Rejestrowanie płatności
Gdy klient płaci, należy to zarejestrować. Płatności częściowe są normalne — zarejestruj otrzymaną kwotę, a faktura wyświetli pozostałą do spłaty kwotę, zamiast zmuszać cię do wyboru między „opłacona” a „nieopłacona”, gdy żadne z nich nie jest prawdą.
Faktura opłacona za pośrednictwem linku do płatności rejestruje się sama; wprowadzasz wyłącznie płatności, które dotarły w inny sposób, na przykład przelewem bankowym.
Przeterminowane
Faktura jest przeterminowana, gdy minął jej termin płatności i nie została uregulowana. Jest to obliczane w momencie jej przeglądania, więc dane są aktualne od razu po otwarciu ekranu i nigdy nie wymagają nocnego przetwarzania w celu aktualizacji.
Anulowanie
Należy anulować fakturę, która nie powinna była zostać wystawiona. Numer pozostaje zajęty, dokument pozostaje w historii z oznaczeniem jako anulowany i przestaje być wliczany do należnych kwot. Nie usuwaj i nie zmieniaj numeracji — brakujący numer w sekwencji to pierwsza rzecz, o którą zapyta kontroler skarbowy, a po jedenastu miesiącach nie będziesz pamiętać powodu.
Jeśli praca została rzeczywiście wykonana, a klient po prostu nie chce zapłacić, jest to nieściągalna wierzytelność, a nie powód do unieważnienia, i twój księgowy będzie wymagał potraktowania tego w taki właśnie sposób.
Historia
Ekran każdego klienta pokazuje wszystko, na co kiedykolwiek wystawiono mu fakturę, jakie należności pozostają nieuregulowane oraz jak szybko zazwyczaj płaci. Ta ostatnia liczba jest przydatna przy podejmowaniu decyzji, czy żądać płatności z góry.