit le nombre d'heures consacrées. Les heures sont néanmoins enregistrées, ce qui vous permet de constater a posteriori le coût réel de la prestation — c'est cette valeur qui vous indique s'il convient de proposer un devis différent la prochaine fois.

Heures sans tarif

Le travail sans tarif s'affiche comme Sans tarif et n'est pas facturé. Rien n'est perdu : définissez un tarif et il sera pris en compte lors de la prochaine facture. Il n'est jamais facturé à zéro, car cela le retirerait définitivement du calcul.

Le transformer en facture

La section Facturation indique ce que chaque client doit pour le travail que vous avez enregistré et non encore facturé. Cliquez sur Créer un projet de facture pour qu'il devienne un brouillon dans votre suite de facturation — un brouillon, et non une facture envoyée. Examinez-le, modifiez-le, ajoutez tout autre élément nécessaire, et envoyez-le lorsque vous êtes prêt.

Ou automatiser l'opération

Définissez cette option une fois par client, ou définissez un paramètre par défaut qui s'applique à tous ceux que vous n'avez pas nommés :

| | | |---|---| | Uniquement sur demande | rien ne se produit tant que vous ne pressez pas le bouton | | Immédiatement, au fil de la saisie du temps | un brouillon apparaît quelques secondes après l'entrée | | À un jour fixe du mois | un brouillon chaque mois à la date de votre choix | | Lorsque le travail non facturé atteint un certain montant | un brouillon dès que le total dépasse votre seuil |

Les jours vont de 1 à 28. Les 29, 30 et 31 n'existant pas tous les mois, une programmation fixée au 31 passerait discrètement sous silence le mois de février ainsi que quatre autres mois — pour désigner « la fin du mois », utilisez le 28.

Ce qui a été facturé et ce qui ne l'a pas été

L'Historique répertorie chaque facture établie à partir de votre temps enregistré, avec la période correspondante, les heures et le montant. Les Rapports décomposent une période par personne, par client et par projet, et distinguent trois éléments qu'il est aisé de confondre :

• Facturé — facturé et figurant sur un document.
• Pas encore facturé — travail facturable que vous n'avez pas encore facturé. C'est le chiffre à surveiller.
• Interne — travail pour lequel vous avez décidé de ne pas facturer.

Les erreurs impossibles

Une heure est facturée une seule fois. Cliquer deux fois sur Créer un projet de facture ne génère pas de seconde facture, et il en va de même pour une exécution programmée alors que vous êtes déjà en train de facturer ce client manuellement.

Si vous annulez un brouillon, les heures qu'il couvrait reviennent immédiatement dans le volume des montants en suspens et peuvent être refacturées — rien n'est perdu.

Une fois le temps facturé, vous ne pouvez plus le modifier ni le supprimer, car votre client détient un document qui indique le contraire. Annulez le brouillon, modifiez l'entrée et refacturez-la.