Thanh toán hóa đơn

Ghi nhận thanh toán

Khi khách hàng thanh toán, hãy ghi nhận lại. Việc thanh toán một phần là bình thường — hãy ghi nhận số tiền đã nhận và hóa đơn sẽ hiển thị số dư còn nợ, thay vì buộc bạn phải chọn giữa "đã thanh toán" và "chưa thanh toán" trong khi không trạng thái nào đúng.

Hóa đơn thanh toán qua liên kết thanh toán sẽ tự động ghi nhận; bạn chỉ nhập các khoản thanh toán đến bằng phương thức khác, chẳng hạn như chuyển khoản ngân hàng.

Quá hạn

Hóa đơn được coi là quá hạn khi đã qua ngày đáo hạn mà vẫn chưa được thanh toán. Việc này được tính toán ngay khi bạn xem hóa đơn, do đó thông tin sẽ chính xác ngay tại thời điểm bạn mở màn hình và không bao giờ cần đến tác vụ chạy ban đêm để cập nhật.

Hủy hóa đơn

Hãy hủy hóa đơn mà bạn không nên phát hành. Số hóa đơn vẫn được giữ nguyên, tài liệu vẫn lưu trong lịch sử với trạng thái đã hủy, và số tiền đó không còn được tính vào tổng số tiền khách đang nợ bạn. Không được xóa và đánh số lại — một số bị thiếu trong dãy số là điều đầu tiên thanh tra thuế sẽ hỏi đến, và bạn sẽ không thể nhớ lý do sau mười một tháng.

Nếu công việc thực sự đã được hoàn thành nhưng khách hàng kiên quyết không trả tiền, đó là nợ khó đòi chứ không phải là hủy hóa đơn, và kế toán của bạn sẽ muốn xử lý khoản tiền đó theo dạng nợ khó đòi.

Lịch sử

Màn hình của mỗi khách hàng hiển thị toàn bộ các hóa đơn bạn từng gửi cho họ, số tiền còn nợ, và thời gian trung bình họ thanh toán. Con số cuối cùng đó rất hữu ích khi bạn cần quyết định có nên yêu cầu thanh toán trước hay không.