Facturar a sus clientes por su tiempo

El control del tiempo responde a una sola pregunta: ¿qué le facturamos a este cliente este mes?, y la responde sin que nadie tenga que volver a transcribir un parte de horas en una factura.

Registre el tiempo

Tiempo y facturación → Parte de horas. Seleccione el proyecto, indique cuánto tiempo y describa lo que hizo.

Las duraciones se interpretan tal como las escribiría: 1:30, 90m, 1h 30 y 2h significan lo mismo. Un número solo representa minutos; 45 equivale a tres cuartos de hora, no a cuarenta y cinco horas.

Desmarque Facturable para el trabajo interno. Seguirá apareciendo en sus informes, lo que le permitirá ver a qué se dedicó realmente la semana; sencillamente, nunca llegará a incluirse en una factura.

Establezca el valor de una hora

Tarifas. La tarifa más específica tiene prioridad:

la tarifa de una tarea prevalece sobre la tarifa de un proyecto prevalece sobre la tarifa de un cliente prevalece sobre su valor predeterminado

Por tanto, establezca un valor predeterminado y ya podrá trabajar. Añada una tarifa de cliente si este tiene condiciones diferentes, y una tarifa de tarea para un tipo de trabajo concreto.

Las tarifas se aplican al trabajo realizado a partir de su fecha de inicio o en ella. Esto significa que aumentar su tarifa nunca recalculará el precio del trabajo que ya haya realizado: el mes pasado se mantiene con la tarifa del mes pasado, que es la que se mostró a su cliente.

Un precio fijo para un trabajo completo

Elija Precio fijo para el trabajo completo en lugar de una tarifa por hora y establézcalo en la tarea. Se factura una sola vez, sin importar cuántas horas se le dediquen. Las horas se siguen registrando para que pueda ver después cuánto le costó realmente el trabajo, que es la cifra que le indicará si debe presupuestar de forma diferente la próxima vez.

Horas sin tarifa

El trabajo sin tarifa se muestra como Sin precio y no se factura. No se pierde nada: configure una tarifa y se incorporará en la próxima factura. Nunca se factura a cero, ya que eso lo retiraría definitivamente del fondo pendiente.

Conviértalo en una factura

Facturación muestra lo que debe cada cliente por el trabajo que ha registrado y que aún no ha facturado. Pulse Crear borrador de factura y se convertirá en un borrador dentro de su panel de facturación; un borrador, no una factura enviada. Revíselo, edítelo, añada cualquier otro elemento que necesite y envíelo cuando lo tenga listo.

O configure su generación automática

Configúrelo una sola vez por cliente, o defina un valor predeterminado que cubra a todos los que no haya especificado:

Los días van del 1 al 28. Los días 29, 30 y 31 no existen en todos los meses, por lo que una programación establecida para el 31 se saltaría discretamente febrero y otros cuatro meses; para indicar «el final de mes», utilice el 28.

Qué se ha facturado y qué no

El Historial enumera todas las facturas emitidas a partir del tiempo registrado, con el período que cubren, las horas y el importe. Los Informes desglosan un período por persona, cliente y proyecto, y mantienen claramente separadas tres cosas fáciles de confundir:

• Facturado: ya facturado y registrado en un documento.
• Aún no facturado: trabajo facturable que todavía no ha cobrado. Esta es la cifra a vigilar.
• Interno: trabajo que ha decidido no cobrar.

Aspectos a prueba de fallos

Una hora se factura una sola vez. Pulsar dos veces Crear borrador de factura no genera una segunda factura, y tampoco lo hace una programación automática si coincide con el momento en que está facturando manualmente a ese cliente.

Si anula un borrador, las horas que incluía vuelven directamente al fondo pendiente y pueden facturarse de nuevo; nada queda bloqueado.

Y una vez facturado el tiempo, ya no podrá editarlo ni eliminarlo, puesto que su cliente posee un documento que indica lo contrario. Anule el borrador, modifique la entrada y vuelva a facturarla.