Gestionați activitatea clienților pe un panou

Un panou este un flux de lucru cu un comutator de vizibilitate pentru fiecare parte a sa. Această simplă idee îl face utilizabil chiar și cu un client de față, așa că merită două minute înainte de a începe.

Creați panoul

Panou nou, denumiți-l după proiect mai degrabă decât după client — „Relansare site web” arată mai bine într-un link partajat decât „Acme” — și asociați-l organizației clientului dacă lucrarea este a acestuia. Acesta sosește cu un flux funcțional pe care îl puteți redenumi sau înlocui.

Lăsați câmpul clientului necompletat pentru activități interne: propriul marketing, integrarea noilor angajați, un flux de recrutare. Nimic la un panou nu impune prezența unui client.

Decideți ce vede clientul, pentru fiecare element în parte

Coloanele, cardurile și comentariile au fiecare propria vizibilitate, iar regula este una de tip și: un card este vizibil pentru client doar dacă atât cardul, cât și coloana în care se află sunt ambele vizibile pentru client. Aceasta înseamnă că mutarea unui card partajat într-o coloană internă îl elimină de pe panoul clientului, fără a fi nevoie să vă amintiți să modificați și cardul.

Modelul practic eficient:

• Setați etapele de livrare ca fiind vizibile pentru client, astfel încât acesta să poată urmări progresul.
• Păstrați o coloană de tip Backlog sau Triaj ca fiind internă, astfel încât sarcinile parțial conturate să nu pară o promisiune fermă.
• Lăsați cardurile individuale interne în mod implicit și partajați-le doar atunci când sunt definitive.

Adresați o întrebare clientului

Adresați-o direct în cadrul cardului de care aparține. Aceasta îl va aștepta pe panoul său, alături de activitatea la care se referă, în loc să fie un fir de discuție prin e-mail pe care nimeni nu îl mai găsește peste trei săptămâni. Când acesta răspunde, răspunsul rămâne asociat cardului pentru totdeauna, aspect care vă va scuti de bătăi de cap mai târziu.

Permiteți-le să trimită o solicitare

Adăugați în panou o coloană de preluare, iar un client care are un cont alocat va putea crea un card în ea — și doar în ea. Acest lucru îi oferă un loc dedicat unde poate adăuga cereri de tipul „puteți face și X?”, fără a fi nevoie să gestionați mesaje pe cinci canale diferite, și nu îi va permite niciodată să plaseze sarcini direct în mijlocul fluxului dumneavoastră de lucru.

Arhivarea și de ce nu implică costuri suplimentare

Arhivați un panou atunci când proiectul se încheie. Panoul, cardurile, întrebările și fiecare răspuns rămân accesibile pentru consultare — istoricul livrabilelor este adesea lucrul despre care se solicită detalii un an mai târziu.

Un panou arhivat nu este luat în calcul la limita dumneavoastră de panouri. Păstrarea istoricului este gratuită; nu ar trebui să fiți niciodată nevoit să ștergeți istoricul unui client pentru a elibera spațiu.

Cine ce a făcut și când

Fiecare card indică cine l-a creat, cine l-a modificat ultima dată și când. Din perspectiva clientului, activitatea echipei dumneavoastră este atribuită agenției dumneavoastră după nume, și nu unei persoane fizice — angajații dumneavoastră nu sunt expuși, iar clientul nu află niciodată care dintre membrii echipei a scris un anumit text.