Spravujte klientskou práci na tabuli

Nástěnka je jeden pracovní postup s přepínačem viditelnosti u každé své části. Právě tato myšlenka umožňuje její použití za přítomnosti klienta, takže stojí za to jí před začátkem věnovat dvě minuty.

Vytvořte nástěnku

Zvolte Nová nástěnka, pojmenujte ji podle dané práce, nikoli podle klienta – název „Přepracování webu“ vypadá ve sdíleném odkazu lépe než „Acme“ – a přiřaďte ji k organizaci klienta, pokud jde o práci pro něj. Dodává se s funkčním pracovním postupem, který můžete přejmenovat nebo nahradit.

U interní práce ponechte pole klienta prázdné: vlastní marketing, onboarding, náborový proces. Nástěnka jako taková klienta k ničemu nevyžaduje.

Určete, co klient u jednotlivých položek uvidí

Sloupce, karty i komentáře mají každý svou vlastní viditelnost a pravidlo zní a zároveň: karta je pro klienta viditelná pouze tehdy, pokud je pro klienta viditelná samotná karta a zároveň sloupec, ve kterém se nachází. To znamená, že přesunutím sdílené karty do interního sloupce ji z nástěnky klienta odstraníte, aniž byste museli myslet na to, že je třeba změnit i kartu.

Praktický a osvědčený model:

• Nastavte fáze dodání jako viditelné pro klienta, aby mohl sledovat postup.
• Ponechte sloupec Backlog nebo Triage jako interní, aby rozpracovaná práce nepůsobila jako závazek.
• Jednotlivé karty ponechávejte ve výchozím nastavení interní a sdílejte je, až budou hotové.

Položte klientovi otázku

Položte ji přímo u karty, ke které patří. Bude na něj čekat na jeho nástěnce u práce, které se týká, místo aby šlo o e-mailové vlákno, které za tři týdny nikdo nenajde. Až klient odpoví, odpověď zůstane u karty napořád, což je přesně to, co vám později ušetří čas.

Umožněte jim zadat požadavek

Vyhraďte na nástěnce jeden sloupec pro příjem požadavků a klient s přiřazeným místem v něm bude moci vytvořit kartu – a pouze v něm. Získá tak konkrétní místo, kam může vložit dotaz typu „zvládnete udělat i X“, aniž byste to museli řešit v pěti různých komunikačních kanálech, a zároveň mu to nikdy nedovolí vložit práci doprostřed vašeho pracovního postupu.

Archivace a proč vás nic nestojí

Po skončení projektu nástěnku archivujte. Nástěnka, její karty, otázky i veškeré odpovědi zůstanou čitelné – záznam o tom, co bylo dodáno, je často to, na co se někdo zeptá o rok později.

Archivovaná nástěnka se nezapočítává do limitu vašich nástěnek. Uchovávání záznamů je zdarma; nikdy byste neměli být nuceni mazat historii klienta, abyste uvolnili místo.

Kdo co udělal a kdy

Každá karta nese informaci o tom, kdo ji vytvořil, kdo ji naposledy změnil a kdy. Na straně klienta je práce vašeho týmu připisována názvu vaší agentury, nikoli konkrétnímu jednotlivci – vaši zaměstnanci nejsou na očích a klient se nikdy nedozví, kdo z vašich lidí co napsal.