Beheer klantprojecten op een bord

Een board is één werkpipeline met een zichtbaarheidsschakelaar op elk onderdeel daarvan. Dat enige idee is wat het bruikbaar maakt met een klant in de ruimte, dus het is de moeite waard om hier twee minuten aan te besteden voordat u begint.

Het board maken

Nieuw board, noem het naar het werk in plaats van naar de klant — "Websiteherlancering" staat beter in een gedeelde link dan "Acme" — en koppel het aan de klantorganisatie als het werk van hen is. Het wordt geleverd met een werkende pipeline die u kunt hernoemen of vervangen.

Laat de klant leeg voor intern werk: uw eigen marketing, uw onboarding, een sollicitatiepipeline. Niets aan een board vereist een klant.

Per item bepalen wat de klant ziet

Kolommen, kaarten en opmerkingen hebben elk hun eigen zichtbaarheid, en de regel is een en: een kaart is alleen zichtbaar voor de klant als de kaart en de kolom waarin deze zich bevindt beide zichtbaar zijn voor de klant. Dat betekent dat het verplaatsen van een gedeelde kaart naar een interne kolom deze van het board van de klant verwijdert zonder dat u eraan hoeft te denken om ook de kaart te wijzigen.

Het praktische patroon dat werkt:

• Maak uw opleveringsfases zichtbaar voor de klant, zodat deze de voortgang kan volgen.
• Houd een Backlog- of Triage-kolom intern, zodat onvoltooid werk niet als een belofte overkomt.
• Laat individuele kaarten standaard intern en deel ze wanneer ze echt zijn.

Een vraag stellen aan de klant

Stel deze bij de kaart waar deze bij hoort. De vraag wacht op het board van de klant bij het werk waar het over gaat, in plaats van een e-mailthread te zijn die niemand over drie weken nog kan vinden. Wanneer ze antwoorden, blijft het antwoord voor altijd bij de kaart staan, en dat is het onderdeel dat u later tijd bespaart.

Een verzoek laten indienen

Geef het board één innamekolom en een klant met een stoel kan daarin een kaart aanmaken — en uitsluitend daarin. Dat geeft hen een echte plek om "kun je ook X doen" neer te zetten zonder dat u dat via vijf kanalen hoeft af te handelen, en het zorgt ervoor dat ze nooit werk midden in uw pipeline kunnen plaatsen.

Archiveren, en waarom dat u niets kost

Archiveer een board wanneer het project afloopt. Het board, de kaarten, de vragen en elk antwoord blijven leesbaar — het overzicht van wat is opgeleverd is vaak hetgene waar iemand een jaar later naar vraagt.

Een gearchiveerd board telt niet mee voor uw boardlimiet. Het behouden van uw gegevens is gratis; u hoeft nooit de geschiedenis van een klant te verwijderen om ruimte te maken.

Wie wat heeft gedaan en wanneer

Elke kaart laat zien wie deze heeft aangemaakt, wie deze het laatst heeft gewijzigd en wanneer. Aan de kant van de klant wordt werk van uw team toegeschreven aan uw bureau bij naam in plaats van aan een individu — uw personeel staat niet in de etalage en een klant komt nooit te weten wie van uw mensen wat heeft geschreven.