Facturación de su tiempo a los clientes

El registro de tiempo responde a una sola pregunta —¿qué le facturamos a este cliente este mes?— y la responde sin que nadie tenga que volver a transcribir una hoja de horas en una factura.

Registrar el tiempo

Tiempo y facturación → Hoja de horas. Seleccione el proyecto, indique la duración y describa lo que hizo.

Las duraciones se leen tal como las escribiría: 1:30, 90m, 1h 30 y 2h significan exactamente lo mismo. Un número sin sufijo representa minutos: 45 equivale a tres cuartos de hora, no a cuarenta y cinco horas.

Desmarque Facturable para el trabajo interno. Este seguirá apareciendo en sus informes para que pueda ver en qué se fue realmente la semana; simplemente nunca llegará a una factura.

Establecer el valor de una hora

Tarifas. La tarifa más específica tiene prioridad:

la tarifa de tarea prevalece sobre la tarifa de proyecto prevalece sobre la tarifa de cliente prevalece sobre su valor predeterminado

Por lo tanto, configure un valor predeterminado y estará listo para trabajar. Añada una tarifa de cliente cuando un cliente tenga condiciones diferentes, y una tarifa de tarea cuando un tipo específico de trabajo las requiera.

Las tarifas se aplican al trabajo realizado a partir de su fecha de inicio. Esto significa que subir su tarifa nunca recalcula el precio del trabajo que ya ha realizado: el mes pasado se mantiene con la tarifa del mes pasado, que es la que se le mostró al cliente.

Un precio fijo para todo un trabajo

Seleccione Precio fijo para todo el trabajo en lugar de una tarifa por hora y asígnelo en la tarea. Se factura una vez, sin importar cuántas horas requiera. Las horas se siguen registrando para que después pueda ver cuánto le costó realmente el trabajo, que es el dato que le indica si debe presupuestar de otra manera la próxima vez.

Horas sin tarifa

El trabajo sin tarifa se muestra como Sin tarificar y no se factura. No se pierde nada: asigne una tarifa y esta se incluirá en la siguiente factura. Nunca se factura a cero, ya que eso lo sacaría del fondo acumulado de forma permanente.

Conviértalo en una factura

Facturación muestra lo que cada cliente debe por el trabajo que ha registrado y que aún no ha facturado. Pulse Crear borrador de factura y este se convertirá en un borrador dentro de su sistema de facturación; un borrador, no una factura enviada. Revíselo, edítelo, añada cualquier otro detalle necesario y envíelo cuando esté listo.

O haga que ocurra sin su intervención

Configúrelo una vez por cliente, o establezca un valor predeterminado que cubra a todos aquellos a los que no haya nombrado específicamente:

| | | |---|---| | Solo cuando yo lo indique | no ocurre nada hasta que pulse el botón | | De inmediato, a medida que se registra el tiempo | aparece un borrador a los pocos segundos del registro | | Un día determinado del mes | un borrador cada mes en el día que elija | | Cuando el trabajo no facturado alcance una cantidad | un borrador en el momento en que el total supere su cifra |

Los días van del 1 al 28. Los días 29, 30 y 31 no existen en todos los meses, por lo que una programación configurada para el día 31 omitiría silenciosamente febrero y otros cuatro meses; para indicar «a finales de mes», utilice el 28.

Lo que se ha facturado y lo que no

Historial enumera cada factura generada a partir de su tiempo registrado, junto con el período que cubre, las horas y el importe. Informes desglosa un período por persona, por cliente y por proyecto, y mantiene separados tres conceptos que es fácil confundir:

• Facturado — cobrado y reflejado en un documento.
• Aún no facturado — trabajo facturable por el que todavía no ha cobrado. Esta es la cifra que debe vigilar.
• Interno — trabajo que decidió no cobrar.

Cosas que no pueden salir mal

Una hora se factura una vez. Pulsar Crear borrador de factura dos veces no genera una segunda factura, y tampoco lo hace una programación que se ejecute mientras ya está facturando a ese cliente manualmente.

Si anula un borrador, las horas que cubría regresan directamente al fondo de horas pendientes y pueden volver a facturarse; nada se queda retenido.

Una vez que el tiempo ha sido facturado, no se puede editar ni eliminar, porque su cliente tiene en su poder un documento que indica lo contrario. Anule el borrador, modifique el registro y vuelva a facturarlo.