Automatisierungen, Checklisten und KI auf einem Board

Ein Board, das aufgeräumt werden muss, ist ein Board, das nicht mehr aktualisiert wird. Dies sind die Funktionen, die es von allein aktuell halten.

Automatisierungen

Regeln, die ausgelöst werden, wenn auf dem Board etwas passiert – eine Karte kommt in einer Spalte an, ein Fälligkeitsdatum überschreitet sich oder eine Checkliste wird abgeschlossen. Nutzen Sie sie für die Schritte, an die niemand denken muss:

• Verschieben Sie eine Karte in Review, wenn ihre Checkliste abgeschlossen ist.
• Schubsen Sie eine Karte an, die sich zwei Wochen lang nicht bewegt hat.
• Markieren Sie eine Karte als für den Kunden sichtbar, wenn sie Ihre Auslieferungsspalte erreicht.

Letzteres lohnt sich früh einzurichten. Der häufigste Grund, warum ein Kunde einem geteilten Board nicht mehr vertraut, ist, dass es ruhig wird – nicht, weil die Arbeit gestoppt wurde, sondern weil niemand daran gedacht hat, die Karte zu teilen.

Checklisten

Unteraufgaben innerhalb einer Karte für Arbeit, die aus einem Liefergegenstand und mehreren Schritten besteht. Eine Karte mit einer Checkliste zeigt ihren Fortschritt auf dem Board, sodass eine Phase, die seit einer Woche festzustecken scheint, zu 80 % erledigt ist, anstatt anscheinend aufgegeben zu sein.

Gespeicherte Ansichten

Das Board, gefiltert nach der Arbeitsweise einer Person – ihre eigenen Karten, ein Kunde, alles, was diese Woche fällig ist –, gespeichert, damit sie es nicht jeden Morgen neu erstellen müssen. Ansichten gelten pro Person; das Ändern Ihrer Ansicht ändert nicht das Board von jemand anderem.

Wofür die KI da ist

Drei Dinge, die sie wirklich gut kann:

• Eine Nachricht in eine Karte umwandeln. Fügen Sie eine ausufernde Kunden-E-Mail ein und erhalten Sie eine Karte mit einem klaren Titel und einem Text, der besagt, worum es bei der Arbeit geht.
• Bewegung zusammenfassen. „Was hat sich diese Woche auf diesem Board geändert?“ – in etwas, das Sie tatsächlich versenden können, anstatt in eine Liste von Kartenbewegungen.
• Sagen, was feststeckt. Sie liest Fälligkeitsdaten, den Fortschritt von Checklisten und wie lange Dinge stillgestanden haben, was genau die Frage ist, mit der ein Montagmorgen beginnt.

Was sie nicht tut, ist zu entscheiden, was Ihr Kunde sieht. Alles, was die KI erstellt, ist intern, bis eine Person es teilt.

GitHub Projects

Wenn die Arbeit in GitHub liegt, verknüpfen Sie das Board und Issues sowie Projektelemente bleiben in beide Richtungen synchron. Ihre Entwickler öffnen nie ein zweites Tool und Ihr Kunde sieht nie ein Repository – das Board ist die Ebene dazwischen, worauf es ankommt.

Automatisierungen, Checklisten, gespeicherte Ansichten, die KI und die GitHub-Synchronisierung sind in Boards Pro und höher sowie in jedem Agency-Hosting-Tarif enthalten.