Gestisci il lavoro dei clienti su una bacheca

Una bacheca è un flusso di lavoro con un interruttore di visibilità su ogni sua parte. Questa singola idea è ciò che la rende utilizzabile con un cliente nella stessa stanza, quindi vale la pena dedicare due minuti prima di iniziare.

Creare la bacheca

Nuova bacheca, assegnatele un nome basato sul lavoro anziché sul cliente — "Rilancio del sito web" ha un aspetto migliore in un link condiviso rispetto a "Acme" — e associatela all'organizzazione cliente se il lavoro appartiene a essa. Verrà creata con un flusso di lavoro funzionante che Lei potrà rinominare o sostituire.

Lasci il campo del cliente vuoto per il lavoro interno: il Suo marketing, il Suo onboarding, un flusso di assunzione. Nessun aspetto di una bacheca richiede un cliente.

Decidere cosa vede il cliente, elemento per elemento

Colonne, schede e commenti hanno ciascuno la propria visibilità, e la regola è un and: una scheda è visibile al cliente solo se la scheda e la colonna in cui si trova sono entrambe visibili al cliente. Ciò significa che lo spostamento di una scheda condivisa in una colonna interna la rimuove dalla bacheca del cliente senza che Lei debba ricordarsi di modificare anche la scheda.

Il modello pratico che funziona:

• Renda le Sue fasi di consegna visibili al cliente, in modo che possa seguire i progressi.
• Mantenga interna una colonna Backlog o Triage, affinché il lavoro non ancora definito non appaia come una promessa.
• Lasci le singole schede interne per impostazione predefinita e le condivida quando sono reali.

Fare una domanda al cliente

La ponga in riferimento alla scheda a cui appartiene. La domanda rimarrà in attesa per il cliente sulla sua bacheca insieme al lavoro a cui si riferisce, anziché trasformarsi in una catena di email che nessuno riesce a trovare dopo tre settimane. Quando risponderanno, la risposta rimarrà associata alla scheda per sempre, ed è questo l'aspetto che Le sarà utile in seguito.

Permettere di inoltrare una richiesta

Assegni alla bacheca un'unica colonna di ricezione e un cliente con un accesso potrà creare una scheda al suo interno, e solo al suo interno. In questo modo disporrà di un luogo reale in cui inserire "potete fare anche X" senza che Lei debba gestirlo su cinque canali, e il cliente non potrà mai inserire del lavoro nel bel mezzo del Suo flusso.

L'archiviazione e perché non comporta costi

Archivi una bacheca quando il progetto si conclude. La bacheca, le sue schede, le sue domande e ogni risposta rimarranno consultabili: la registrazione di ciò che è stato consegnato è spesso l'elemento su cui qualcuno chiede chiarimenti un anno dopo.

Una bacheca archiviata non viene conteggiata ai fini del limite di bacheche. Conservare i propri registri è gratuito; non dovrebbe mai trovarsi nella condizione di dover eliminare la cronologia di un cliente per fare spazio.

Chi ha fatto cosa e quando

Ogni scheda riporta chi l'ha creata, chi l'ha modificata per ultimo e quando. Dal lato del cliente, il lavoro del Suo team viene attribuito alla Sua agenzia per nome anziché a un singolo individuo: il Suo personale non è esposto e un cliente non scopre mai quale dei Suoi collaboratori ha scritto cosa.