Il monitoraggio del tempo risponde a una domanda specifica — cosa dobbiamo fatturare a questo cliente per questo mese? — e vi risponde senza che nessuno debba ricopiare una scheda oraria all'interno di una fattura.
Registrare il tempo
Tempo e fatturazione → Scheda oraria. Selezioni il progetto, specifichi la durata e indichi l'attività svolta.
Le durate vengono interpretate esattamente per come le scriverebbe: 1:30, 90m, 1h 30 e 2h hanno tutte il medesimo significato. Un semplice numero indica i minuti — 45 corrisponde a tre quarti d'ora, non a quarantacinque ore.
Deselezioni Fatturabile per le attività interne. Esse compariranno comunque nei Suoi report, permettenDole di verificare come è stata effettivamente impiegata la settimana; semplicemente, non compariranno mai in fattura.
Definire il valore orario
Tariffe. Si applica sempre la tariffa più specifica:
la tariffa per attività ha la priorità su quella per progetto che ha la priorità su quella per cliente che ha la priorità su quella predefinita
È quindi sufficiente impostare un'unica tariffa predefinita per iniziare a lavorare. Aggiunga una tariffa per cliente quando un cliente ha accordi differenti, e una tariffa per attività quando la tipologia di lavoro lo richiede.
Le tariffe si applicano al lavoro svolto a partire dalla data di inizio o successivamente. Di conseguenza, l'aumento di una tariffa non ricalcolerà mai il lavoro già svolto in precedenza: il mese scorso rimane alla tariffa del mese scorso, che corrisponde a quanto mostrato al Suo cliente.
Prezzo fisso per l'intero lavoro
Scelga Prezzo fisso per l'intero lavoro anziché una tariffa oraria, impostandolo direttamente sull'attività. Verrà fatturato una sola volta, a prescindere dal numero di ore impiegate. Le ore continueranno comunque a essere registrate, consentenDole di valutare a posteriori il costo effettivo del lavoro — il valore utile per decidere se formulare un preventivo differente in futuro.
Ore prive di tariffa
Il lavoro privo di tariffa è contrassegnato come Senza prezzo e non viene fatturato. Non viene perso nulla: impostando una tariffa, il lavoro verrà incluso nella fattura successiva. Non viene mai fatturato a importo zero, poiché ciò lo rimuoverebbe definitivamente dalle voci disponibili.
Generare una fattura
Fatturazione mostra quanto ciascun cliente deve per le ore registrate e non ancora fatturate. Clicchi su Crea bozza di fattura per inserire la voce tra le bozze nella Sua area di fatturazione — una bozza, non una fattura inviata. La esamini, la modifichi, aggiunga eventuali altre voci necessarie e la invii non appena sarà pronto.
Oppure automatizzare il processo
Lo configuri una volta per singolo cliente, oppure imposti un valore predefinito valido per tutti i clienti senza configurazione dedicata:
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| Solo su richiesta | non accade nulla finché non preme il pulsante |
| Immediatamente, alla registrazione del tempo | viene generata una bozza pochi secondi dopo l'inserimento |
| In un giorno specifico del mese | una bozza ogni mese nel giorno da Lei scelto |
| Al raggiungimento di un importo da fatturare | una bozza non appena il totale raggiunge la cifra specificata |
I giorni selezionabili vanno dall'1 al 28. Il 29, il 30 e il 31 non sono presenti in tutti i mesi; di conseguenza, una pianificazione impostata sul giorno 31 salterebbe senza avviso febbraio e altri quattro mesi — per indicare la "fine del mese", utilizzi il giorno 28.
Cosa è stato fatturato e cosa no
La sezione Cronologia elenca tutte le fatture generate dalle ore registrate, specificando il periodo di riferimento, le ore e l'importo. La sezione Report suddivide il periodo per persona, cliente e progetto, distinguendo tre voci spesso confuse:
- Fatturato — addebitato e presente su un documento.
- Non ancora fatturato — lavoro fatturabile che non è stato ancora addebitato. Questo è il dato da monitorare.
- Interno — lavoro per cui ha deciso di non applicare alcun addebito.
Errori che non possono verificarsi
Un'ora viene fatturata una volta sola. Cliccare due volte su Crea bozza di fattura non produrrà una seconda fattura, così come non avverrà se la pianificazione si attiva mentre sta già fatturando manualmente quel cliente.
Se annulla una bozza, le ore comprese al suo interno torneranno immediatamente tra quelle residue da fatturare e potranno essere nuovamente fatturate — non andrà perso nulla.
Inoltre, una volta che il tempo è stato fatturato, non è più possibile modificarlo o eliminarlo, poiché il cliente è già in possesso di un documento comprovante. Annulli la bozza, corregga la registrazione e proceda nuovamente alla fatturazione.