Rulează activitatea clienților pe un panou

Un tablou este un flux de lucru cu un comutator de vizibilitate pentru fiecare componentă a sa. Această idee de bază este cea care îl face util în prezența unui client, așa că merită două minute de atenție înainte de a începe.

Creați tabloul

Tablou nou: denumiți-l în funcție de lucrare, nu de client — "Relansare site web" arată mai bine într-un link partajat decât "Acme" — și asociați-l cu organizația clientului dacă lucrarea îi aparține. Acesta este livrat cu un flux de lucru funcțional pe care îl puteți redenumi sau înlocui.

Lăsați câmpul clientului gol pentru lucrările interne: propria marketing, integrarea, un flux de recrutare. Nimic dintr-un tablou nu necesită obligatoriu un client.

Stabiliți ce vede clientul, pentru fiecare element

Coloanele, cardurile și comentariile au propria lor vizibilitate, iar regula este de tip ȘI: un card este vizibil pentru client numai dacă atât cardul, cât și coloana în care se află sunt vizibile pentru acesta. Aceasta înseamnă că mutarea unui card partajat într-o coloană internă îl elimină de pe tabloul clientului, fără să fie nevoie să vă amintiți să modificați și cardul.

Modelul practic care funcționează:

• Faceți etapele de livrare vizibile pentru client, astfel încât acesta să poată urmări progresul.
• Păstrați o coloană Backlog sau Triaj ca fiind internă, astfel încât lucrările nefinalizate să nu apară sub formă de promisiune.
• Lăsați cardurile individuale ca fiind interne în mod implicit și partajați-le atunci când sunt gata.

Adresați o întrebare clientului

Adresați-o direct în cadrul cardului căruia îi aparține. Aceasta îl așteaptă pe tabloul său împreună cu lucrarea la care se referă, în loc să devină un fir de e-mail pe care nimeni nu îl mai găsește peste trei săptămâni. Când răspund, răspunsul rămâne asociat cardului pentru totdeauna, aceasta fiind partea care vă va scuti de bătăi de cap mai târziu.

Permiteți-le să trimită o solicitare

Oferiți tabloului o coloană de primire, iar un client cu un loc atribuit poate crea un card în aceasta — și exclusiv în aceasta. Aceasta le oferă un loc real unde pot plasa cereri de tipul "puteți face și X" fără ca dumneavoastră să trebuiască să le gestionați prin cinci canale, împiedicându-i totodată să introducă lucrări direct în mijlocul fluxului dumneavoastră de lucru.

Arhivarea și de ce nu vă costă nimic

Arhivați un tablou la finalul proiectului. Tabloul, cardurile sale, întrebările și fiecare răspuns rămân lizibile — înregistrarea a ceea ce a fost livrat este adesea lucrul despre care cineva întreabă un an mai târziu.

Un tablou arhivat nu se ia în considerare la limita de tablouri. Păstrarea înregistrărilor este gratuită; nu ar trebui să fiți niciodată nevoit să ștergeți istoricul unui client pentru a face spațiu.

Cine a făcut ce și când

Fiecare card conține informații despre cine l-a creat, cine l-a modificat cel mai recent și când. Din perspectiva clientului, activitatea echipei dumneavoastră este atribuită agenției dumneavoastră prin nume, mai degrabă decât unei persoane anume — personalul dumneavoastră nu este expus, iar un client nu află niciodată care dintre angajații dumneavoastră a scris ce.