Fatturazione ai Clienti per il Proprio Tempo

Il monitoraggio del tempo risponde a una domanda — cosa fatturiamo a questo cliente questo mese? — e lo fa senza che nessuno debba trascrivere un foglio presenze in una fattura.

Registrare il tempo

Tempo e fatturazione → Foglio presenze. Scegliere il progetto, indicare la durata, descrivere l'attività.

Le durate si leggono così come verrebbero scritte: 1:30, 90m, 1h 30 e 2h significano tutte la stessa cosa. Un numero isolato indica i minuti — 45 sono tre quarti d'ora, non quarantacinque ore.

Deselezionare Fatturabile per il lavoro interno. Verrà comunque mostrato nei report, consentendo di verificare come è stata effettivamente impiegata la settimana; semplicemente, non finirà mai in una fattura.

Impostare il valore di un'ora

Tariffe. Prevale la tariffa più specifica:

una tariffa per attività prevale su una tariffa per progetto prevale su una tariffa per cliente prevale sulla tariffa predefinita

È sufficiente impostare una tariffa predefinita per iniziare a lavorare. Si può aggiungere una tariffa cliente quando un cliente ha condizioni differenti, e una tariffa per attività quando lo richiede un determinato tipo di lavoro.

Le tariffe si applicano al lavoro svolto alla o dalla data di inizio. Ciò significa che aumentare la tariffa non ricalcola mai il prezzo del lavoro già eseguito: il mese scorso mantiene la tariffa del mese scorso, che è quella comunicata al cliente.

Un prezzo fisso per un'intera commessa

Selezionare Prezzo fisso per l'intera commessa anziché una tariffa oraria e impostarlo sull'attività. Verrà fatturato una sola volta, indipendentemente dalle ore impiegate. Le ore vengono comunque registrate, consentendo di verificare in seguito il costo effettivo del lavoro, ovvero il dato che permette di valutare se applicare tariffe diverse la volta successiva.

Ore senza tariffa

Il lavoro privo di tariffa viene indicato come Non tariffato e non viene fatturato. Nulla viene perduto: impostando una tariffa, questa verrà inclusa nella fattura successiva. Non viene mai fatturato a zero, poiché ciò lo eliminerebbe definitivamente dal pool.

Trasformarlo in una fattura

Fatturazione mostra quanto ciascun cliente deve per il lavoro registrato e non ancora fatturato. Cliccando su Crea fattura bozza, questa diventa una bozza nel sistema di fatturazione (si tratta di una bozza, non di una fattura inviata). È possibile esaminarla, modificarla, aggiungere eventuali altri elementi necessari e inviarla quando si è pronti.

Oppure automatizzarla

È possibile configurarla una volta per ciascun cliente, o impostare un valore predefinito valido per tutti i clienti non specificati:

| | | |---|---| | Solo su richiesta | non viene eseguita alcuna azione finché non si preme il pulsante | | Immediatamente, man mano che il tempo viene registrato | una bozza compare a pochi secondi dalla registrazione | | In un giorno specifico del mese | una bozza ogni mese nel giorno selezionato | | Al raggiungimento di un importo per il lavoro non fatturato | una bozza nel momento in cui il totale supera la soglia impostata |

I giorni vanno da 1 a 28. Il 29°, il 30° e il 31° non sono presenti in tutti i mesi, pertanto una pianificazione impostata sul 31 salterebbe automaticamente febbraio e altri quattro mesi. Per indicare "la fine del mese", utilizzare il 28.

Ciò che è stato fatturato e ciò che non lo è

Cronologia elenca tutte le fatture emesse a partire dal tempo registrato, indicando il periodo di riferimento, le ore e gli importi. Report suddivide un periodo per persona, per cliente e per progetto, mantenendo distinti tre elementi che si rischia facilmente di confondere:

• Fatturato — addebitato e presente su un documento.
• Non ancora fatturato — lavoro fatturabile non ancora addebitato. È questo il valore da monitorare.
• Interno — lavoro per il quale si è deciso di non applicare un corrispettivo.

Situazioni che non possono presentare anomalie

Un'ora viene fatturata una sola volta. Cliccare due volte su Crea fattura bozza non genera una seconda fattura, così come non lo fa l'esecuzione di una pianificazione mentre si sta già fatturando manualmente quel cliente.

Se si annulla una bozza, le ore in essa comprese tornano immediatamente nel pool delle ore in sospeso e possono essere fatturate di nuovo; nulla viene perso.

Una volta che il tempo è stato fatturato, non è più possibile modificarlo o eliminarlo, poiché il cliente è in possesso di un documento che attesta il contrario. È necessario annullare la bozza, modificare la voce e procedere nuovamente alla fatturazione.