Voorstellen: van een prijs tot een betaald project

Een voorstel schrijven

Open Invoicing → Proposals en kies New proposal. Geef aan voor wie het is — elk e-mailadres werkt, en zij hebben geen account nodig — en voeg vervolgens de items toe: een naam, een optionele beschrijving, een aantal en een prijs per stuk. Kies het toe te passen belastingtarief; uw standaardtartief wordt gebruikt als u niets kiest. Sla het op als concept totdat het klopt.

Verzenden en opnieuw verzenden

Send mailt uw klant een privélink naar het voorstel in hun eigen taal. Niets hiervan is openbaar.

Als zij om een wijziging vragen of als u een fout ontdekt, bewerk het dan en verzend de bijgewerkte versie. Er gebeuren twee dingen: zij ontvangen een nieuwe e-mail en de link in de eerdere e-mail stopt met werken, zodat niemand een versie kan accepteren die u hebt vervangen. Uw bewerkingen zijn pas voor hen zichtbaar nadat u deze hebt verzonden.

Als een klant de e-mail kwijtraakt, vervangt Send a new link de link zonder het voorstel te wijzigen.

Wanneer zij antwoorden

Via de link kan uw klant accepteren (ze typen hun naam en bevestigen), om wijzigingen vragen (u ontvangt een e-mail met wat zij hebben gevraagd, en het voorstel wordt gemarkeerd als Changes requested), of weigeren. U kunt een voorstel dat zij niet hebben geaccepteerd intrekken.

Een geaccepteerd voorstel kan niet worden bewerkt. De versie die zij hebben geaccepteerd, is de overeenkomst. Schrijf voor nieuw werk een nieuw voorstel.

De factuur

Door acceptatie wordt automatisch een factuur gegenereerd, in uw eigen nummerreeks, met uw belastingtarief, en krijgt de klant direct een Pay invoice-knop te zien. Het geld gaat naar uw gekoppelde betaalrekening — zie Taking payment from your clients. Als de klant op een andere manier betaalt, registreer de betaling dan op de factuur zoals u dat voor elke andere factuur zou doen.

Een voorstel met een totaal van nul genereert geen factuur: het project start zodra het is geaccepteerd.

Het project

Zodra de factuur is betaald, wordt er onder Boards een project board voor u aangemaakt:

• één kaart voor elk item dat zij hebben geaccepteerd, in In progress;
• een Messages-kaart — de reacties hierop vormen het gesprek met uw klant.

De link van uw klant wordt hun project room. Zij zien de status van elk onderdeel van het werk, kunnen u berichten sturen en kunnen bestanden met u delen. U reageert door een reactie te plaatsen op de Messages-kaart, en bestanden die zij delen verschijnen hierop na een viruscontrole. Verplaats kaarten over het bord naarmate het werk vordert en uw klant ziet de voortgang. Wanneer het werk voltooid is, opent u het voorstel en kiest u Mark project complete.