Rozliczanie klientów za czas pracy

Rejestrowanie czasu pracy odpowiada na jedno pytanie — co fakturujemy temu klientowi w tym miesiącu? — i robi to bez konieczności przepisywania przez kogokolwiek karty pracy do faktury.

Rejestrowanie czasu

Czas i rozliczenia → Karta pracy. Wybierz projekt, podaj czas trwania, opis wykonanych czynności.

Czas trwania zapisuje się tak, jakbyś go zapisał samodzielnie: 1:30, 90m, 1h 30 oraz 2h oznaczają to samo. Sama liczba oznacza minuty — 45 to trzy czwarte godziny, a nie czterdzieści pięć godzin.

Odznacz opcję Do rozliczenia w przypadku prac wewnętrznych. Takie wpisy nadal będą widoczne w raportach, dzięki czemu wiesz, na co faktycznie poświęcono dany tydzień; po prostu nigdy nie trafią na fakturę.

Ustalanie stawki za godzinę

Stawki. Obowiązuje najbardziej szczegółowa stawka:

stawka za zadanie ma wyższy priorytet niż stawka za projekt ma wyższy priorytet niż stawka za klienta ma wyższy priorytet niż stawka domyślna

Wystarczy ustawić jedną stawkę domyślną, aby rozpocząć pracę. Dodaj stawkę za klienta, gdy dla danego klienta obowiązują inne warunki, oraz stawkę za zadanie, gdy dotyczy to określonego rodzaju prac.

Stawki mają zastosowanie do prac wykonanych w dniu lub po dniu ich wejścia w życie. Oznacza to, że podwyższenie stawki nigdy nie zmienia ceny pracy wykonanej w przeszłości — poprzedni miesiąc pozostaje rozliczony według dotychczasowej stawki, która została przedstawiona klientowi.

Stała cena za całe zlecenie

Wybierz opcję Stała cena za całe zlecenie zamiast stawki godzinowej i ustaw ją dla danego zadania. Faktura zostanie wystawiona raz, bez względu na to, ile godzin poświęcono na realizację. Liczba przepracowanych godzin jest nadal rejestrowana, dzięki czemu później można sprawdzić, ile faktycznie kosztowało zlecenie — a ta informacja pozwala zdecydować, jak wycenić kolejne prace.

Godziny bez stawki

Prace bez przypisanej stawki są oznaczone jako Niewycenione i nie podlegają fakturowaniu. Żadne dane nie giną: wystarczy ustawić stawkę, a zostaną one uwzględnione na kolejnej fakturze. Praca nie jest fakturowana jako darmowa, ponieważ w przeciwnym razie zostałaby bezpowrotnie usunięta z puli.

Przekształcanie w fakturę

Zakładka Rozliczenia pokazuje, jaką kwotę każdy klient winny jest za zarejestrowaną, a jeszcze nieofakturowaną pracę. Naciśnij Utwórz projekt faktury, aby dokument pojawił się jako projekt w module fakturowym — jest to wersja robocza, a nie wysłana faktura. Sprawdź ją, edytuj, dodaj inne niezbędne elementy i wyślij w dowolnym momencie.

Lub zautomatyzuj ten proces

Skonfiguruj go raz dla każdego klienta lub ustaw jedną stawkę domyślną dla wszystkich pozostałych:

| | | |---|---| | Tylko na moje polecenie | nic się nie dzieje, dopóki nie naciśniesz przycisku | | Natychmiast, wraz z rejestracją czasu | wersja robocza pojawia się w ciągu kilku sekund od wprowadzenia wpisu | | W wybranym dniu miesiąca | wersja robocza pojawia się co miesiąc w wybranym dniu | | Gdy nierozliczona praca osiągnie określoną kwotę | wersja robocza pojawia się w momencie, gdy suma przekroczy wskazaną wartość |

Dni miesiąca mieszczą się w zakresie od 1 do 28. Dni 29, 30 i 31 nie występują w każdym miesiącu, dlatego harmonogram ustawiony na 31. dzień automatycznie pomija luty oraz cztery inne miesiące — aby ustawić rozliczenie na „koniec miesiąca”, użyj dnia 28.

Co zostało zafakturowane, a co jeszcze nie

Zakładka Historia zawiera zestawienie wszystkich faktur wystawionych na podstawie zarejestrowanego czasu pracy, wraz z określanym przez nie zakresem dat, liczbą godzin oraz kwotami. Zakładka Raporty dzieli dany okres według osób, klientów oraz projektów, rozróżniając trzy elementy, które łatwo pomylić:

• Zafakturowane — rozliczone i ujęte w dokumencie.
• Jeszcze nieofakturowane — prace kwalifikujące się do rozliczenia, które nie zostały jeszcze zafakturowane. To jest kluczowa wartość do monitorowania.
• Wewnętrzne — prace, których fakturowanie postanowiono pominąć.

Co nie może pójść nie tak

Każda godzina może zostać zafakturowana tylko raz. Dwukrotne kliknięcie opcji Utwórz projekt faktury nie spowoduje wygenerowania drugiej faktury, podobnie jak uruchomienie harmonogramu w czasie, gdy dany klient jest już rozliczany ręcznie.

W przypadku unieważnienia projektu faktury, zarejestrowane w nim godziny wracają bezpośrednio do puli należności i mogą zostać ponownie zafakturowane — żadne dane nie zostają utracone.

Po zafakturowaniu czasu pracy nie można go edytować ani usunąć, ponieważ klient dysponuje dokumentem potwierdzającym te dane. Unieważnij projekt faktury, zmień wpis i wystaw rachunek ponownie.