Przygotowywanie oferty
Proszę otworzyć Fakturowanie → Oferty i wybrać Nowa oferta. Proszę wskazać odbiorcę — wystarczy dowolny adres e-mail, a klient nie potrzebuje konta — a następnie dodać pozycje: nazwę, opcjonalny opis, ilość oraz cenę jednostkową. Proszę wybrać stawkę podatku, która ma zostać zastosowana; w przypadku braku wyboru użyta zostanie stawka domyślna. Proszę zapisać ofertę jako wersję roboczą, dopóki nie będzie gotowa.
Wysyłanie i ponowne wysyłanie
Kliknięcie Wyślij powoduje wysłanie do klienta wiadomości e-mail z prywatnym łączem do oferty w jego własnym języku. Żadne informacje na jej temat nie są publiczne.
Jeśli klient poprosi o zmianę lub zauważą Państwo błąd, proszę edytować ofertę i wysłać zaktualizowaną wersję. Dzieją się wtedy dwie rzeczy: klient otrzymuje nową wiadomość e-mail, a łącze z wcześniejszej wiadomości przestaje działać, dzięki czemu nikt nie może zaakceptować zastąpionej wersji. Wprowadzone zmiany nie są dla klienta widoczne do momentu wysłania.
Jeśli klient zgubi wiadomość e-mail, opcja Wyślij nowe łącze zastępuje łącze bez modyfikowania treści oferty.
Kiedy klient odpowie
Korzystając z łącza, klient może zaakceptować ofertę (wpisuje swoje imię i nazwisko oraz potwierdza), poprosić o zmiany (otrzymają Państwo wiadomość e-mail z informacją o jego uwagach, a oferta zyska status Poproszono o zmiany) lub ją odrzucić. Mogą Państwo wycofać ofertę, która nie została jeszcze zaakceptowana.
Zaakceptowana oferta nie podlega edycji. Zaakceptowana wersja stanowi umowę. W przypadku nowych prac należy przygotować nową ofertę.
Faktura
Zaakceptowanie oferty automatycznie generuje fakturę z Państwa własnej serii numeracji i z Państwa stawką podatku, a klientowi natychmiast wyświetla się przycisk Zapłać fakturę. Środki trafiają na Państwa połączone konto płatnicze — patrz: Pobieranie płatności od klientów. Jeśli klient dokona płatności w inny sposób, należy zarejestrować wpłatę na fakturze tak, jak w każdym innym przypadku.
Oferta o łącznej wartości zero nie generuje faktury: projekt rozpoczyna się od razu po jej zaakceptowaniu.
Projekt
W momencie opłacenia faktury w sekcji Tablice tworzona jest dla Państwa tablica projektu:
- jedna karta dla każdej zaakceptowanej pozycji, ze statusem W toku;
- karta Wiadomości — komentarze na niej stanowią konwersację z klientem.
Łącze klienta staje się jego pokojem projektu. Klient widzi status każdego zadania, może wysyłać Państwu wiadomości oraz udostępniać pliki. Odpowiedzi udzielają Państwo, dodając komentarze na karcie Wiadomości, a udostępnione przez klienta pliki pojawiają się na niej po sprawdzeniu pod kątem wirusów. W miarę postępu prac proszę przesuwać karty na tablicy, dzięki czemu klient będzie na bieżąco widzieć postępy. Po zakończeniu pracy proszę otworzyć ofertę i wybrać Oznacz projekt jako ukończony.