Uw klanten factureren voor uw tijd

Tijdsregistratie beantwoordt één vraag — wat factureren wij deze klant deze maand? — en die vraag wordt beantwoord zonder dat iemand urenregistraties hoeft over te typen in een factuur.

Tijd registreren

Tijd en facturering → Urenstaat. Kies het project, geef de duur op en beschrijf wat u heeft gedaan.

Duren worden gelezen zoals u ze zou opschrijven: 1:30, 90m, 1h 30 en 2h betekenen allemaal hetzelfde. Een los getal staat voor minuten — 45 is driekwart uur, niet vijfenveertig uur.

Schakel Declareerbaar uit voor intern werk. Het verschijnt nog steeds in uw rapporten, zodat u kunt zien waar de week daadwerkelijk is gebleven; het komt simpelweg nooit op een factuur terecht.

Bepalen wat een uur waard is

Tarieven. Het meest specifieke tarief wint:

een taaktarief wint van een projecttarief wint van een klanttarief wint van uw standaardtarief

Stel dus één standaardtarief in en u kunt aan de slag. Voeg een klanttarief toe wanneer voor één klant andere voorwaarden gelden, en een taaktarief wanneer dat geldt voor een specifiek soort werk.

Tarieven zijn van toepassing op werk dat is uitgevoerd op of na de ingangsdatum. Dit betekent dat het verhogen van uw tarief nooit reeds uitgevoerd werk opnieuw prijst — de vorige maand blijft het tarief van de vorige maand houden, wat ook aan uw klant is getoond.

Een vaste prijs voor een hele klus

Kies Vaste prijs voor de hele klus in plaats van een uurtarief en stel dit in bij de taak. Dit wordt eenmalig gefactureerd, ongeacht hoeveel uren erin gaan zitten. De uren worden nog steeds geregistreerd, zodat u achteraf kunt zien wat de klus u werkelijk heeft gekost — het getal dat u vertelt of u een volgende keer anders moet offreren.

Uren zonder tarief

Werk zonder tarief wordt weergegeven als Niet-geprijsd en wordt niet gefactureerd. Er gaat niets verloren: stel een tarief in en het wordt meegenomen op de volgende factuur. Het wordt nooit gefactureerd tegen nul, omdat het daarmee voorgoed uit de pool zou verdwijnen.

Omzetten in een factuur

Facturering toont wat elke klant verschuldigd is voor werk dat u heeft geregistreerd en nog niet heeft gefactureerd. Klik op Conceptfactuur maken en het wordt een concept binnen uw facturatiesysteem — een concept, geen verzonden factuur. Controleer het, bewerk het, voeg eventueel ontbrekende gegevens toe en verzend het wanneer u er klaar voor bent.

Of laat het automatisch gebeuren

Stel het eenmalig in per klant, of stel één standaard in die geldt voor iedereen die u niet apart heeft benoemd:

| | | |---|---| | Alleen op mijn commando | er gebeurt niets totdat u op de knop drukt | | Direct, zodra tijd wordt geregistreerd | er verschijnt binnen enkele seconden na de invoer een concept | | Op een dag van de maand | elke maand een concept op de door u gekozen dag | | Wanneer niet-gefactureerd werk een bedrag bereikt | een concept zodra het totaal uw bedrag overschrijdt |

Dagen lopen van 1 tot 28. De 29e, 30e en 31e bestaan niet in elke maand, dus een schema dat is ingesteld op de 31e zou stilletjes februari en vier andere maanden overslaan — gebruik voor "het einde van de maand" de 28e.

Wat is gefactureerd en wat niet

Geschiedenis vermeldt elke factuur die is opgesteld op basis van uw geregistreerde tijd, inclusief de periode die deze dekt, de uren en het bedrag. Rapporten brengt een periode terug per persoon, per klant en per project, en houdt drie zaken gescheiden die gemakkelijk door elkaar te halen zijn:

• Gefactureerd — in rekening gebracht en opgenomen in een document.
• Nog niet gefactureerd — declareerbaar werk dat u nog niet in rekening heeft gebracht. Dit is het getal om

in de gaten te houden.

• Intern — werk waarvan u heeft besloten dit niet in rekening te brengen.

Dingen die niet mis kunnen gaan

Een uur wordt eenmalig gefactureerd. Tweemaal op Conceptfactuur maken klikken leidt niet tot een tweede factuur, en dat geldt evenmin voor een schema dat wordt uitgevoerd terwijl u die klant al handmatig aan het factureren bent.

Als u een concept annuleert, keren de uren die daarin zaten direct terug naar de openstaande pool en kunnen ze opnieuw worden gefactureerd — er gaat niets verloren.

En zodra tijd is gefactureerd, kunt u deze niet meer bewerken of verwijderen, omdat uw klant een document in handen heeft dat anders luidt. Annuleer het concept, wijzig de invoer en factureer het opnieuw.