Een betaling registreren
Wanneer een klant betaalt, registreert u dit. Deelbetalingen zijn normaal — registreer wat er is binnengekomen en de factuur toont het nog openstaande saldo, in plaats van dat u moet kiezen tussen "betaald" en "onbetaald" wanneer geen van beide klopt.
Een factuur die via een betaallink is voldaan, registreert zichzelf; u voert alleen betalingen in die op een andere manier zijn binnengekomen, zoals via een bankoverschrijving.
Achterstallig
Een factuur is achterstallig wanneer de vervaldatum is verstreken en deze nog niet is voldaan. Dat wordt berekend op het moment dat u ernaar kijkt, dus het klopt zodra u het scherm opent en er is nooit een nachtelijke taak nodig om de gegevens bij te werken.
Annuleren
Annuleer een factuur die u niet had moeten versturen. Het nummer blijft gebruikt, het document blijft gemarkeerd als geannuleerd in de geschiedenis staan en het telt niet meer mee voor het bedrag dat u nog tegoed heeft. Niet verwijderen en hernummeren — een ontbrekend nummer in een reeks is het eerste waar een belastingcontroleur naar vraagt, en over elf maanden weet u de reden niet meer.
Als het werk daadwerkelijk is uitgevoerd en de klant simpelweg niet wil betalen, is dat een oninbare vordering in plaats van een annulering, en uw accountant zal willen dat het als zodanig wordt behandeld.
Geschiedenis
Het scherm van elke klant toont alles wat u ooit aan hen heeft gefactureerd, wat er nog openstaat en hoe snel zij gewoonlijk betalen. Dat laatste cijfer is nuttig bij de beslissing of u om een vooruitbetaling moet vragen.