Wysyłaj wiadomości e-mail z własnej domeny, na własnym koncie

Każde powiadomienie, które otrzymują Państwa klienci — faktury, resetowanie haseł, odpowiedzi na zgłoszenia, aktualizacje projektów — jest wysyłane za pośrednictwem usługi pocztowej. Domyślnie jest to nasza usługa, w polu „Od” widnieje Zinn Digital®, a koszty pokrywamy my.

Jeśli korzystają Państwo z planu agency lub reseller, mogą Państwo zamiast tego podłączyć własną usługę pocztową. Wówczas Państwa klienci widzą w polu „Od” Państwa domenę, odpowiedzi trafiają do Państwa, a wiadomości są wysyłane z Państwa konta u Państwa dostawcy.

Konfigurację można przeprowadzić w sekcji Wysyłanie e-maili w panelu zarządzania.

Z którego dostawcy należy skorzystać?

Sprawdzi się każdy z poniższych. Proszę wybrać tego, u którego posiadają już Państwo konto.

W przypadku braku preferencji i istniejącego konta, naszym wyborem dla poczty transakcyjnej byłby Postmark: usługa ta odmawia obsługi wiadomości marketingowych, co jest dokładnym powodem jej wysokich wskaźników dostarczalności.

W pierwszej kolejności należy skonfigurować DNS. To większość pracy.

Niezależnie od wybranego dostawcy, te same trzy rekordy DNS decydują o tym, czy poczta dotrze do adresata, czy trafi do spamu. Dokładne wartości generuje dostawca; Państwo dodają je do swojej domeny.

SPF — rekord TXT w Państwa domenie określający, kto jest uprawniony do wysyłania wiadomości w Państwa imieniu. Jeśli taki rekord już istnieje, należy go zmodyfikować, a nie dodawać drugi. Domena z dwoma rekordami SPF całkowicie nie przechodzi weryfikacji SPF, co jest gorsze niż brak rekordu.

DKIM — rekord TXT lub CNAME zawierający klucz publiczny, dzięki któremu serwery odbiorcze mogą sprawdzić, czy wiadomość rzeczywiście pochodzi od Państwa dostawcy i nie została zmodyfikowana. To rekord wykonujący większość pracy i to on musi być zgodny, aby weryfikacja DMARC zakończyła się powodzeniem.

Domena Return-path (bounce) — zazwyczaj CNAME. Określa niewidoczny adres koperty (envelope address), którego dostawca używa do zbierania powiadomień o niedoręczeniu (odbiciach). Bez niego odbicia trafiają w niewidoczne dla Państwa miejsce, a reputacja domeny pogarsza się bez Państwa wiedzy.

DMARC — rekord TXT pod adresem _dmarc.twojadomena.com, informujący serwery odbiorcze, co zrobić, gdy SPF i DKIM są niezgodne z polem „Od”. Zalecamy rozpoczęcie od p=none na czas sprawdzania, czy wszystko przechodzi pomyślnie, a następnie przejście do p=quarantine oraz p=reject.

⚠️ Zmiany w DNS nie zachodzą natychmiastowo. Zanim uznają Państwo, że coś poszło nie tak, należy odczekać do godziny.

Użycie subdomeny do wysyłki

Wiadomości należy wysyłać z adresu w rodzaju mail.twojadomena.com lub notifications.twojadomena.com, a nie z samej domeny twojadomena.com.

Powodem jest reputacja. Główna domena służy Państwu do prowadzenia firmowej poczty e-mail. Jeśli wysyłka masowa kiedykolwiek napotka problemy, oddzielna subdomena wysyłkowa ogranicza szkody — pracownicy mogą nadal pisać do klientów, podczas gdy Państwo rozwiązują problem. Pozwala to również na konfigurację rekordów DNS do wysyłki bez modyfikowania rekordów, od których zależą Państwa własne skrzynki pocztowe.

