Tự động hóa, danh sách kiểm tra và AI trên một bảng công việc

Một bảng việc cần được dọn dẹp là bảng việc mà mọi người sẽ ngừng cập nhật. Dưới đây là các tính năng giúp bảng việc luôn được cập nhật tự động.

Tự động hóa

Các quy tắc được kích hoạt khi có sự kiện diễn ra trên bảng — một thẻ xuất hiện trong cột, ngày đến hạn trôi qua, hoặc một danh sách việc cần làm hoàn thành. Hãy sử dụng chúng cho những thao tác mà không ai nên phải ghi nhớ:

• Chuyển thẻ sang Xem lại khi hoàn thành xong danh sách việc cần làm.
• Nhắc nhở thẻ không di chuyển trong nửa tháng.
• Đánh dấu thẻ hiển thị với khách hàng khi thẻ đến cột giao việc của bạn.

Tính năng cuối cùng rất đáng để thiết lập sớm. Lý do phổ biến nhất khiến khách hàng ngừng tin tưởng vào một bảng chung là bảng đó trở nên im ắng — không phải vì công việc đã dừng lại, mà vì không ai nhớ chia sẻ thẻ.

Danh sách việc cần làm

Các tác vụ phụ bên trong thẻ, dành cho công việc gồm một sản phẩm bàn giao và nhiều bước. Thẻ có danh sách việc cần làm hiển thị tiến độ trên bảng, do đó một giai đoạn trông có vẻ bị kẹt trong một tuần sẽ thấy rõ là đã hoàn thành 80% thay vì có vẻ như đã bị bỏ dở.

Chế độ xem đã lưu

Bảng, được lọc theo cách làm việc của một cá nhân — thẻ của chính họ, một khách hàng, mọi thứ đến hạn trong tuần này — được lưu lại để họ không phải thiết lập lại vào mỗi buổi sáng. Các chế độ xem được áp dụng theo từng người; việc thay đổi chế độ xem của bạn sẽ không làm thay đổi bảng của bất kỳ ai khác.

Mục đích của AI

Ba việc mà AI thực sự làm tốt:

• Biến tin nhắn thành thẻ. Dán một email dài dòng của khách hàng vào và nhận được thẻ có tiêu đề rõ ràng cùng nội dung nêu rõ công việc là gì.
• Tóm tắt sự thay đổi. "Có gì thay đổi trên bảng này tuần này?" — thành nội dung bạn thực sự có thể gửi đi, thay vì danh sách các thao tác di chuyển thẻ.
• Nói rõ việc gì đang bị kẹt. AI đọc ngày đến hạn, tiến độ của danh sách việc cần làm và thời gian các hạng mục nằm im một chỗ, đây chính xác là câu hỏi bắt đầu cho buổi sáng thứ Hai.

Điều mà AI không làm là quyết định những gì khách hàng của bạn nhìn thấy. Bất kỳ nội dung nào do AI tạo ra đều ở trạng thái nội bộ cho đến khi có người chia sẻ nội dung đó.

GitHub Projects

Nếu công việc nằm trong GitHub, hãy liên kết bảng và các vấn đề (issues) cũng như các mục dự án (project items) sẽ đồng bộ theo cả hai hướng. Các nhà phát triển của bạn không bao giờ phải mở công cụ thứ hai và khách hàng của bạn không bao giờ nhìn thấy kho lưu trữ (repository) — bảng là lớp trung gian, đó chính là điểm mấu chốt.

Tính năng tự động hóa, danh sách việc cần làm, chế độ xem đã lưu, AI và tính năng đồng bộ GitHub được bao gồm trong gói Boards Pro trở lên và trong mọi gói lưu trữ Agency.