Redazione di un preventivo
Aprire Fatturazione → Preventivi e selezionare Nuovo preventivo. Indicare il destinatario (è valido qualsiasi indirizzo email e non è necessario che disponga di un account), quindi aggiungere le voci: un nome, una descrizione facoltativa, una quantità e un prezzo unitario. Scegliere l'aliquota fiscale da applicare; se non ne viene selezionata alcuna, verrà utilizzata l'aliquota predefinita. Salvare come bozza fino a quando non sarà corretto.
Invio e reinvio
Invia invia al cliente un'email contenente un link privato al preventivo nella sua lingua. Nulla di tutto ciò è pubblico.
Se il cliente richiede una modifica o si individua un errore, modificarlo e inviare la versione aggiornata. Si verificano due eventi: il cliente riceve una nuova email e il link nell'email precedente smette di funzionare, impedendo a chiunque di accettare una versione che è stata sostituita. Le modifiche apportate non sono visibili al cliente fino all'invio.
Se un cliente smarrisce l'email, Invia un nuovo link sostituisce il collegamento senza modificare il preventivo.
Alla risposta del cliente
Tramite il link il cliente può accettare (inserendo il proprio nome e confermando), richiedere modifiche (viene inviata un'email con la richiesta e il preventivo viene contrassegnato come Modifiche richieste) oppure rifiutare. È possibile ritirare un preventivo che non è stato accettato.
Un preventivo accettato non può essere modificato. La versione accettata costituisce l'accordo. Per nuovi lavori, redigere un nuovo preventivo.
La fattura
L'accettazione genera automaticamente una fattura, nella propria serie di numerazione, con la propria aliquota fiscale, e al cliente viene mostrato immediatamente un pulsante Paga fattura. Il denaro viene accreditato sul proprio account di pagamento collegato (vedere Ricezione dei pagamenti dai clienti). Se il cliente paga in un altro modo, registrare il pagamento sulla fattura come di consueto.
Un preventivo con totale pari a zero non genera alcuna fattura: il progetto ha inizio non appena viene accettato.
Il progetto
Nel momento in cui la fattura viene pagata, viene creato per voi un tabellone di progetto alla voce Tabelloni:
- una scheda per ogni voce accettata, nella colonna In corso;
- una scheda Messaggi (i cui commenti costituiscono la conversazione con il cliente).
Il link del cliente diventa la sua stanza di progetto. Il cliente può visualizzare lo stato di ciascuna attività, inviare messaggi e condividere file. Potrete rispondere inserendo un commento sulla scheda Messaggi, mentre i file condivisi compariranno sulla scheda stessa a seguito di un controllo antivirus. Spostare le schede sul tabellone man mano che il lavoro procede, consentendo al cliente di monitorare l'avanzamento. A lavoro ultimato, aprire il preventivo e selezionare Contrassegna progetto come completato.