Gestione el trabajo de sus clientes en un tablero

Un tablero es un flujo de trabajo con un selector de visibilidad en cada una de sus partes. Esa única idea es lo que permite utilizarlo con un cliente en la sala, por lo que vale la pena dedicarle dos minutos antes de empezar.

Crear el tablero

Nuevo tablero, asígnale un nombre basado en el trabajo en lugar del cliente —"Rediseño de sitio web" se lee mejor en un enlace compartido que "Acme"— y asígnale la organización del cliente si el trabajo es de ellos. Se inicia con un flujo de trabajo operativo que puede renombrar o reemplazar.

Deje el cliente vacío para el trabajo interno: su propio marketing, su proceso de incorporación, un flujo de contratación. Nada en un tablero requiere un cliente.

Decidir qué ve el cliente, por elemento

Las columnas, las tarjetas y los comentarios tienen su propia visibilidad, y la regla es un y: una tarjeta solo es visible para el cliente si la tarjeta y la columna en la que se encuentra son visibles para el cliente. Esto significa que al mover una tarjeta compartida a una columna interna, esta desaparece del tablero del cliente sin que tenga que acordarse de modificar también la tarjeta.

El patrón práctico que funciona:

• Haga que sus etapas de entrega sean visibles para el cliente para que pueda seguir el progreso.
• Mantenga una columna de Pendientes o Triaje como interna para que el trabajo a medias no parezca una promesa.
• Deje las tarjetas individuales como internas de forma predeterminada y compártalas cuando sean reales.

Hacerle una pregunta al cliente

Hágala en la tarjeta a la que pertenece. La pregunta les espera en su tablero junto con el trabajo al que hace referencia, en lugar de ser una cadena de correos electrónicos que nadie puede encontrar en tres semanas. Cuando responden, la respuesta queda asociada a la tarjeta para siempre, que es lo que le salvará en el futuro.

Permitirles enviar una solicitud

Asigne al tablero una columna de recepción y un cliente con acceso podrá crear una tarjeta en ella, y solo en ella. Eso les proporciona un lugar real donde indicar "¿también podéis hacer X?" sin que usted tenga que atenderlo a través de cinco canales, y evita por completo que añadan tareas en medio de su flujo de trabajo.

El archivo y por qué no le cuesta nada

Archive un tablero cuando finalice el proyecto. El tablero, sus tarjetas, sus preguntas y cada respuesta siguen siendo legibles; el registro de lo entregado suele ser lo que alguien consulta un año después.

Un tablero archivado no cuenta para su límite de tableros. Conservar sus registros es gratuito; nunca debería tener que eliminar el historial de un cliente para liberar espacio.

Quién hizo qué y cuándo

Cada tarjeta registra quién la creó, quién la modificó por última vez y cuándo. Del lado del cliente, el trabajo de su equipo se atribuye a su agencia por su nombre en lugar de a una persona en concreto; su personal no está expuesto y un cliente nunca descubre cuál de sus empleados ha escrito cada cosa.