Gestione el trabajo de los clientes en un tablero

Un tablero es una única canalización de trabajo con un control de visibilidad en cada una de sus partes. Esa sola idea es lo que permite utilizarlo en presencia de un cliente, por lo que merece la pena dedicarle dos minutos antes de empezar.

Cree el tablero

Nuevo tablero, nómbrelo en función del trabajo y no del cliente —«Relanzamiento del sitio web» se lee mejor en un enlace compartido que «Acme»— y asígnelo a la organización del cliente si el trabajo es suyo. Se crea con una canalización funcional que usted puede renombrar o sustituir.

Deje el campo de cliente vacío para el trabajo interno: su propio marketing, la incorporación de personal o un proceso de contratación. Ningún aspecto de un tablero exige un cliente.

Decida qué ve el cliente, elemento por elemento

Las columnas, las tarjetas y los comentarios tienen cada uno su propia visibilidad, y la regla es una conjunción y: una tarjeta solo es visible para el cliente si tanto la tarjeta como la columna en la que se encuentra son visibles para el cliente. Esto significa que mover una tarjeta compartida a una columna interna la retira del tablero del cliente sin que usted tenga que acordarse de modificar también la tarjeta.

El patrón práctico que funciona:

• Haga que sus fases de entrega sean visibles para el cliente, de modo que pueda seguir el progreso.
• Mantenga una columna de Backlog o Evaluación como interna, para que el trabajo a medio definir no parezca un compromiso.
• Deje las tarjetas individuales como internas de forma predeterminada y compártalas cuando sean definitivas.

Haga una pregunta al cliente

Formúlela directamente en la tarjeta a la que pertenece. Le esperará en su tablero junto al trabajo al que hace referencia, en lugar de ser un hilo de correo electrónico que nadie podrá encontrar dentro de tres semanas. Cuando responda, la respuesta permanecerá en la tarjeta para siempre, lo cual es justo lo que le ahorrará problemas más adelante.

Permítales enviar una solicitud

Asigne al tablero una columna de recepción y un cliente con plaza asignada podrá crear una tarjeta en ella, y únicamente en ella. Esto le proporciona un lugar concreto donde plantear «¿podrían hacer también X?» sin que usted tenga que gestionarlo a través de cinco canales distintos, y nunca le permite colocar trabajo en mitad de su canalización.

El archivado y por qué no le supone ningún coste

Archive un tablero cuando finalice el proyecto. El tablero, sus tarjetas, sus preguntas y cada respuesta siguen siendo legibles; el registro de lo que se entregó suele ser lo que alguien consulta un año después.

Un tablero archivado no cuenta para su límite de tableros. Conservar sus registros es gratuito; nunca debería tener que eliminar el historial de un cliente para hacer espacio.

Quién hizo qué y cuándo

Cada tarjeta indica quién la creó, quién la modificó por última vez y cuándo. En la parte del cliente, el trabajo de su equipo se atribuye al nombre de su agencia y no a una persona individual: su personal no queda expuesto y el cliente nunca sabrá quién de su equipo escribió qué.