Fakturowanie klientów za poświęcony czas

Śledzenie czasu odpowiada na jedno pytanie — ile w tym miesiącu fakturujemy temu klientowi? — i odpowiada na nie bez konieczności ponownego przepisywania ewidencji czasu pracy na fakturę.

Rejestrowanie czasu

Czas i rozliczenia → Karta czasu pracy. Wybierz projekt, określ czas trwania i wpisz wykonane czynności.

Czasy trwania są interpretowane tak, jak zostaną zapisane: 1:30, 90m, 1h 30 i 2h oznaczają to samo. Sama liczba oznacza minuty — 45 to trzy kwadranse, a nie czterdzieści pięć godzin.

Odznacz opcję Podlega rozliczeniu w przypadku prac wewnętrznych. Pozycja ta nadal będzie widoczna w raportach, dzięki czemu można sprawdzić, na co rzeczywiście upłynął tydzień; po prostu nigdy nie trafi na fakturę.

Ustalanie stawki za godzinę

Stawki. Wygrywa najbardziej szczegółowa stawka:

stawka zadania zastępuje stawkę projektu zastępuje stawkę klienta zastępuje stawkę domyślną

Wystarczy więc ustawić jedną stawkę domyślną, aby rozpocząć pracę. Dodaj stawkę klienta, gdy dany klient ma inne warunki, oraz stawkę zadania, gdy inny jest rodzaj pracy.

Stawki mają zastosowanie do prac wykonanych w dniu lub po dacie ich rozpoczęcia. Oznacza to, że podniesienie stawki nigdy nie zmienia cen prac już wykonanych — poprzedni miesiąc pozostaje przy stawce z zeszłego miesiąca, czyli takiej, jaką przedstawiono klientowi.

Stała cena za całe zlecenie

Wybierz opcję Stała cena za całe zlecenie zamiast stawki godzinowej i ustaw ją dla zadania. Jest ona fakturowana raz, niezależnie od liczby poświęconych na nie godzin. Godziny te są nadal rejestrowane, dzięki czemu można później zobaczyć, ile zlecenie rzeczywiście kosztowało — to ta liczba wskazuje, czy następnym razem należy przygotować inną wycenę.

Godziny bez stawki

Praca bez przypisanej stawki jest oznaczona jako Brak wyceny i nie podlega fakturowaniu. Nic nie przepada: ustaw stawkę, a zostanie ona uwzględniona na następnej fakturze. Nigdy nie jest rozliczana z wartością zero, ponieważ spowodowałoby to jej bezpowrotne usunięcie z puli do rozliczenia.

Przekształcanie w fakturę

Sekcja Rozliczenia pokazuje, ile każdy klient jest winien za zarejestrowaną i jeszcze niefakturowaną pracę. Naciśnij Utwórz wersję roboczą faktury, a stanie się ona wersją roboczą w pakiecie do fakturowania — wersją roboczą, a nie wysłaną fakturą. Przejrzyj ją, edytuj, dodaj inne niezbędne elementy i wyślij, gdy nadejdzie gotowość.

Lub zautomatyzuj ten proces

Ustaw tę opcję raz dla danego klienta lub ustaw jedną domyślną, która obejmie wszystkich niewymienionych:

Dni mieszczą się w zakresie od 1 do 28. Dni 29, 30 i 31 nie występują w każdym miesiącu, więc harmonogram ustawiony na 31. pominąłby luty i cztery inne miesiące — jako „koniec miesiąca” należy wybrać 28.

Co zostało rozliczone, a co nie

Historia zawiera listę wszystkich faktur wystawionych na podstawie zarejestrowanego czasu, wraz z okresem, jaki obejmują, godzinami i kwotami. Raporty dzielą okres według osoby, klienta i projektu, rozróżniając trzy pojęcia, które łatwo pomylić:

• Zafakturowane — rozliczone i ujęte w dokumencie.
• Jeszcze niezafakturowane — praca podlegająca rozliczeniu, za którą jeszcze nie pobrano opłaty. To ta liczba wymaga uwagi.
• Wewnętrzne — praca, za którą zdecydowano się nie naliczać opłat.

Kwestie zabezpieczone przed błędami

Godzina jest fakturowana raz. Dwukrotne naciśnięcie przycisku Utwórz wersję roboczą faktury nie spowoduje wygenerowania drugiej faktury, podobnie jak uruchomienie harmonogramu w trakcie ręcznego rozliczania tego klienta.

W przypadku anulowania wersji roboczej objęte nią godziny natychmiast wracają do puli oczekującej i mogą zostać ponownie zafakturowane — nic nie zostaje zablokowane.

A po zafakturowaniu czasu nie można go edytować ani usunąć, ponieważ klient dysponuje dokumentem stwierdzającym inaczej. Anuluj wersję roboczą, zmień wpis i wystaw rachunek ponownie.