Fakturování klientů za váš čas

Sledování času zodpovídá jedinou otázku – co tomuto klientovi tento měsíc vyfakturujeme? – a zodpovídá ji bez toho, ani kdokoliv musel přepisovat pracovní výkaz do faktury.

Zaznamenejte čas

Čas a fakturace → Pracovní výkaz. Zvolte projekt, uveďte dobu trvání a co jste udělali.

Časové údaje se čtou tak, jak byste je sami napsali: 1:30, 90m, 1h 30 a 2h znamenají totéž. Samotné číslo představuje minuty – 45 znamená tři čtvrtě hodiny, nikoliv pětačtyřicet hodin.

U interní práce zrušte zaškrtnutí políčka Furovatelné. Stále se zobrazuje ve vašich přehledech, takže uvidíte, kam týden skutečně utekl; na fakturu se však nikdy nedostane.

Nastavte hodnotu hodiny

Sazby. Platí nejkonkrétnější sazba:

sazba úkolu převyšuje sazbu projektu převyšuje sazbu klienta převyšuje vaši výchozí sazbu

Nastavte proto jednu výchozí sazbu a můžete pracovat. Přidejte sazbu klienta, pokud má některý klient jiné podmínky, a sazbu úkolu, pokud je má určitý druh práce.

Sazby se vztahují na práci vykonanou v den jejich platnosti nebo po něm. To znamená, že zvýšení sazby nikdy nemění cenu již odvedené práce – minulý měsíc zůstává za sazbu minulého měsíce, která byla klientovi zobrazena.

Pevná cena za celou zakázku

Místo hodinové sazby zvolte na úkolu možnost Pevná cena za celou zakázku a nastavte ji. Fakturuje se jednou, bez ohledu na to, kolik hodin na ni bylo vynaloženo. Hodiny jsou stále zaznamenávány, takže si můžete zpětně ověřit, kolik vás zakázka skutečně stála – což je údaj, podle kterého se rozhodnete, zda příště nenasadíte jinou cenu.

Hodiny bez sazby

Práce bez sazby se zobrazuje jako Nenaceněná a není fakturována. Nic není ztraceno: nastavte sazbu a bude zahrnuta do příští faktury. Nikdy není účtována s nulovou hodnotou, protože by tím trvale vypadla z evidence.

Převeďte ji na fakturu

V části Fakturace se zobrazuje, kolik který klient dluží za práci, kterou jste zaznamenali a ještě nevyfakturovali. Stiskněte tlačítko Vytvořit koncept faktury a v systému fakturace se vytvoří koncept – nikoliv odeslaná faktura, ale pouhý koncept. Zkontrolujte jej, upravte, doplňte vše potřebné a odešlete jej, až budete připraveni.

Nebo nechte fakturaci proběhnout automaticky

Nastavte ji jednou pro každého klienta nebo vytvořte jednu výchozí sadu, která zahrnuje všechny, které jste výslovně neuvedli:

| | | |---|---| | Pouze na můj pokyn | nic se nestane, dokud nestisknete tlačítko | | Ihneď po zaznamenání času | koncept se objeví během několika sekund od zadání záznamu | | V určitý den v měsíci | koncept každý měsíc v den, který zvolíte | | Když nevyfakturovaná práce dosáhne určité částky | koncept ve chvíli, kdy součet přesáhne vámi zadanou hodnotu |

Dny se počítají od 1 do 28. Dvacátý devátý, třicátý a třicátý první den neexistují v každém měsíci, takže harmonogram nastavený na 31. den by únor a čtyři další měsíce tiše přeskočil – pro „konec měsíce“ použijte 28. den.

Co bylo vyfakturováno a co ne

Historie uvádí seznam všech faktur vystavených na základě vašeho zaznamenaného času spolu s příslušným obdobím, hodinami a částkou. Přehledy rozepisují období podle osob, klientů a projektů a oddělují tři věci, které se snadno pletou:

Vyfakturováno – vyúčtováno a obsaženo v dokumentu.
Dosud nevyfakturováno – fakturovatelná práce, kterou jste ještě nezaúčtovali. Toto je hodnota, kterou je třeba sledovat.
Interní – práce, kterou jste se rozhodli neúčtovat.

Věci, které se nemohou pokazit

Hodina je vyfakturována jednou. Dvojité stisknutí tlačítka Vytvořit koncept faktury nevygeneruje druhou fakturu a totéž platí pro případ, kdy se spustí naplánovaná úloha v době, kdy danému klientovi již ručně fakturujete.

Pokud koncept stornujete, hodiny, které obsahoval, se vrátí zpět do fondu nevypořádaných hodin a lze je znovu vyfakturovat – nic nepřijde vniveč.

Jakmile byl čas vyfakturován, nelze jej upravit ani smazat, protože váš klient má v rukou dokument, který tvrdí opak. Stornujte koncept, upravte záznam a vyfakturujte jej znovu.