Jalankan pekerjaan klien di papan

Sebuah board adalah satu alur kerja dengan tombol visibilitas pada setiap bagiannya. Satu gagasan itulah yang membuatnya dapat digunakan bersama klien di dalam ruangan, sehingga layak dipahami selama dua menit sebelum Anda mulai.

Buat board

Board baru, beri nama berdasarkan jenis pekerjaannya alih-alih nama klien — "Peluncuran situs web" terbaca lebih baik dalam tautan yang dibagikan daripada "Acme" — dan arahkan ke organisasi klien jika pekerjaan tersebut adalah milik mereka. Board akan muncul dengan alur kerja aktif yang dapat Anda ganti nama atau ganti.

Biarkan klien kosong untuk pekerjaan internal: pemasaran Anda sendiri, orientasi Anda, alur perekrutan. Tidak ada ketentuan pada board yang mewajibkan klien.

Tentukan apa yang dilihat klien, per item

Kolom, kartu, dan komentar masing-masing memiliki visibilitasnya sendiri, dan aturannya adalah dan: sebuah kartu hanya dapat dilihat oleh klien jika kartu dan kolom tempat kartu tersebut berada sama-sama dapat dilihat oleh kartu klien. Artinya, memindahkan kartu yang dibagikan ke dalam kolom internal akan menghapusnya dari board klien tanpa Anda harus repot mengubah kartunya juga.

Pola praktis yang berfungsi:

• Buat tahap pengiriman Anda dapat dilihat oleh klien, sehingga mereka dapat mengikuti perkembangannya.
• Pertahankan kolom Backlog atau Triage tetap internal, sehingga pekerjaan yang belum matang tidak muncul sebagai janji.
• Biarkan kartu individual bersifat internal secara default dan bagikan saat kartu tersebut sudah siap.

Ajukan pertanyaan kepada klien

Ajukan pertanyaan tersebut pada kartu yang sesuai. Pertanyaan tersebut akan menunggu mereka di board mereka beserta pekerjaan yang dimaksud, alih-alih menjadi utas email yang tidak dapat ditemukan siapa pun dalam waktu tiga minggu. Ketika mereka menjawab, jawaban tersebut akan tersimpan selamanya pada kartu, dan inilah bagian yang menyelamatkan Anda di kemudian hari.

Biarkan mereka mengajukan permintaan

Berikan satu kolom penampung (intake column) pada board dan klien yang memiliki kursi dapat membuat kartu di dalamnya — dan hanya di dalam kolom tersebut. Hal itu memberi mereka tempat nyata untuk mencantumkan "bisakah Anda juga mengerjakan X" tanpa Anda harus menanganinya di lima saluran berbeda, dan tidak pernah membiarkan mereka menyisipkan pekerjaan di tengah alur kerja Anda.

Pengarsipan, dan mengapa hal itu tidak merugikan Anda

Arsipkan board saat proyek berakhir. Board, kartu-kartunya, pertanyaan, dan setiap jawabannya tetap dapat dibaca — catatan tentang apa yang telah diserahkan sering kali menjadi hal yang ditanyakan seseorang setahun kemudian.

Board yang diarsipkan tidak dihitung dalam batas board Anda. Menyimpan catatan Anda tidak dikenakan biaya; Anda tidak boleh menghapus riwayat klien hanya untuk mengosongkan ruang.

Siapa yang melakukan apa, dan kapan

Setiap kartu mencantumkan siapa yang membuatnya, siapa yang terakhir mengubahnya, dan kapan waktunya. Di sisi klien, pekerjaan dari tim Anda diatribusikan ke agensi Anda berdasarkan nama alih-alih ke individu tertentu — staf Anda tidak ditampilkan, dan klien tidak akan pernah tahu anggota tim Anda mana yang menulis apa.