Lập hóa đơn cho khách hàng tính theo thời gian của quý vị

Theo dõi thời gian sẽ trả lời cho một câu hỏi — chúng ta xuất hóa đơn cho khách hàng này về khoản gì trong tháng này? — và tính năng này đưa ra câu trả lời mà không cần ai phải nhập lại bảng chấm công vào hóa đơn.

Ghi lại thời gian

Thời gian & thanh toán → Bảng chấm công. Chọn dự án, nhập thời lượng, nêu rõ công việc quý vị đã thực hiện.

Thời lượng được ghi nhận đúng theo cách quý vị nhập: 1:30, 90m, 1h 30 và 2h đều mang cùng một ý nghĩa. Một con số đứng một mình được hiểu là phút — 45 là ba phần tư giờ, không phải bốn mươi lăm giờ.

Bỏ chọn Có thể lập hóa đơn đối với công việc nội bộ. Khoản mục này vẫn xuất hiện trong báo cáo để quý vị có thể thấy thời gian trong tuần thực tế đã được phân bổ vào đâu; nó chỉ đơn giản là không bao giờ được đưa vào hóa đơn.

Thiết lập giá trị của một giờ

Mức giá. Mức giá cụ thể nhất sẽ được ưu tiên áp dụng:

giá công việc ưu tiên hơn giá dự án ưu tiên hơn giá khách hàng ưu tiên hơn mức mặc định của quý vị

Vì vậy, chỉ cần thiết lập một mức giá mặc định là quý vị đã có thể bắt đầu làm việc. Hãy thêm mức giá theo khách hàng khi một khách hàng có các điều khoản khác biệt, và mức giá theo công việc khi một loại công việc có tính chất riêng.

Mức giá áp dụng cho công việc được thực hiện vào hoặc sau ngày bắt đầu có hiệu lực của chúng. Điều đó có nghĩa là việc tăng mức giá sẽ không bao giờ định giá lại những công việc quý vị đã thực hiện trước đó — tháng trước vẫn giữ nguyên mức giá của tháng trước, vốn là mức giá đã được hiển thị cho khách hàng của quý vị.

Giá cố định cho toàn bộ công việc

Chọn Giá cố định cho toàn bộ công việc thay vì tính theo giờ, và thiết lập mức giá đó cho công việc. Khoản này chỉ được lập hóa đơn một lần, bất kể phải mất bao nhiêu giờ để hoàn thành. Số giờ làm việc vẫn được ghi nhận để sau đó quý vị có thể biết công việc đó thực sự tiêu tốn của quý vị bao nhiêu chi phí — đó chính là con số cho biết liệu quý vị có nên báo giá khác vào lần sau hay không.

Số giờ không có mức giá

Công việc không có mức giá sẽ hiển thị là Chưa định giá, và sẽ không được lập hóa đơn. Không có gì bị mất đi: hãy thiết lập một mức giá và công việc đó sẽ được đưa vào hóa đơn tiếp theo. Công việc này không bao giờ được lập hóa đơn ở mức 0, vì điều đó sẽ loại bỏ nó vĩnh viễn khỏi danh sách chờ xử lý.

Chuyển thành hóa đơn

Thanh toán hiển thị số tiền mỗi khách hàng còn nợ cho các công việc quý vị đã ghi nhận nhưng chưa xuất hóa đơn. Nhấn vào Tạo hóa đơn nháp và thông tin đó sẽ trở thành một bản nháp trong bộ công cụ lập hóa đơn của quý vị — một bản nháp, chứ không phải một hóa đơn đã gửi. Hãy xem lại, chỉnh sửa, thêm bất kỳ thông tin nào cần thiết và gửi đi khi quý vị đã sẵn sàng.

Hoặc để hệ thống tự động xử lý

Thiết lập một lần cho mỗi khách hàng, hoặc đặt một cấu hình mặc định áp dụng cho tất cả những đối tượng quý vị chưa chỉ định cụ thể:

Các ngày kéo dài từ ngày 1 đến ngày 28. Ngày 29, 30 và 31 không phải tháng nào cũng có, vì vậy lịch biểu đặt vào ngày 31 sẽ tự động bỏ qua tháng Hai và bốn tháng khác — đối với trường hợp "cuối tháng", vui lòng chọn ngày 28.

Những mục đã được lập hóa đơn và chưa được lập hóa đơn

Lịch sử liệt kê mọi hóa đơn được tạo từ thời gian quý vị đã ghi nhận, kèm theo khoảng thời gian áp dụng, số giờ và số tiền. Báo cáo phân tích chi tiết một khoảng thời gian theo từng người, từng khách hàng và từng dự án, đồng thời phân tách rõ ràng ba mục rất dễ nhầm lẫn:

• Đã lập hóa đơn — đã tính phí và hiển thị trên chứng từ.
• Chưa lập hóa đơn — công việc có thể lập hóa đơn mà quý vị chưa tính phí. Đây là con số cần theo dõi.
• Nội bộ — công việc quý vị quyết định không tính phí.

Những sự cố không thể xảy ra

Một giờ chỉ được lập hóa đơn một lần. Việc nhấn Tạo hóa đơn nháp hai lần sẽ không tạo ra hóa đơn thứ hai, và việc lịch biểu tự động chạy trong khi quý vị đang lập hóa đơn thủ công cho khách hàng đó cũng không gây ra tình trạng này.

Nếu quý vị hủy bỏ một bản nháp, số giờ nằm trong bản nháp đó sẽ ngay lập tức quay trở lại danh sách chờ thanh toán và có thể được lập hóa đơn lại — không có mục nào bị thất lạc.

Và một khi thời gian đã được lập hóa đơn, quý vị không thể chỉnh sửa hoặc xóa nó, bởi vì khách hàng của quý vị đang giữ một chứng từ có nội dung ghi nhận khác. Hãy hủy bản nháp, chỉnh sửa mục đã nhập và lập hóa đơn lại.