Ein Board über einen Link für einen Kunden freigeben

Der schnellste Weg, einem Kunden zu zeigen, wo sich seine Arbeit befindet: Öffnen Sie das Board, wählen Sie Link teilen und fügen Sie das Ergebnis dort ein, wo Sie bereits mit ihm kommunizieren.

Wir versenden nichts. Der Link gehört Ihnen – eine Chat-Nachricht, ein WhatsApp, eine E-Mail, die Sie in Ihren eigenen Worten verfassen, eine Zeile in einem Dokument. Das ist Absicht: Ein Kunde öffnet einen Link in dem Thread, den er bereits liest, mit viel höherer Wahrscheinlichkeit als eine E-Mail von einer Plattform, von der er noch nie gehört hat.

Benötigt die Person ein Zinn®-Konto?

Nicht für einen schreibgeschützten Link. Sie klickt darauf und das Board öffnet sich. Keine Registrierung, keine Anmeldung, kein Passwort, das man vergessen könnte.

Ein Konto wird nur zum Schreiben benötigt – um zu kommentieren, eine von Ihnen gestellte Frage zu beantworten, eine Karte zu verschieben oder eine Anfrage zu stellen. Das umfasst einen einzigen Bildschirm, ist kostenlos und das Board wartet direkt auf der anderen Seite, anstatt sie auf einem Dashboard abzusetzen.

Die Faustregel ist also einfach. Wenn Sie möchten, dass die Person nur hineinschaut, verwenden Sie einen schreibgeschützten Link. Wenn Sie möchten, dass sie mitwirkt, verwenden Sie einen Kunden-Link und erwarten Sie, dass sie sich einmalig anmeldet.

Was die vier Link-Typen gewähren

• Schreibgeschützt – sieht das Board, ändert nichts, benötigt kein Konto. Dies ist der Standard und meistens genau das, was Sie möchten.
• Kunde – kann kommentieren, Ihre Fragen beantworten und eine Anfrage in Ihrer Eingangspalte stellen. Erfordert ein kostenloses Konto.
• Board-Mitglied – arbeitet auf dem Board wie ein Mitglied Ihres Teams. Für Freiberufler oder Subunternehmer gedacht, nicht für Kunden.
• Board-Manager – vollständige Kontrolle über das Board, einschließlich der Verwaltung anderer Teilnehmer.

Was ein Link anzeigen kann und was nicht

Ein Link zeigt exakt das, was Ihr Kunde in seiner eigenen Konsole sieht. Spalten, Karten und Kommentare, die Sie als intern belassen haben, werden vor dem Aufbau der Seite ausgeschlossen und nicht erst durch die Benutzeroberfläche ausgeblendet – es gibt also keine Einstellung, die jemand falsch konfigurieren könnte, und keine Möglichkeit, dass über einen Link eine Notiz nach außen dringt, die Sie für Ihr eigenes Team verfasst haben.

Wenn Sie möchten, dass ein Kunde eine Phase mitverfolgt, markieren Sie diese Spalte als für Kunden sichtbar. Wenn Sie eine Schätzung, ein Hindernis oder eine interne Diskussion für sich behalten möchten, belassen Sie die Karte intern; aus Sicht des Links existiert sie schlichtweg nicht.

Ablauf, Nutzungslimits und Widerruf

Jeder Link läuft ab. Sie wählen den Zeitpunkt, bis zu drei Monate im Voraus, und es gibt ganz bewusst keine Option für unbegrenzte Gültigkeit – ein Link ohne Enddatum ist wie ein Schlüssel, der noch lange nach Projektabschluss in einem Chatfenster herumliegt.

Sie können auch beschränken, wie viele Personen ihn nutzen dürfen. Stellen Sie ihn auf Einmalnutzung ein, und er funktioniert in dem Moment nicht mehr, in dem jemand beitritt.

Widerrufen ist nicht dasselbe wie Ablaufen, und dieser Unterschied ist wichtig. Wenn ein Link einfach abläuft, behält jeder, der bereits beigetreten ist, Zugriff auf das Board – ein Kollege, der im März beigetreten ist, darf im April nicht den Zugriff verlieren, nur weil die von Ihnen eingefügte Zeichenkette veraltet ist. Das Widerrufen entfernt den Link und alle Personen, die über ihn beigetreten sind, und zeigt Ihnen an, wie viele Personen das waren. Das ist die Schaltfläche für „Das habe ich im falschen Kanal geteilt“.

Wir können Ihnen den Link nur einmal anzeigen

Wir speichern einen Fingerabdruck des Links, nicht den Link selbst. Das bedeutet, dass niemand ihn wieder aus unserer Datenbank auslesen kann – wir eingeschlossen – und es bedeutet auch, dass dieser bestimmte Link in dem Moment, in dem Sie das Fenster schließen, endgültig nicht mehr sichtbar ist.

Kopieren Sie ihn also direkt, wenn er angezeigt wird. Wenn Sie einen verlieren, erstellen Sie einen neuen und widerrufen Sie den alten; das kostet nichts.

Ihr Branding, nicht unseres

Bei einem Tarif mit White-Label-Branding trägt das geteilte Board Ihren Namen, Ihr Logo und Ihre Farbe. Wenn sich ein Kunde doch anmelden muss, wird er zu Ihrem gebrandeten Login weitergeleitet, nicht zu unserem – Ihr Kunde erfährt also zu keinem Zeitpunkt, wer das Board hostet.