Fakturace vašeho času klientům

Sledování času odpovídá na jedinou otázku – co máme tomuto klientovi za tento měsíc fakturovat? – a odpovídá na ni, aniž by kdokoli musel přepisovat pracovní výkaz do faktury.

Zaznamenejte čas

Čas a fakturace → Pracovní výkaz. Vyberte projekt, zadejte dobu trvání a popište, co jste dělali.

Doby trvání se načítají tak, jak byste je běžně napsali: 1:30, 90m, 1h 30 a 2h znamenají totéž. Samotné číslo označuje minuty – 45 jsou tři čtvrtě hodiny, nikoli čtyřicet pět hodin.

U interní práce zrušte zaškrtnutí pole K fakturaci. V přehledech se stále zobrazuje, takže vidíte, kam týden skutečně zmizel; na fakturu se však jednoduše nikdy nedostane.

Nastavte hodnotu hodiny

Sazby. Vítězí nejkonkrétnější sazba:

sazba úkolu předčí sazbu projektu předčí sazbu klienta předčí vaši výchozí sazbu

Nastavte si tedy jednu výchozí sazbu a můžete začít pracovat. Sazbu klienta přidejte, pokud má daný klient jiné podmínky, a sazbu úkolu tehdy, pokud je odlišný konkrétní typ práce.

Sazby se vztahují na práci provedenou v den zahájení jejich platnosti nebo po něm. To znamená, že zvýšení sazby nikdy nezmění cenu již odvedené práce – minulý měsíc zůstává v sazbě minulého měsíce, což odpovídá tomu, co viděl váš klient.

Pevná cena za celou zakázku

Místo hodinové sazby zvolte Pevná cena za celou zakázku a nastavte ji u příslušného úkolu. Fakturuje se jednou, bez ohledu na to, kolik hodin na ní strávíte. Odpracované hodiny se přesto evidují, takže zpětně uvidíte, co vás daná zakázka skutečně stála – a právě toto číslo vám napoví, zda příště stanovit jinou cenovou nabídku.

Hodiny bez sazby

Práce bez sazby se zobrazuje jako Nenoceněno a nefakturuje se. Nic se neztratí: jakmile sazbu nastavíte, zahrne se do příští faktury. Nikdy se nefakturuje s nulovou částkou, protože by tím byla natrvalo vyřazena ze seznamu k fakturaci.

Převeďte čas na fakturu

Sekce Fakturace ukazuje, kolik jednotliví klienti dluží za práci, kterou jste zaznamenali a dosud nevyfakturovali. Stiskněte Vytvořit koncept faktury a v nástroji pro fakturaci vznikne koncept – koncept, nikoli odeslaná faktura. Zkontrolujte jej, upravte, doplňte vše potřebné a odešlete, až budete připraveni.

Nebo to nechte probíhat automaticky

Nastavte pravidlo pro každého klienta zvlášť, nebo nastavte jedno výchozí, které pokryje všechny ostatní:

Dny lze nastavit v rozmezí od 1 do 28. Dny 29, 30 a 31 se nevyskytují v každém měsíci, takže harmonogram nastavený na 31. den by tiše vynechal únor a čtyři další měsíce – pro „konec měsíce“ proto použijte 28.

Co bylo vyfakturováno a co ne

V sekci Historie najdete každou fakturu vystavenou ze zaznamenaného času, včetně období, které pokrývá, hodin i peněžních částek. Sekce Přehledy rozděluje období podle osob, klientů a projektů a odděluje tři položky, které lze snadno zaměnit:

• Vyfakturováno – naúčtováno a uvedeno na dokladu.
• Dosud nevyfakturováno – zpoplatnitelná práce, kterou jste dosud nenaúčtovali. Právě tento údaj je třeba sledovat.
• Interní – práce, kterou jste se rozhodli neúčtovat.

Co se nemůže pokazit

Jedna hodina se fakturuje jednou. Dvojí stisknutí tlačítka Vytvořit koncept faktury nevytvoří druhou fakturu a totéž platí, pokud se spustí automatický plán ve chvíli, kdy danému klientovi fakturujete ručně.

Zrušíte-li koncept, hodiny, které pokrýval, se okamžitě vrátí do nevyfakturovaného fondu a lze je vyfakturovat znovu – nic nezůstane viset v prázdnu.

A jakmile je čas vyfakturován, nemůžete jej upravovat ani mazat, protože klient již má v ruce doklad s původními údaji. Zrušte koncept, upravte záznam a vyfakturujte jej znovu.