Ihren Kunden Ihre Zeit in Rechnung stellen

Die Zeiterfassung beantwortet eine einzige Frage – Was stellen wir diesem Kunden für diesen Monat in Rechnung? – und sie beantwortet sie, ohne dass jemand einen Stundenzettel manuell in eine Rechnung abtippen muss.

Zeit erfassen

Zeit & Abrechnung → Stundenzettel. Wählen Sie das Projekt aus, geben Sie die Dauer an und beschreiben Sie, was Sie getan haben.

Zeitspannen werden so interpretiert, wie Sie sie schreiben würden: 1:30, 90m, 1h 30 und 2h bedeuten alle dasselbe. Eine bloße Zahl bedeutet Minuten – 45 steht für eine Dreiviertelstunde, nicht für fünfundvierzig Stunden.

Deaktivieren Sie Abrechenbar für interne Arbeiten. Diese erscheinen weiterhin in Ihren Berichten, sodass Sie nachvollziehen können, wofür die Woche tatsächlich aufgewendet wurde; sie landen lediglich niemals auf einer Rechnung.

Den Wert einer Stunde festlegen

Stundensätze. Der spezifischste Satz gewinnt:

ein Aufgabensatz schlägt einen Projektsatz schlägt einen Kundensatz schlägt Ihren Standardsatz

Legen Sie also einen Standard fest und legen Sie direkt los. Fügen Sie einen Kundensatz hinzu, wenn für einen Kunden abweichende Konditionen gelten, und einen Aufgabensatz, wenn dies für eine bestimmte Art von Arbeit zutrifft.

Sätze gelten für Arbeiten, die am oder nach deren Startdatum geleistet wurden. Das bedeutet, dass eine Erhöhung Ihres Stundensatzes niemals bereits geleistete Arbeit neu berechnet – der letzte Monat verbleibt beim Satz des letzten Monats, der Ihrem Kunden bereits ausgewiesen wurde.

Ein Festpreis für einen gesamten Auftrag

Wählen Sie Festpreis für den gesamten Auftrag anstelle eines Stundensatzes und legen Sie diesen für die Aufgabe fest. Die Abrechnung erfolgt einmalig, unabhängig davon, wie viele Stunden investiert werden. Die Stunden werden dennoch erfasst, sodass Sie im Nachhinein sehen können, was der Auftrag Sie tatsächlich gekostet hat – das ist der Wert, der Ihnen zeigt, ob Sie das nächste Mal ein anderes Angebot erstellen sollten.

Stunden ohne Stundensatz

Arbeiten ohne Stundensatz werden als Ohne Preis angezeigt und nicht in Rechnung gestellt. Es geht nichts verloren: Legen Sie einen Satz fest, und er wird bei der nächsten Rechnung berücksichtigt. Er wird niemals mit null abgerechnet, da er dadurch dauerhaft aus dem Abrechnungspool entfernt würde.

In eine Rechnung umwandeln

Unter Abrechnung sehen Sie, was die einzelnen Kunden für erfasste und noch nicht abgerechnete Arbeiten schulden. Klicken Sie auf Rechnungsentwurf erstellen, und der Eintrag wird zu einem Entwurf in Ihrem Rechnungssystem – ein Entwurf, noch keine versendete Rechnung. Prüfen Sie ihn, bearbeiten Sie ihn, fügen Sie weitere erforderliche Angaben hinzu und versenden Sie ihn, sobald Sie bereit sind.

Oder vollautomatisch ablaufen lassen

Legen Sie dies einmal pro Kunde fest oder definieren Sie einen Standard, der für alle gilt, die Sie nicht individuell benannt haben:

Die Tage reichen von 1 bis 28. Der 29., 30. und 31. existieren nicht in jedem Monat; ein Zeitplan, der auf den 31. festgelegt ist, würde den Februar und vier weitere Monate stillschweigend überspringen – verwenden Sie für „das Monatsende“ den 28.

Was bereits abgerechnet wurde und was nicht

Im Verlauf werden alle Rechnungen aufgelistet, die aus Ihrer erfassten Zeit erstellt wurden – samt Zeitraum, Stunden und Betrag. Unter Berichte wird ein Zeitraum nach Person, Kunde und Projekt aufgeschlüsselt und dabei zwischen drei leicht zu verwechselnden Dingen unterschieden:

• Abgerechnet – in Rechnung gestellt und auf einem Beleg ausgewiesen.
• Noch nicht in Rechnung gestellt – abrechenbare Arbeit, die Sie noch nicht in Rechnung gestellt haben. Das ist die Zahl, die Sie im Auge behalten sollten.
• Intern – Arbeit, für die Sie entschieden haben, keine Rechnung zu stellen.

Dinge, die nicht schiefgehen können

Eine Stunde wird einmalig abgerechnet. Durch zweimaliges Klicken auf Rechnungsentwurf erstellen wird keine zweite Rechnung erzeugt, und auch nicht durch die Auslösung eines Zeitplans, während Sie denselben Kunden bereits manuell abrechnen.

Wenn Sie einen Entwurf stornieren, kehren die darin enthaltenen Stunden direkt in den Pool der offenen Posten zurück und können erneut abgerechnet werden – nichts bleibt unberücksichtigt.

Und sobald Zeit abgerechnet wurde, können Sie diese weder bearbeiten noch löschen, da Ihr Kunde bereits ein Dokument vorliegen hat, das genau diese Angaben enthält. Stornieren Sie den Entwurf, ändern Sie den Eintrag und stellen Sie ihn erneut in Rechnung.