Nhận thanh toán hóa đơn

Ghi nhận thanh toán

Khi khách hàng thanh toán, hãy ghi nhận lại. Thanh toán một phần là bình thường — hãy ghi nhận số tiền đã nhận và hóa đơn sẽ hiển thị số dư còn nợ, thay vì buộc quý khách phải chọn giữa "đã thanh toán" và "chưa thanh toán" khi cả hai đều không chính xác.

Hóa đơn được thanh toán qua liên kết thanh toán sẽ tự động ghi nhận; quý khách chỉ cần nhập các khoản thanh toán được chuyển bằng hình thức khác, chẳng hạn như chuyển khoản ngân hàng.

Quá hạn

Một hóa đơn sẽ chuyển sang trạng thái quá hạn khi ngày đến hạn đã qua mà hóa đơn vẫn chưa được thanh toán hết. Trạng thái đó được tính toán ngay khi quý khách xem, vì vậy thông tin luôn chính xác ngay thời điểm quý khách mở màn hình và không bao giờ cần tác vụ chạy định kỳ ban đêm để cập nhật.

Hủy bỏ

Hãy hủy bỏ hóa đơn mà lẽ ra quý khách không nên phát hành. Số hóa đơn vẫn được giữ nguyên, tài liệu vẫn lưu trong lịch sử với trạng thái đã hủy và ngừng tính vào khoản tiền quý khách được nợ. Không xóa và đánh lại số — một số bị thiếu trong chuỗi số thứ tự là điều đầu tiên thanh tra thuế sẽ hỏi đến, và quý khách sẽ không thể nhớ lý do sau mười một tháng nữa.

Nếu công việc thực sự đã hoàn thành và khách hàng nhất quyết không chịu trả tiền, thì đó là nợ khó đòi chứ không phải là hủy bỏ, và kế toán của quý khách sẽ muốn xử lý trường hợp đó theo diện nợ khó đòi.

Lịch sử

Màn hình của mỗi khách hàng hiển thị mọi khoản quý khách từng xuất hóa đơn cho họ, số tiền còn tồn đọng và thời gian họ thường thanh toán nhanh hay chậm. Con số cuối cùng đó rất hữu ích khi quyết định xem có nên yêu cầu thanh toán trước hay không.