E-mailproblemen vallen uiteen in twee duidelijke categorieën, en de oplossing is voor beide verschillend. Stel vast met welke categorie u te maken heeft voordat u iets wijzigt.
Welk deel werkt niet?
- U ONTVANGT geen e-mail - mensen sturen u berichten en er komt niets binnen.
- U VERSTUURT geen e-mail - wat u verstuurt bereikt mensen niet, of belandt in de spam.
Als u geen e-mail ontvangt
Vrijwel altijd DNS. Het ontvangen van e-mail vereist een MX-record dat naar de juiste mailservers verwijst.
De meest voorkomende oorzaak is een wijziging van de nameservers: wanneer een domein verhuist, worden de bijbehorende DNS-records opnieuw aangemaakt bij de nieuwe provider, en als de MX-records niet zijn meegenomen, stopt de e-mailontvangst vanaf dat moment. Het bericht stuitert ook niet met een duidelijke foutmelding terug - het verdwijnt meestal geruisloos naar elders.
Controleer de DNS van het domein in uw dashboard op een MX-record. Als dat ontbreekt, is dat uw verklaring.
Als u geen e-mail verstuurt
Twee waarschijnlijke oorzaken, op volgorde:
SPF en DKIM. Dit zijn DNS-records die de ontvangende server laten weten dat uw e-mail legitiem is. Zonder deze records zullen veel providers het bericht weigeren of als spam markeren. Geen van beide is in de praktijk nog optioneel.
Verzenden vanaf de verkeerde locatie. Een contactformulier dat verstuurt vanaf you@yourdomain.com terwijl de server niet geautoriseerd is om voor dat domein te verzenden, zal elke keer falen bij de authenticatie, zelfs wanneer het adres daadwerkelijk van u is.
Controleren of het aan u of aan hen ligt
Stuur een bericht naar een adres bij een andere provider - een Gmail-adres als uw probleem bij Outlook ligt, of andersom. Als dat bericht wel aankomt, is het probleem specifiek voor de provider van één ontvanger en ligt het niet aan uw domein; de oplossing is dan meestal SPF of DKIM.
Wat u vermeldt in een ticket
Het exacte foutbericht (bounce message), als u dat heeft. Een foutmelding is nauwkeurig en benoemt de werkelijke reden; "mijn e-mail werkt niet" doet dat niet. Laat ons ook weten of het adres waarnaar u verstuurt binnen of buiten uw eigen domein valt - fouten die uitsluitend intern optreden wijzen op iets heel anders.