Ihre Kunden nach Zeit abrechnen

Zeiterfassung beantwortet eine Frage – was stellen wir diesem Kunden in diesem Monat in Rechnung? –, und zwar, ohne dass jemand einen Stundenzettel manuell in eine Rechnung übertragen muss.

Zeiten erfassen

Zeiterfassung & Abrechnung → Stundenzettel. Wählen Sie das Projekt aus, geben Sie die Dauer an und beschreiben Sie Ihre Tätigkeit.

Zeitspannen werden so gelesen, wie Sie sie schreiben: 1:30, 90m, 1h 30 und 2h bedeuten alle dasselbe. Eine reine Zahl steht für Minuten – 45 sind dreiviertel Stunden, nicht fünfundvierzig davon.

Deaktivieren Sie Abrechenbar für interne Arbeiten. Diese erscheinen weiterhin in Ihren Berichten, sodass Sie sehen, wohin die Woche tatsächlich geflossen ist; sie erreichen jedoch niemals eine Rechnung.

Den Stundensatz festlegen

Sätze. Der spezifischste Stundensatz hat Vorrang:

ein Aufgabensatz schlägt ein Projektsatz schlägt ein Kundensatz schlägt Ihren Standardwert

Legen Sie also einen Standardwert fest, und Sie können arbeiten. Fügen Sie einen Kundensatz hinzu, wenn für einen bestimmten Kunden andere Bedingungen gelten, und einen Aufgabensatz, wenn dies für eine bestimmte Art von Arbeit zutrifft.

Stundensätze gelten für Arbeiten, die am oder nach ihrem Startdatum erbracht wurden. Das bedeutet, dass eine Erhöhung Ihres Stundensatzes niemals bereits geleistete Arbeit neu berechnet – der vergangene Monat bleibt zum Tarif des vergangenen Monats, der auch Ihrem Kunden angezeigt wurde.

Ein Festpreis für einen Gesamtauftrag

Wählen Sie Festpreis für den Gesamtauftrag anstelle eines Stundensatzes und legen Sie diesen für die Aufgabe fest. Dies wird einmal in Rechnung gestellt, unabhängig davon, wie viele Stunden dafür anfallen. Die Stunden werden dennoch erfasst, sodass Sie im Nachhinein sehen können, was der Auftrag Sie tatsächlich gekostet hat – dies ist der Wert, der Ihnen zeigt, ob Sie das nächste Mal ein anderes Angebot abgeben sollten.

Stunden ohne Stundensatz

Arbeiten ohne Stundensatz werden als Nicht berechnet angezeigt und nicht in Rechnung gestellt. Es geht nichts verloren: Legen Sie einen Stundensatz fest, und er wird bei der nächsten Rechnung berücksichtigt. Er wird niemals mit Null abgerechnet, da er dadurch dauerhaft aus dem Pool entfernt würde.

In eine Rechnung umwandeln

Abrechnung zeigt, was jeder Kunde für erfasste und noch nicht in Rechnung gestellte Arbeiten schuldet. Klicken Sie auf Rechnungsentwurf erstellen, und der Betrag wird zu einem Entwurf in Ihrer Abrechnungssuite – ein Entwurf, keine versendete Rechnung. Überprüfen und bearbeiten Sie ihn, fügen Sie bei Bedarf weitere Details hinzu und versenden Sie ihn, sobald Sie bereit sind.

Oder lassen Sie es automatisch geschehen

Richten Sie es einmal pro Kunde ein oder legen Sie einen Standardwert fest, der alle Personen abhebt, die Sie nicht namentlich aufgeführt haben:

| | | |---|---| | Nur auf Ihren Befehl | es geschieht nichts, bis Sie die Taste drücken | | Sofort, während die Zeit erfasst wird | ein Entwurf erscheint wenige Sekunden nach dem Eintrag | | An einem Tag des Monats | ein Entwurf jeden Monat an dem von Ihnen gewählten Tag | | Wenn nicht abgerechnete Arbeit einen Betrag erreicht | ein Entwurf in dem Moment, in dem die Gesamtsumme Ihren Wert überschreitet |

Die Tage reichen von 1 bis 28. Der 29., 30. und 31. existieren nicht in jedem Monat, sodass ein auf den 31. eingestellter Zeitplan den Februar und vier andere Monate einfach überspringen würde – verwenden Sie für „Ende des Monats“ den 28.

Was abgerechnet wurde und was nicht

Historie listet jede aus Ihrer erfassten Zeit erstellte Rechnung auf, zusammen mit dem abgedeckten Zeitraum, den Stunden und dem Betrag. Berichte unterteilt einen Zeitraum nach Personen, Kunden und Projekten und hält drei Dinge auseinander, die leicht zu verwechseln sind:

In Rechnung gestellt – abgerechnet und auf einem Dokument.
Noch nicht in Rechnung gestellt – abrechenbare Arbeit, die Sie noch nicht in Rechnung gestellt haben. Dies ist der Wert, den Sie im Auge behalten sollten.
Intern – Arbeit, die Sie beschlossen haben, nicht in Rechnung zu stellen.

Was nicht schiefgehen kann

Eine Stunde wird einmal in Rechnung gestellt. Das zweimalige Drücken von Rechnungsentwurf erstellen erzeugt keine zweite Rechnung, und das Gleiche gilt für einen Zeitplan, der ausgelöst wird, während Sie diesen Kunden bereits manuell abrechnen.

Wenn Sie einen Entwurf stornieren, wandern die darin enthaltenen Stunden sofort in den Pool der offenen Beträge zurück und können erneut in Rechnung gestellt werden – nichts geht verloren.

Sobald Zeit in Rechnung gestellt wurde, können Sie diese weder bearbeiten noch löschen, da Ihr Kunde ein Dokument in Händen hält, das etwas anderes besagt. Stornieren Sie den Entwurf, ändern Sie den Eintrag und stellen Sie ihn erneut in Rechnung.