Wysyłaj wiadomości e-mail z własnej domeny, na własnym koncie

Wszystkie powiadomienia otrzymywane przez klientów — faktury, resetowania haseł, odpowiedzi na zgłoszenia, aktualizacje projektów — wychodzą za pośrednictwem usługi pocztowej. Domyślnie tą usługą jest nasza, w polu Od widnieje Zinn Digital®, a my za to płacimy.

Jeśli korzystają Państwo z planu agency lub reseller, zamiast tego możecie podłączyć własną usługę pocztową. Wówczas klienci widzą w polu Od Państwa domenę, odpowiedzi trafiają z powrotem do Państwa, a wiadomości są wysyłane z Państwa konta u Państwa dostawcy.

Konfiguracji tej można dokonać w sekcji Wysyłanie e-maili w swoim panelu.

Z którego dostawcy należy skorzystać?

Każda z tych opcji działa. Należy wybrać tę, u której mają już Państwo konto.

| Dostawca | Najlepszy, gdy | Przewodnik | | --- | --- | --- | | Mailgun | Chcą Państwo korzystać z API i dużych limitów wysyłki | Konfiguracja Mailgun | | SendGrid | Usługa jest już wykorzystywana do maili marketingowych | Konfiguracja SendGrid | | Postmark | Tylko maile transakcyjne, najlepsza dostarczalność | Konfiguracja Postmark | | Amazon SES | Korzystają już Państwo z AWS i zależy Państwu na najniższej cenie | Konfiguracja Amazon SES | | Resend | Zależy Państwu na najprostszej konfiguracji | Konfiguracja Resend | | Własny serwer SMTP | Prowadzą Państwo własną infrastrukturę pocztową | Konfiguracja SMTP |

Jeśli nie mają Państwo preferencji ani istniejącego konta, Postmark to rozwiązanie, które wybralibyśmy do wiadomości transakcyjnych: odmawia ono obsługi marketingu, co jest dokładnie powodem, dla którego jego wskaźniki dostarczalności są takie, jakie są.

Najpierw należy skonfigurować DNS. To większość pracy.

Niezależnie od wybranego dostawcy, te same trzy rekordy DNS decydują o tym, czy Państwa poczta dotrze do odbiorcy, czy trafi do spamu. Dostawca generuje dokładne wartości, które należy dodać do swojej domeny.

SPF — rekord TXT w Państwa domenie określający, kto jest upoważniony do wysyłania wiadomości w Państwa imieniu. Jeśli taki rekord już istnieje, należy go edytować; nie dodaje się drugiego. Domena z dwoma rekordami SPF całkowicie go nie przechodzi, co jest gorsze niż brak takiego rekordu.

DKIM — rekord TXT lub CNAME zawierający klucz publiczny, dzięki któremu serwery odbierające mogą sprawdzić, czy wiadomość faktycznie pochodzi od Państwa dostawcy i nie została zmodyfikowana. Jest to rekord, który wykonuje najwięcej pracy i który musi się zgadzać, aby polityka DMARC została pomyślnie zweryfikowana.

Domena Return-path (bounced) — zazwyczaj rekord CNAME. Ustawia ona niewidoczny adres koperty, którego dostawca używa do zbierania informacji o zwrotach. Bez niej zwroty trafiają w miejsce, którego nie widać, a reputacja domeny ulega pogorszeniu bez Państwa wiedzy.

DMARC — rekord TXT pod adresem _dmarc.yourdomain.com informujący serwery odbierające, co zrobić, gdy rekordy SPF i DKIM nie są zgodne z polem Od. Należy rozpocząć od p=none, sprawdzając, czy wszystko przechodzi pomyślnie, a następnie przejść do p=quarantine i p=reject.

⚠️ Zmian w DNS nie widać natychmiast. Należy odczekać do godziny, zanim uzna się, że coś poszło nie tak.

Do wysyłania należy używać subdomeny

Wysyłaj wiadomości z adresu mail.yourdomain.com lub notifications.yourdomain.com, a nie bezpośrednio z yourdomain.com.