W polu Wysyłaj z tej domeny nadal wprowadza się domenę, a nie konkretny adres e-mail. Część przed znakiem @ jest dobierana w zależności od wiadomości: rachunki wychodzą jako billing@, resetowanie haseł jako no-reply@, a odpowiedzi na zgłoszenia jako support@.

Jak działa konfiguracja

1. Proszę wybrać dostawcę i wkleić jego dane uwierzytelniające.
2. Proszę kliknąć Wyślij wiadomość testową. Wyślemy rzeczywisty e-mail za pośrednictwem Państwa dostawcy, na wskazaną przez Państwa skrzynkę odbiorczą, z kodem w treści.
3. Proszę odczytać kod z tej skrzynki pocztowej i go wprowadzić.

Dopiero wtedy Państwa poczta zacznie być wysyłana w Państwa imieniu.

⭐ Do testu należy użyć skrzynki w innej domenie — idealny będzie adres Gmail lub Outlook. Wiadomość, która nigdy nie opuszcza Państwa serwera, jest znacznie mniej miarodajnym dowodem niż taka, która przemierzyła internet i przeszła przez cudzy filtr antyspamowy.

Dlaczego nalegamy, aby wiadomość testowa rzeczywiście dotarła

Ponieważ dostawca, który przyjmuje wiadomość, a następnie po cichu ją odrzuca, wygląda identycznie jak ten, który działa prawidłowo. Nowo utworzone konto Amazon SES znajduje się w piaskownicy (sandbox) — przyjmie ono wiadomość, ale nigdzie jej nie doręczy. Podobnie zachowa się domena w Mailgun, której rekordy DNS jeszcze się nie rozpropagowały. Tak samo zachowa się serwer pośredniczący SMTP, który odpowiada kodem 250 i odrzuca przesyłkę.

Gdybyśmy przełączyli wysyłkę w momencie zaakceptowania danych uwierzytelniających, pierwszym sygnałem o problemach byłby fakt, że Państwa klienci przestali cokolwiek otrzymywać — i dowiedzieliby się Państwo o tym od klienta, wiele dni później. Kod stanowi dowód, że wiadomość opuściła serwery dostawcy i dotarła na miejsce.

Co się stanie, jeśli mój dostawca przestanie działać

Powiadomienia zostaną oznaczone jako niedoręczone, nastąpi ponowna próba ich wysłania, a ekran Wysyłanie e-maili zmieni kolor na czerwony, wyświetlając komunikat o błędzie bezpośrednio od Państwa dostawcy.

⛔ Nie wysyłamy ich wówczas w zastępstwie z naszej domeny. Jest to w pełni zamierzone. Ciche przełączenie awaryjne oznaczałoby, że uszkodzone konto pocztowe działa na tyle znośnie, że nikt go nie naprawia — podczas gdy my po cichu ponosimy tego koszty. Dzięki temu usterka jest widoczna i to Państwo muszą ją usunąć, co stanowi jedyny sposób, by została faktycznie naprawiona.

Dopóki problem nie zostanie rozwiązany, Państwa klienci nie będą otrzymywać tych powiadomień. Wszystko nadal pozostaje w ich skrzynce odbiorczej w panelu i nic nie ginie — jednak czerwony komunikat w tym miejscu należy potraktować jako sprawę pilną.

A co, jeśli nie zrobię nic?

Nic się nie zepsuje. Państwa powiadomienia będą nadal wysyłane z naszej domeny, jako Zinn Digital®, a my nadal będziemy pokrywać ich koszty. Klienci po prostu zobaczą naszą nazwę zamiast Państwa.

Odłączanie usługi

Proszę kliknąć Rozłącz. Zapisane dane uwierzytelniające zostaną usunięte, a powiadomienia powrócą do naszej domeny począwszy od kolejnej wiadomości. Mogą Państwo ponownie podłączyć usługę w dowolnym momencie.