Tự động hóa, danh sách kiểm tra và AI trên bảng

Một bảng cần dọn dẹp là một bảng mà mọi người sẽ ngừng cập nhật. Đây là những tính năng giúp bảng tự duy trì trạng thái cập nhật.

Automations

Các quy tắc kích hoạt khi có điều gì đó diễn ra trên bảng — một thẻ chuyển đến một cột, một ngày đến hạn trôi qua, một danh sách kiểm tra hoàn thành. Hãy sử dụng chúng cho những thao tác mà không ai cần phải ghi nhớ:

• Chuyển thẻ sang Review khi danh sách kiểm tra của thẻ đã hoàn tất.
• Nhắc nhở một thẻ không có chuyển động trong hai tuần.
• Đánh dấu thẻ hiển thị với khách hàng khi thẻ đến cột bàn giao của quý vị.

Điều cuối cùng đó rất đáng để thiết lập sớm. Lý do phổ biến nhất khiến khách hàng mất niềm tin vào một bảng chia sẻ là bảng đó trở nên im ắng — không phải vì công việc bị đình trệ, mà vì không ai nhớ chia sẻ thẻ.

Checklists

Các tác vụ phụ bên trong một thẻ, dành cho công việc gồm một kết quả bàn giao và nhiều bước thực hiện. Một thẻ có danh sách kiểm tra sẽ hiển thị tiến độ của nó trên bảng, do đó một giai đoạn tưởng như bị tắc nghẽn trong một tuần sẽ thấy rõ là đã hoàn thành 80% thay vì có vẻ bị bỏ dở.

Saved views

Bảng được lọc theo cách làm việc của một người — các thẻ của chính họ, một khách hàng, mọi thứ đến hạn trong tuần này — được lưu lại để họ không phải tạo lại mỗi sáng. Chế độ xem là riêng cho từng người; việc thay đổi chế độ xem của quý vị không làm thay đổi bảng của bất kỳ ai khác.

What the AI is for

Ba điều mà nó thực sự làm rất tốt:

• Chuyển tin nhắn thành thẻ. Dán một email dài dòng của khách hàng và nhận về một thẻ có tiêu đề rõ ràng cùng nội dung nêu rõ công việc là gì.
• Tóm tắt sự dịch chuyển. "Bảng này có gì thay đổi trong tuần này?" — thành nội dung quý vị thực sự có thể gửi đi, thay vì một danh sách các lượt di chuyển thẻ.
• Chỉ ra những gì đang bị tắc nghẽn. Nó đọc các ngày đến hạn, tiến độ danh sách kiểm tra và thời gian mọi thứ đứng yên, đây chính xác là câu hỏi khởi đầu cho sáng thứ Hai.

Điều nó không làm là quyết định những gì khách hàng của quý vị nhìn thấy. Bất cứ điều gì AI tạo ra đều mang tính nội bộ cho đến khi có người chia sẻ nó.

GitHub Projects

Nếu công việc nằm trên GitHub, hãy liên kết bảng và các vấn đề cũng như các mục dự án sẽ luôn đồng bộ theo cả hai hướng. Các nhà phát triển của quý vị không bao giờ phải mở công cụ thứ hai và khách hàng của quý vị không bao giờ thấy kho lưu trữ — bảng là lớp trung gian, và đó chính là mục đích.

Tính năng tự động hóa, danh sách kiểm tra, chế độ xem đã lưu, AI và tính năng đồng bộ hóa GitHub được bao gồm trong Boards Pro trở lên, và trong mọi gói lưu trữ Agency.