Base de connaissances
Enregistrez les heures, définissez leur valeur et convertissez-les en facture — à la demande, à un jour précis du mois ou dès que le montant total atteint le seuil que vous avez choisi.
Le suivi du temps répond à une seule question — que devons-nous facturer à ce client ce mois-ci ? — et il y répond sans que personne n’ait à ressaisir une feuille de temps dans une facture.
Temps et facturation → Feuille de temps. Choisissez le projet, indiquez la durée, décrivez ce que vous avez fait.
Les durées sont interprétées telles que vous les écririez : 1:30, 90m, 1h 30 et 2h signifient toutes la même chose. Un simple chiffre correspond à des minutes — 45 équivaut à trois quarts d’heure, pas quarante-cinq heures.
Décochez Facturable pour le travail interne. Il apparaît toujours dans vos rapports, vous permettant ainsi de voir où la semaine est réellement passée ; il ne figurera simplement jamais sur une facture.
Taux. Le taux le plus spécifique l’emporte :
un taux de tâche l’emporte sur un taux de projet l’emporte sur un taux de client l’emporte sur votre taux par défaut
Définissez donc un taux par défaut et vous pouvez commencer à travailler. Ajoutez un taux client lorsqu’un client a des conditions différentes, et un taux de tâche lorsqu’un type de travail particulier l’exige.
Les taux s’appliquent au travail effectué à partir de leur date d’effet. Cela signifie qu’augmenter votre taux ne modifie jamais le tarif du travail déjà accompli — le mois dernier reste au taux du mois dernier, conformément à ce qui a été présenté à votre client.
Choisissez Prix fixe pour l’ensemble du travail au lieu d’un taux horaire, et appliquez-le à la tâche. Le montant est facturé une seule fois, quel que soit le nombre d’heures consacrées. Les heures restent enregistrées, ce qui vous permet de constater a posteriori ce que le travail vous a réellement coûté — le chiffre clé pour ajuster vos devis la prochaine fois.
Le travail sans taux apparaît sous la mention Non tarifé, et n’est pas facturé. Rien n’est perdu : définissez un taux et il sera pris en compte sur la facture suivante. Il n’est jamais facturé à zéro, car cela le retirerait définitivement des heures en attente.
Facturation affiche ce que chaque client doit pour le travail enregistré et non encore facturé. Cliquez sur Créer un brouillon de facture et celui-ci devient un brouillon dans votre module de facturation — un brouillon, pas une facture envoyée. Vérifiez-le, modifiez-le, ajoutez tout autre élément nécessaire et envoyez-le lorsque vous êtes prêt.
Configurez-le une fois par client, ou définissez un paramètre par défaut qui s’applique à tous ceux que vous n’avez pas désignés :
| Uniquement sur mon ordre | rien ne se passe tant que vous ne cliquez pas sur le bouton |
| Immédiatement, à mesure que le temps est enregistré | un brouillon apparaît quelques secondes après la saisie |
| À un jour précis du mois | un brouillon chaque mois au jour choisi |
| Lorsque le travail non facturé atteint un montant | un brouillon dès que le total dépasse votre seuil |
Les jours vont de 1 à 28. Les 29, 30 et 31 n’existent pas dans tous les mois, de sorte qu’une planification réglée sur le 31 ignorerait silencieusement février et quatre autres mois — pour « la fin du mois », utilisez le 28.
Historique répertorie chaque facture générée à partir de votre temps enregistré, avec la période couverte, les heures et le montant. Rapports ventile une période par personne, par client et par projet, et distingue trois notions qu’il est facile de confondre :
Une heure est facturée une seule fois. Cliquer deux fois sur Créer un brouillon de facture ne génère pas de seconde facture, pas plus qu’une planification automatique qui se déclencherait pendant que vous facturez déjà ce client manuellement.
Si vous annulez un brouillon, les heures qu’il couvrait réintègrent immédiatement la réserve des heures en attente et peuvent être refacturées — rien n’est bloqué.
Et dès lors que le temps a été facturé, vous ne pouvez plus le modifier ni le supprimer, car votre client dispose d’un document qui atteste du contraire. Annulez le brouillon, modifiez la saisie, puis facturez-la de nouveau.
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