Een voorstel schrijven
Open Facturatie → Voorstellen en kies Nieuw voorstel. Geef aan voor wie het is — elk e-mailadres is goed en ze hebben geen account nodig — en voeg vervolgens de items toe: een naam, een optionele beschrijving, een aantal en een stuksprijs. Kies het toe te passen belastingtarief; uw standaardtarief wordt gebruikt als u niets kiest. Sla het op als concept totdat het helemaal klopt.
Verzenden en nogmaals verzenden
Met Verzenden stuurt u uw klant een privélink naar het voorstel in hun eigen taal. Niets hieraan is openbaar.
Als ze om een wijziging vragen of als u een fout ontdekt, bewerkt u het voorstel en stuurt u de bijgewerkte versie. Er gebeuren dan twee dingen: ze ontvangen een nieuwe e-mail en de link in de e-mail van eerder werkt niet meer, zodat niemand een versie kan accepteren die u heeft vervangen. Uw bewerkingen zijn pas zichtbaar voor hen nadat u op verzenden heeft geklikt.
Als een klant de e-mail kwijt is, vervangt Een nieuwe link verzenden de link zonder het voorstel te wijzigen.
Wanneer ze reageren
Via de link kan uw klant een voorstel accepteren (ze typen hun naam en bevestigen), om wijzigingen vragen (u ontvangt een e-mail met wat ze hebben gevraagd en het voorstel krijgt de markering Wijzigingen aangevraagd) of afwijzen. U kunt een voorstel dat nog niet is geaccepteerd intrekken.
Een geaccepteerd voorstel kan niet worden bewerkt. De versie die zij hebben geaccepteerd, is de overeenkomst. Schrijf voor nieuw werk een nieuw voorstel.
De factuur
Acceptatie genereert automatisch een factuur in uw eigen notitiereeks met uw belastingtarief, en de klant krijgt direct een knop Factuur betalen te zien. Het geld gaat naar uw gekoppelde betaalrekening — zie Betalingen ontvangen van uw klanten. Als de klant op een andere manier betaalt, registreert u de betaling op de factuur zoals u dat bij elke andere factuur zou doen.
Een voorstel met een totaalbedrag van nul levert geen factuur op: het project start zodra het is geaccepteerd.
Het project
Zodra de factuur is betaald, wordt er een projectbord voor u aangemaakt onder Borden:
- één kaart voor elk item dat ze hebben geaccepteerd, onder In uitvoering;
- een Berichten-kaart — de reacties hierop vormen het gesprek met uw klant.
De link van uw klant wordt hun projectruimte. Ze zien de status van elk stuk werk, kunnen u berichten sturen en bestanden met u delen. U reageert door te reageren op de Berichten-kaart en bestanden die zij delen verschijnen hierop nadat ze zijn gecontroleerd op virussen. Verplaats kaarten over het bord na verloop van het werk en uw klant ziet de voortgang. Open het voorstel zodra het werk klaar is en kies Project markeren als voltooid.