Jalankan pekerjaan klien di papan

Papan adalah satu alur kerja dengan pengalih visibilitas pada setiap bagiannya. Satu konsep itulah yang membuatnya dapat digunakan bersama klien di dalam ruangan, jadi ada baiknya meluangkan waktu dua menit sebelum Anda mulai.

Buat papan

Papan baru, beri nama berdasarkan pekerjaannya, bukan nama klien — "Peluncuran ulang situs web" terlihat lebih baik dalam tautan bersama daripada "Acme" — dan arahkan ke organisasi klien jika pekerjaan tersebut milik mereka. Papan hadir dengan alur kerja siap pakai yang dapat Anda ganti namanya atau ubah.

Kosongkan bagian klien untuk pekerjaan internal: pemasaran Anda sendiri, proses orientasi Anda, alur perekrutan. Tidak ada hal terkait papan yang mewajibkan adanya klien.

Tentukan apa yang dilihat klien, per item

Kolom, kartu, dan komentar masing-masing memiliki visibilitasnya sendiri, dan aturannya adalah dan: sebuah kartu dapat dilihat klien hanya jika kartu tersebut dan kolom tempat kartu itu berada sama-sama terlihat oleh klien. Ini berarti memindahkan kartu bersama ke kolom internal akan menghapusnya dari papan klien tanpa Anda harus ingat untuk mengubah kartunya juga.

Pola praktis yang berfungsi:

• Buat tahapan pengiriman Anda dapat dilihat klien, sehingga mereka dapat mengikuti perkembangannya.
• Pertahankan kolom Backlog atau Triage tetap internal, sehingga pekerjaan yang baru terbentuk setengah jalan tidak terlihat seperti janji.
• Biarkan kartu individual tetap internal secara default dan bagikan saat sudah nyata.

Ajukan pertanyaan kepada klien

Ajukan pertanyaan pada kartu tempat pertanyaan tersebut berada. Pertanyaan akan menunggu mereka di papan mereka bersama pekerjaan yang dimaksud, alih-alih menjadi utas email yang tidak dapat ditemukan oleh siapa pun dalam tiga minggu. Saat mereka menjawab, jawabannya akan tetap tersimpan bersama kartu selamanya, yang merupakan bagian yang sangat membantu Anda nantinya.

Izinkan mereka mengajukan permintaan

Berikan papan satu kolom penerimaan dan klien yang memiliki kursi dapat membuat kartu di dalamnya — dan hanya di dalamnya. Ini memberi mereka tempat nyata untuk memasukkan "bisakah Anda juga melakukan X" tanpa Anda harus menanganinya di lima saluran berbeda, dan ini tidak akan pernah membiarkan mereka memasukkan pekerjaan ke tengah alur Anda.

Pengarsipan, dan mengapa ini tidak membebani biaya bagi Anda

Arsipkan papan saat proyek berakhir. Papan, kartu-kartunya, pertanyaan-pertanyaannya, dan setiap jawaban tetap dapat dibaca — catatan tentang apa yang telah diselesaikan sering kali menjadi hal yang ditanyakan seseorang setahun kemudian.

Papan yang diarsipkan tidak mengurangi batas papan Anda. Menyimpan catatan Anda tidak dipungut biaya; Anda tidak perlu menghapus riwayat klien hanya untuk mengosongkan ruang.

Siapa yang melakukan apa, dan kapan

Setiap kartu memuat informasi siapa yang membuatnya, siapa yang terakhir mengubahnya, dan kapan. Di sisi klien, pekerjaan dari tim Anda diatribusikan ke agensi Anda berdasarkan nama alih-alih ke individu — staf Anda tidak ditampilkan, dan klien tidak akan pernah mengetahui siapa di antara staf Anda yang menulis apa.