Automazioni, checklist e l'IA su una bacheca

Una bacheca che ha bisogno di essere riordinata è una bacheca che le persone smettono di aggiornare. Queste sono le funzionalità che la mantengono aggiornata da sola.

Automazioni

Regole che si attivano quando succede qualcosa sulla bacheca: una scheda che arriva in una colonna, una data di scadenza superata, una checklist completata. Le utilizzi per le azioni che nessuno dovrebbe essere costretto a ricordare:

• Sposti una scheda in Revisione quando la sua checklist è completata.
• Solleciti una scheda che non si sposta da due settimane.
• Contrassegni una scheda come visibile al cliente quando raggiunge la Sua colonna di consegna.

Vale la pena impostare quest'ultima opzione sin da subito. Il motivo più comune per cui un cliente smette di fidarsi di una bacheca condivisa è che non ci sono più aggiornamenti, non perché il lavoro si sia fermato, ma perché nessuno si è ricordato di condividere la scheda.

Checklist

Sotto-attività all'interno di una scheda, per lavori che prevedono un unico risultato finale e diversi passaggi. Una scheda con una checklist mostra il proprio avanzamento sulla bacheca, così una fase che sembra ferma da una settimana risulta visibilmente completata all'80% anziché apparentemente abbandonata.

Viste salvate

La bacheca, filtrata in base al modo di lavorare di ciascuna persona (le proprie schede, un singolo cliente, tutto ciò che scade questa settimana), salvata in modo da non doverla riconfigurare ogni mattina. Le viste sono personali; la modifica della Sua vista non cambia la bacheca di nessun altro.

A cosa serve l'IA

Tre cose in cui riesce davvero bene:

• Trasformare un messaggio in una scheda. Incolli un'email dispersiva di un cliente e ottenga una scheda con un titolo chiaro e un corpo del testo che spiega in cosa consiste il lavoro.
• Riepilogare i movimenti. "Cosa è cambiato su questa bacheca questa settimana?": trasformato in qualcosa che si può effettivamente inviare, anziché in un semplice elenco di spostamenti di schede.
• Segnalare cosa è bloccato. Legge le date di scadenza, l'avanzamento delle checklist e da quanto tempo gli elementi sono fermi, che è esattamente la domanda con cui inizia il lunedì mattina.

Ciò che non fa è decidere cosa vede il Suo cliente. Tutto ciò che l'IA crea è interno finché una persona non lo condivide.

GitHub Projects

Se il lavoro si trova in GitHub, colleghi la bacheca e le issue e gli elementi del progetto rimarranno sincronizzati in entrambe le direzioni. I Suoi sviluppatori non apriranno mai un secondo strumento e il Suo cliente non vedrà mai un repository: la bacheca funge da livello intermedio, ed è proprio questo lo scopo.

Le automazioni, le checklist, le viste salvate, l'IA e la sincronizzazione con GitHub sono incluse a partire da Boards Pro e in ogni piano di hosting Agency.