Gestite il lavoro dei clienti su una lavagna

Una bacheca è una pipeline di lavoro con un selettore di visibilità su ogni sua parte. Questa singola idea è ciò che la rende utilizzabile con un cliente nella stessa stanza, quindi vale la pena dedicarvi due minuti prima di iniziare.

Creare la bacheca

Nuova bacheca, assegnatele un nome basato sul lavoro piuttosto che sul cliente — "Rilancio del sito web" risulta migliore in un link condiviso rispetto ad "Acme" — e indirizzatela all'organizzazione del cliente se il lavoro è loro. Viene fornita con una pipeline funzionante che potete rinominare o sostituire.

Lasciate vuoto il campo del cliente per i lavori interni: il vostro marketing, l'onboarding, una pipeline di assunzione. Nulla in una bacheca richiede necessariamente un cliente.

Decidere cosa vede il cliente, per ogni elemento

Colonne, schede e commenti hanno ciascuno la propria visibilità, e la regola è un e: una scheda è visibile al cliente solo se sia la scheda e la colonna in cui si trova sono entrambe visibili al cliente. Ciò significa che spostare una scheda condivisa in una colonna interna la rimuove dalla bacheca del cliente senza che dobbiate ricordarvi di modificare anche la scheda.

Il modello pratico ed efficace:

• Rendete visibili al cliente le vostre fasi di consegna, affinché possa seguire i progressi.
• Mantenete interna una colonna Backlog o Triage, così che il lavoro non ancora definito non appaia come una promessa.
• Lasciate le singole schede interne per impostazione predefinita e condividetele quando sono concrete.

Porre una domanda al cliente

Ponetela all'interno della scheda a cui appartiene. Rimarrà ad attenderlo sulla sua bacheca insieme al lavoro a cui si riferisce, invece di trasformarsi in una conversazione via e-mail che nessuno riuscirà più a trovare dopo tre settimane. Quando risponde, la risposta rimane associata alla scheda per sempre, ed è questo l'aspetto che vi risparmierà problemi in seguito.

Consentire l'invio di una richiesta

Assegnate alla bacheca una colonna di ricezione e un cliente provvisto di postazione potrà creare una scheda al suo interno — e solo lì. Questo offre loro un luogo concreto in cui inserire "potreste fare anche X" senza che dobbiate gestirlo su cinque canali diversi, e impedisce loro di inserire lavoro a metà della vostra pipeline.

L'archiviazione e perché non comporta costi

Archiviate una bacheca quando il progetto si conclude. La bacheca, le sue schede, le sue domande e ogni risposta rimangono leggibili — lo storico di quanto consegnato è spesso ciò su cui qualcuno chiede chiarimenti a distanza di un anno.

Una bacheca archiviata non viene conteggiata ai fini del limite delle vostre bacheche. Conservare i vostri dati è gratuito; non dovrete mai cancellare la cronologia di un cliente per fare spazio.

Chi ha fatto cosa e quando

Ogni scheda riporta chi l'ha creata, chi l'ha modificata per ultimo e quando. Dal lato del cliente, il lavoro del vostro team viene attribuito alla vostra agenzia per nome piuttosto che a una singola persona — il vostro personale non viene esposto e il cliente non saprà mai quale dei vostri collaboratori ha scritto cosa.