Powodem jest reputacja. Z głównej domeny korzysta poczta firmowa. Jeśli wysyłka masowa kiedykolwiek się nie powiedzie, osobna subdomena wysyłkowa ograniczy szkody — personel nadal będzie mógł wysyłać e-maile do klientów w czasie, gdy problem zostanie rozwiązany. Umożliwia ona również skonfigurowanie rekordów DNS dla wysyłki bez dotykania rekordów, od których zależą własne skrzynki pocztowe.

W polu Wysyłaj z tej domeny nadal wpisuje się domenę, a nie adres. Część znajdująca się przed znakiem @ jest wybierana dla każdej wiadomości osobno: potwierdzenia wychodzą jako billing@, resetowania haseł jako no-reply@, a odpowiedzi na zgłoszenia jako support@.

Jak działa konfiguracja

1. Należy wybrać dostawcę i wkleić jego dane uwierzytelniające.
2. Kliknąć Wyślij wiadomość testową. Wyślemy prawdziwy e-mail za pośrednictwem Państwa dostawcy na wskazaną skrzynkę odbiorczą, zawierający kod.
3. Należy odczytać kod z tej skrzynki odbiorczej i wprowadzić go.

Dopiero wtedy poczta zacznie być wysyłana w Państwa imieniu.

⭐ Do testu należy użyć skrzynki odbiorczej w innej domenie — idealnie sprawdza się adres w Gmailu lub Outlooku. Wiadomość, która nigdy nie opuszcza własnego serwera, udowadnia znacznie mniej niż taka, która przeszła przez Internet i ominęła cudzy filtr spamowy.

Dlaczego upieramy się, że wiadomość testowa musi faktycznie dotrzeć

Ponieważ dostawca, który przyjmuje wiadomość, a następnie po cichu ją odrzuca, wygląda identycznie jak taki, który działa. Zupełnie nowe konto Amazon SES znajduje się w trybie piaskownicy (sandbox) — przyjmie wiadomość i dostarczy ją donikąd. Domena w Mailgun, której rekordy DNS nie zostały rozpropagowane, zachowuje się tak samo. Podobnie jak przekaźnik SMTP, który odpowiada kodem 250 i odrzuca wiadomość.

Gdybyśmy przełączyli wysyłkę w momencie zaakceptowania danych uwierzytelniających, pierwszym sygnałem o problemie byłby brak wiadomości u klientów — i dowiedzielibyście się o tym Państwo od klienta, kilka dni później. Kod jest dowodem na to, że wiadomość opuściła dostawcę i dotarła na miejsce.

Co się stanie, jeśli dostawca przestanie działać

Powiadomienia zostaną zarejestrowane jako nieudane i ponowione, a ekran Wysyłanie e-maili zmieni kolor na czerwony wraz z komunikatem o błędzie zwróconym przez dostawcę.

⛔ Nie wysyłamy ich w zamian z naszej domeny. Jest to celowe działanie. Ciche przełączenie na zapasowe rozwiązanie oznaczałoby, że uszkodzone konto pocztowe działa na tyle dobrze, że nikt go nie naprawia — podczas gdy my potajemnie za to płacimy. Awaria jest więc widoczna i to Państwo muszą ją naprawić, ponieważ jest to jedyny sposób, aby została usunięta.

Dopóki problem nie zostanie rozwiązany, klienci nie otrzymują tych powiadomień. Wszystko nadal znajduje się w skrzynce odbiorczej ich panelu i nic nie zostało utracone — czerwoną bannernię należy jednak traktować jako sprawę pilną.

Co jeśli nic nie zrobisz?

Nic się nie psuje. Powiadomienia są nadal wysyłane z naszej domeny jako Zinn Digital®, a my nadal za nie płacimy. Klienci widzą po prostu naszą nazwę zamiast Państwa.

Usuwanie

Należy kliknąć Rozłącz. Zapisane dane uwierzytelniające zostaną usunięte, a powiadomienia powrócą do naszej domeny od następnej wiadomości. Ponowne połączenie jest możliwe w dowolnym momencie.