Tính phí khách hàng theo thời gian của bạn

Việc theo dõi thời gian trả lời một câu hỏi — tháng này chúng ta xuất hóa đơn cho khách hàng này về khoản gì? — và trả lời câu hỏi đó mà không cần bất kỳ ai phải gõ lại bảng chấm công vào hóa đơn.

Ghi nhận thời gian

Thời gian & thanh toán → Bảng chấm công. Chọn dự án, nêu rõ thời gian, nêu rõ công việc đã làm.

Khoảng thời gian được đọc theo cách quý vị sẽ viết chúng: 1:30, 90m, 1h 30 và 2h đều có nghĩa giống nhau. Một con số thuần túy là phút — 45 là ba phần tư giờ, không phải là bốn mươi lăm giờ.

Bỏ chọn mục Có thể tính phí đối với công việc nội bộ. Công việc đó vẫn xuất hiện trong các báo cáo của quý vị, để quý vị có thể thấy thời gian trong tuần thực sự đã dành cho việc gì; công việc đó đơn giản là không bao giờ xuất hiện trên hóa đơn.

Thiết lập giá trị của một giờ làm việc

Đơn giá. Đơn giá cụ thể nhất sẽ được áp dụng:

đơn giá theo tác vụ ưu tiên hơn đơn giá theo dự án ưu tiên hơn đơn giá theo khách hàng ưu tiên hơn đơn giá mặc định của quý vị

Vì vậy, hãy thiết lập một đơn giá mặc định là quý vị có thể bắt đầu làm việc. Thêm đơn giá theo khách hàng khi một khách hàng áp dụng các điều khoản khác, và đơn giá theo tác vụ khi một loại công việc áp dụng các điều khoản khác.

Đơn giá áp dụng cho công việc được thực hiện vào hoặc sau ngày bắt đầu của đơn giá đó. Điều đó có nghĩa là việc tăng đơn giá của quý vị không bao giờ định giá lại công việc quý vị đã hoàn thành — tháng trước vẫn giữ nguyên đơn giá của tháng trước, đó là mức giá đã được hiển thị cho khách hàng của quý vị.

Giá cố định cho toàn bộ công việc

Chọn Giá cố định cho toàn bộ công việc thay vì đơn giá theo giờ, và thiết lập giá đó trên tác vụ. Công việc đó được xuất hóa đơn một lần, bất kể tốn bao nhiêu giờ làm việc. Số giờ vẫn được ghi lại, để quý vị có thể xem lại chi phí thực tế của công việc đó — đây là con số cho biết quý vị có nên báo giá khác đi vào lần sau hay không.

Giờ làm việc không có đơn giá

Công việc không có đơn giá được hiển thị là Chưa có đơn giá, và không được xuất hóa đơn. Không có gì bị mất đi: hãy thiết lập đơn giá và công việc đó sẽ được tính vào hóa đơn tiếp theo. Công việc đó không bao giờ được tính phí bằng không, vì điều đó sẽ đưa công việc đó ra khỏi nhóm tính phí vĩnh viễn.

Chuyển đổi thành hóa đơn

Thanh toán hiển thị số tiền mỗi khách hàng còn nợ cho công việc quý vị đã ghi nhận và chưa xuất hóa đơn. Nhấn Tạo hóa đơn nháp và hóa đơn đó sẽ trở thành bản nháp trong bộ phần mềm xuất hóa đơn của quý vị — một bản nháp, không phải là hóa đơn đã gửi. Xem lại, chỉnh sửa, thêm bất kỳ thông tin nào khác mà hóa đơn cần có, và gửi hóa đơn khi quý vị đã sẵn sàng.

Hoặc để hệ thống tự động thực hiện

Thiết lập một lần cho mỗi khách hàng, hoặc thiết lập một giá trị mặc định áp dụng cho tất cả những người mà quý vị chưa đặt tên:

| | | |---|---| | Chỉ khi tôi yêu cầu | không có gì xảy ra cho đến khi quý vị nhấn nút | | Ngay lập tức, khi thời gian được ghi nhận | một bản nháp xuất hiện trong vòng vài giây kể từ khi nhập liệu | | Vào một ngày trong tháng | một bản nháp xuất hiện vào ngày quý vị chọn mỗi tháng | | Khi công việc chưa thanh toán đạt đến một hạn mức | một bản nháp xuất hiện ngay khi tổng số tiền vượt quá con số của quý vị |

Các ngày kéo dài từ 1 đến 28. Các ngày 29, 30 và 31 không tồn tại trong mọi tháng, vì vậy lịch trình được thiết lập vào ngày 31 sẽ âm thầm bỏ qua tháng 2 và bốn tháng khác — đối với mục đích "cuối tháng", hãy sử dụng ngày 28.

Những khoản đã được xuất hóa đơn và những khoản chưa được xuất hóa đơn

Lịch sử liệt kê mọi hóa đơn được tạo từ thời gian quý vị đã ghi nhận, kèm theo khoảng thời gian tương ứng, số giờ và số tiền. Báo cáo phân tích một khoảng thời gian theo từng cá nhân, theo khách hàng và theo dự án, đồng thời phân tách rõ ràng ba mục rất dễ nhầm lẫn:

• Đã xuất hóa đơn — đã tính phí và nằm trên một tài liệu.
• Chưa xuất hóa đơn — công việc có thể tính phí mà quý vị chưa tính tiền. Đây là con số cần theo dõi.
• Nội bộ — công việc quý vị quyết định không tính phí.

Những sự cố không thể xảy ra

Một giờ làm việc chỉ được xuất hóa đơn một lần. Việc nhấn Tạo hóa đơn nháp hai lần không tạo ra hóa đơn thứ hai, và việc lịch trình chạy trong khi quý vị đang tự tay lập hóa đơn cho khách hàng đó cũng vậy.

Nếu quý vị hủy một bản nháp, số giờ mà bản nháp đó bao gồm sẽ quay trở lại nhóm số dư chưa thanh toán và có thể được xuất hóa đơn lại — không có dữ liệu nào bị kẹt lại.

Và một khi thời gian đã được xuất hóa đơn, quý vị không thể chỉnh sửa hoặc xóa thời gian đó, vì khách hàng của quý vị đang giữ một tài liệu thể hiện điều ngược lại. Hãy hủy bản nháp, thay đổi mục nhập, và xuất hóa đơn lại.