Trimiteți e-mailuri de pe propriul domeniu, din propriul cont

Fiecare notificare pe care o primesc clienții dumneavoastră — facturi, resetări de parolă, răspunsuri la tichete, actualizări de proiect — este trimisă printr-un serviciu de e-mail. În mod implicit, acel serviciu este al nostru, linia „De la” indică Zinn Digital®, iar noi suportăm costurile.

Dacă aveți un plan de tip agenție sau reseller, puteți asocia în schimb propriul serviciu de e-mail. Clienții dumneavoastră vor vedea atunci domeniul dumneavoastră în linia „De la”, răspunsurile se întorc la dumneavoastră, iar mesajele sunt trimise folosind contul dumneavoastră la furnizorul dumneavoastră.

Configurați acest lucru la secțiunea Trimitere e-mail din tabloul dumneavoastră de bord.

Ce furnizor ar trebui să folosesc?

Oricare dintre aceștia funcționează. Alegeți-l pe cel la care aveți deja un cont.

Dacă nu aveți nicio preferință și niciun cont existent, Postmark este opțiunea pe care am alege-o pentru e-mailuri tranzacționale: refuză să transmită mesaje de marketing, acesta fiind exact motivul pentru care ratele sale de livrare sunt atât de ridicate.

Configurați mai întâi înregistrările DNS. Reprezintă cea mai mare parte a muncii.

Indiferent de furnizorul pe care îl alegeți, aceleași trei înregistrări DNS decid dacă e-mailul dumneavoastră ajunge la destinație sau în spam. Furnizorul dumneavoastră generează valorile exacte; dumneavoastră le adăugați la domeniul dumneavoastră.

SPF — o înregistrare TXT pe domeniul dumneavoastră care listează cine are permisiunea de a trimite mesaje în numele dumneavoastră. Dacă aveți deja una, o editați; nu adăugați o a doua. Un domeniu cu două înregistrări SPF eșuează complet validarea SPF, ceea ce este mai rău decât să nu aveți niciuna.

DKIM — o înregistrare TXT sau CNAME care conține o cheie publică, astfel încât serverele destinatare să poată verifica dacă un mesaj provine într-adevăr de la furnizorul dumneavoastră și nu a fost modificat. Aceasta este înregistrarea care depune cel mai mult efort și este cea care trebuie să corespundă pentru ca DMARC să fie validat.

Domeniul Return-path (bounce) — de obicei o înregistrare CNAME. Aceasta stabilește adresa invizibilă din plic pe care furnizorul dumneavoastră o folosește pentru a colecta mesajele respinse. Fără ea, mesajele respinse ajung într-un loc pe care nu îl puteți vedea, iar reputația domeniului dumneavoastră se degradează fără să știți.

DMARC — o înregistrare TXT la _dmarc.yourdomain.com care indică serverelor destinatare ce să facă atunci când SPF și DKIM nu corespund cu linia dumneavoastră „De la”. Începeți cu p=none în timp ce verificați dacă totul este validat, apoi treceți la p=quarantine și p=reject.

⚠️ Modificările DNS nu sunt instantanee. Așteptați până la o oră înainte de a considera că ceva nu funcționează corect.

Folosiți un subdomeniu pentru trimitere

Trimiteți de pe mail.yourdomain.com sau notifications.yourdomain.com, nu direct de pe yourdomain.com.

Motivul este reputația. Domeniul dumneavoastră principal este cel utilizat de e-mailul dumneavoastră profesional. Dacă o trimitere în masă întâmpină vreodată probleme, un subdomeniu de trimitere separat limitează daunele — personalul dumneavoastră poate trimite în continuare e-mailuri clienților în timp ce rezolvați problema. De asemenea, vă permite să configurați înregistrări DNS pentru trimitere fără a atinge înregistrările de care depind propriile dumneavoastră căsuțe poștale.

În câmpul Trimiteți de pe acest domeniu introduceți totuși un domeniu, nu o adresă. Partea dinaintea simbolului @ este aleasă pentru fiecare mesaj în parte: chitanțele pleacă drept billing@, resetările de parolă drept no-reply@, răspunsurile la tichete drept support@.

Cum funcționează configurarea

1. Alegeți furnizorul și introduceți datele de autentificare ale acestuia.
2. Apăsați pe Trimite mesaj de test. Trimitem un e-mail real prin intermediul furnizorului dumneavoastră, către o căsuță poștală desemnată de dumneavoastră, care conține un cod.
3. Citiți codul din acea căsuță poștală și introduceți-l.

Abia atunci mesajele dumneavoastră vor începe să fie trimise în numele dumneavoastră.

⭐ Folosiți pentru test o căsuță poștală de pe un alt domeniu — o adresă Gmail sau Outlook este ideală. Un mesaj care nu părăsește niciodată propriul server dovedește mult mai puțin decât unul care a traversat internetul și a trecut de filtrul de spam al altcuiva.

De ce insistăm ca mesajul de test să ajungă efectiv

Deoarece un furnizor care acceptă un mesaj și apoi îl abandonează silențios arată identic cu unul care funcționează. Un cont nou-nouț de Amazon SES se află într-un sandbox și vă va accepta mesajul fără a-l livra nicăieri. Un domeniu Mailgun al cărui DNS nu s-a propagat face același lucru. La fel procedează și un releu SMTP care răspunde cu 250 și elimină mesajul.

Dacă am comuta trimiterea e-mailurilor în momentul în care datele de autentificare au fost acceptate, primul lucru pe care l-ați afla ar fi că respectivii clienți nu mai primesc nimic — și ați afla acest lucru de la un client, câteva zile mai târziu. Codul reprezintă dovada că un mesaj a părăsit furnizorul dumneavoastră și a ajuns la destinație.

Ce se întâmplă dacă furnizorul meu nu mai funcționează

Notificările dumneavoastră sunt înregistrate ca eșuate, se reîncearcă trimiterea lor, iar ecranul dumneavoastră Trimitere e-mail devine roșu, afișând mesajul de eroare propriu furnizorului.

⛔ Nu le trimitem de pe domeniul nostru ca alternativă. Acest lucru este deliberat. O soluție alternativă silențioasă ar însemna că un cont de e-mail defect continuă să funcționeze suficient de bine încât nimeni să nu îl repare — în timp ce noi plătim discret pentru el. Așadar, defecțiunea este vizibilă și vă revine dumneavoastră să o remediați, aceasta fiind singura modalitate prin care se rezolvă.

Până când este remediată, clienții dumneavoastră nu primesc acele notificări. Totul rămâne în căsuța poștală din tabloul lor de bord și nimic nu se pierde — dar tratați un banner roșu de aici ca pe o urgență.

Ce se întâmplă dacă nu fac nimic?

Nu se strică nimic. Notificările dumneavoastră continuă să fie trimise de pe domeniul nostru, sub numele Zinn Digital®, iar noi continuăm să plătim pentru ele. Clienții dumneavoastră văd pur și simplu numele nostru în loc de al dumneavoastră.

Eliminarea configurării

Apăsați pe Deconectare. Datele de autentificare stocate sunt șterse, iar notificările revin la domeniul nostru începând cu următorul mesaj. Vă puteți reconecta în orice moment.