Uw klanten factureren voor uw tijd

Tijdregistratie beantwoordt één vraag — wat factureren we deze klant voor deze maand? — en het beantwoordt die vraag zonder dat iemand een urenstaat opnieuw in een factuur hoeft over te typen.

Registreer de tijd

Tijd & facturatie → Urenstaat. Kies het project, geef aan hoelang, geef aan wat u hebt gedaan.

Duur wordt gelezen zoals u het zou schrijven: 1:30, 90m, 1h 30 en 2h betekenen allemaal hetzelfde. Een los getal staat voor minuten — 45 is drie kwartier, geen vijfenveertig uur.

Vink Factureerbaar uit voor intern werk. Het verschijnt nog steeds in uw rapporten, zodat u kunt zien waar de week daadwerkelijk aan opging; het komt simpelweg nooit op een factuur terecht.

Stel in wat een uur waard is

Tarieven. Het meest specifieke tarief wint:

een taaktarief wint van een projecttarief wint van een klanttarief wint van uw standaardteller

Stel dus één standaard in en u kunt aan de slag. Voeg een klanttarief toe wanneer één klant andere voorwaarden heeft, en een taaktarief wanneer dat voor een bepaald type werk geldt.

Tarieven zijn van toepassing op werk dat is verricht op of na de ingangsdatum ervan. Dat betekent dat het verhogen van uw tarief nooit de prijs aanpast van werk dat u al hebt verricht — vorige maand blijft op het tarief van vorige maand staan, en dat is wat aan uw klant is getoond.

Een vaste prijs voor een hele opdracht

Kies Vaste prijs voor de hele opdracht in plaats van een uurtarief, en stel dit in op de taak. Dit wordt eenmalig gefactureerd, ongeacht hoeveel uren eraan worden besteed. De uren worden nog steeds geregistreerd, zodat u achteraf kunt zien wat de opdracht u werkelijk heeft gekost — wat het getal is dat aangeeft of u de volgende keer anders moet offreren.

Uren zonder tarief

Werk zonder tarief wordt weergegeven als Geen prijs ingesteld, en het wordt niet gefactureerd. Er gaat niets verloren: stel een tarief in en het wordt meegenomen op de volgende factuur. Het wordt nooit gefactureerd tegen nul, omdat het daardoor definitief uit de selectie zou verdwijnen.

Maak er een factuur van

Facturatie toont wat elke klant verschuldigd is voor werk dat u hebt geregistreerd en nog niet hebt gefactureerd. Klik op Conceptfactuur maken en het wordt een concept in uw facturatieomgeving — een concept, geen verzonden factuur. Controleer het, bewerk het, voeg alles toe wat nog nodig is, en verzend het wanneer u er klaar voor bent.

Of laat het automatisch gebeuren

Stel het eenmalig in per klant, of stel één standaard in die geldt voor iedereen die u niet afzonderlijk hebt ingesteld:

Dagen lopen van 1 tot en met 28. De 29e, 30e en 31e bestaan niet in elke maand, dus een planning die is ingesteld op de 31e zou februari en vier andere maanden stilzwijgend overslaan — gebruik voor "het einde van de maand" dag 28.

Wat is gefactureerd en wat niet

Geschiedenis toont elke factuur die is aangemaakt op basis van uw geregistreerde tijd, met de periode die deze beslaat, de uren en het bedrag. Rapporten splitst een periode uit per persoon, per klant en per project, en houdt drie zaken uit elkaar die gemakkelijk te verwarren zijn:

• Gefactureerd — gefactureerd en op een document vastgelegd.
• Nog niet gefactureerd — factureerbaar werk dat u nog niet in rekening hebt gebracht. Dit is het cijfer om in de gaten te houden.
• Intern — werk waarvoor u hebt besloten niets in rekening te brengen.

Dingen die niet mis kunnen gaan

Een uur wordt eenmalig gefactureerd. Tweemaal op Conceptfactuur maken drukken leidt niet tot een tweede factuur, en dat gebeurt ook niet wanneer een geplande facturatie plaatsvindt terwijl u die klant al handmatig factureert.

Als u een concept laat vervallen, keren de uren die het bevatte direct terug naar het openstaande saldo en kunnen ze opnieuw worden gefactureerd — er blijft niets achter.

En zodra tijd is gefactureerd, kunt u deze niet meer bewerken of verwijderen, omdat uw klant een document in handen heeft waarop iets anders staat. Laat het concept vervallen, pas de invoer aan en factureer het opnieuw.