Automatiseringen, controlelijsten en de AI op een bord

Een bord dat opgeruimd moet worden, is een bord dat mensen niet meer bijwerken. Dit zijn de functies die het vanzelf actueel houden.

Automatiseringen

Regels die in werking treden wanneer er iets gebeurt op het bord — een kaart die in een kolom arriveert, een vervaldatum die verstrijkt, een controlelijst die wordt voltooid. Gebruik ze voor de handelingen die niemand zou hoeven te onthouden:

• Verplaats een kaart naar Review wanneer de controlelijst klaar is.
• Geef een kaart die al twee weken niet is verplaatst een zetje.
• Markeer een kaart als zichtbaar voor de klant wanneer deze uw leveringskolom bereikt.

Die laatste is de moeite waard om vroeg in te stellen. De meest voorkomende reden waarom een klant het vertrouwen in een gedeeld bord verliest, is dat het stilvalt — niet omdat het werk is gestopt, maar omdat niemand eraan dacht om de kaart te delen.

Controlelijsten

Subtaken binnen een kaart, voor werk dat één oplevering betreft en uit meerdere stappen bestaat. Een kaart met een controlelijst toont de voortgang op het bord, zodat een fase die een week lang vast lijkt te zitten zichtbaar voor 80% voltooid is in plaats van ogenschijnlijk verlaten.

Opgeslagen weergaven

Het bord, gefilterd op de manier waarop één persoon werkt — diens eigen kaarten, één klant, alles wat deze week af moet zijn — opgeslagen zodat u dit niet elke ochtend opnieuw hoeft in te stellen. Weergaven zijn per persoon; het aanpassen van de uwe verandert het bord van niemand anders.

Waar de AI voor dient

Drie dingen waar deze echt goed in is:

• Een bericht omzetten in een kaart. Plak een langdradige e-mail van een klant en ontvang een kaart met een duidelijke titel en een tekst die uitlegt wat het werk inhoudt.
• Beweging samenvatten. "Wat is er deze week op dit bord veranderd?" — omgezet in iets dat u daadwerkelijk kunt versturen, in plaats van een lijst met kaartverplaatsingen.
• Aangeven wat er vastloopt. Deze leest vervaldatums, de voortgang van controlelijsten en hoe lang zaken hebben stilgestaan, wat precies de vraag is waarmee een maandagochtend begint.

Wat deze niet doet, is bepalen wat uw klant te zien krijgt. Alles wat de AI aanmaakt is intern totdat een persoon het deelt.

GitHub Projects

Als het werk zich in GitHub bevindt, koppelt u het bord en blijven issues en projectitems in beide richtingen synchroon lopen. Uw ontwikkelaars hoeven nooit een tweede tool te openen en uw klant ziet nooit een repository — het bord is de tussenlaag, en dat is precies de bedoeling.

Automatiseringen, controlelijsten, opgeslagen weergaven, de AI en de GitHub-synchronisatie zijn inbegrepen in Boards Pro en hoger, en in elk Agency-hostingpakket.