Gửi email từ miền riêng của quý vị, trên tài khoản của chính quý vị

Mọi thông báo mà khách hàng của quý khách nhận được — hóa đơn, đặt lại mật khẩu, phản hồi phiếu hỗ trợ, cập nhật dự án — đều được gửi qua một dịch vụ thư. Theo mặc định, dịch vụ đó là của chúng tôi, dòng Người gửi (From) hiển thị Zinn Digital®, và chúng tôi chi trả cho dịch vụ đó.

Nếu quý khách đang sử dụng gói agency hoặc reseller, quý khách có thể liên kết dịch vụ thư của riêng mình để thay thế. Khi đó, khách hàng của quý khách sẽ thấy tên miền của quý khách ở dòng Người gửi, thư phản hồi sẽ gửi về cho quý khách, và các thư được gửi trên tài khoản của quý khách với nhà cung cấp của quý khách.

Thiết lập mục này tại Email sending trong bảng điều khiển của quý khách.

Tôi nên sử dụng nhà cung cấp nào?

Bất kỳ lựa chọn nào trong số này đều hoạt động tốt. Hãy chọn dịch vụ mà quý khách đã có sẵn tài khoản.

Nếu quý khách không có ưu tiên cụ thể và chưa có tài khoản nào, Postmark là lựa chọn chúng tôi khuyên dùng cho thư giao dịch: dịch vụ này từ chối gửi thư tiếp thị, và đó chính là lý do tỷ lệ gửi thư thành công của họ đạt mức tối ưu như vậy.

Hãy xử lý DNS trước. Đây là phần lớn công việc.

Dù quý khách chọn nhà cung cấp nào, ba bản ghi DNS tương tự nhau sẽ quyết định việc thư của quý khách đến được hộp thư đến hay rơi vào thư rác. Nhà cung cấp của quý khách sẽ tạo các giá trị chính xác; quý khách chỉ cần thêm chúng vào tên miền của mình.

SPF — một bản ghi TXT trên tên miền của quý khách liệt kê những ai được phép gửi thư dưới danh nghĩa của quý khách. Nếu quý khách đã có một bản ghi, quý khách hãy chỉnh sửa nó; không thêm bản ghi thứ hai. Một tên miền có hai bản ghi SPF sẽ hoàn toàn không xác thực được SPF, điều này còn tệ hơn là không có bản ghi nào.

DKIM — một bản ghi TXT hoặc CNAME chứa khóa công khai, để các máy chủ nhận có thể kiểm tra xem thư có thực sự đến từ nhà cung cấp của quý khách và không bị chỉnh sửa hay không. Đây là bản ghi đảm nhiệm nhiều việc nhất, và là bản ghi bắt buộc phải khớp để DMARC được thông qua.

Tên miền Return-path (bounce) — thường là một bản ghi CNAME. Bản ghi này thiết lập địa chỉ phong bì ẩn mà nhà cung cấp của quý khách dùng để thu nhận thư bị trả về (bounce). Không có bản ghi này, thư bị trả về sẽ đi đến một nơi quý khách không thể thấy và uy tín tên miền của quý khách sẽ suy giảm mà quý khách không hề hay biết.

DMARC — một bản ghi TXT tại _dmarc.yourdomain.com hướng dẫn các máy chủ nhận phải làm gì khi SPF và DKIM không khớp với dòng Người gửi của quý khách. Hãy bắt đầu với p=none trong khi quý khách kiểm tra xem mọi thứ đã thông qua chưa, sau đó chuyển sang p=quarantine và p=reject.

⚠️ Thay đổi DNS không có hiệu lực ngay lập tức. Hãy chờ tối đa một giờ trước khi kết luận có sự cố.

Sử dụng một tên miền phụ để gửi thư

Hãy gửi thư từ mail.yourdomain.com hoặc notifications.yourdomain.com, thay vì gửi trực tiếp từ yourdomain.com.

Lý do nằm ở danh tiếng gửi thư. Tên miền chính là tên miền mà email doanh nghiệp của quý khách sử dụng. Nếu một đợt gửi thư hàng loạt gặp sự cố, một tên miền phụ gửi thư riêng biệt sẽ giúp khoanh vùng thiệt hại — nhân viên của quý khách vẫn có thể gửi email cho khách hàng trong khi quý khách xử lý sự cố. Việc này cũng cho phép quý khách thiết lập các bản ghi DNS phục vụ việc gửi thư mà không làm ảnh hưởng đến các bản ghi mà hộp thư riêng của quý khách phụ thuộc vào.

Quý khách vẫn nhập một tên miền, chứ không phải một địa chỉ email, vào trường Send from this domain. Phần đứng trước ký tự @ sẽ được chọn tùy theo từng thông báo: biên nhận được gửi dưới dạng billing@, đặt lại mật khẩu là no-reply@, phản hồi phiếu hỗ trợ là support@.

Cách thức thiết lập hoạt động

1. Chọn nhà cung cấp của quý khách và dán thông tin xác thực của dịch vụ đó vào.
2. Nhấn Send test message. Chúng tôi sẽ gửi một email thực tế qua nhà cung cấp của quý khách đến một hộp thư đến do quý khách chỉ định, kèm theo một mã xác nhận bên trong.
3. Xem mã trong hộp thư đến đó và nhập mã vào.

Chỉ khi đó, thư của quý khách mới bắt đầu được gửi đi dưới danh nghĩa của quý khách.

⭐ Hãy sử dụng một hộp thư đến thuộc tên miền khác để thử nghiệm — một địa chỉ Gmail hoặc Outlook là lý tưởng nhất. Một bức thư chưa từng rời khỏi máy chủ của chính quý khách chứng minh được ít hơn rất nhiều so với một bức thư đã truyền qua internet và vượt qua bộ lọc thư rác của một bên khác.

Vì sao chúng tôi yêu cầu thư thử nghiệm phải thực sự được gửi tới đích

Bởi vì một nhà cung cấp chấp nhận thư rồi âm thầm hủy bỏ nó trông giống hệt một nhà cung cấp hoạt động bình thường. Một tài khoản Amazon SES hoàn toàn mới đang ở trong môi trường sandbox sẽ chấp nhận thư của quý khách nhưng không phân phối tới đâu cả. Một tên miền Mailgun chưa lan truyền xong DNS cũng xử lý tương tự. Một máy chủ chuyển tiếp SMTP phản hồi mã 250 rồi hủy thư cũng như vậy.

Nếu chúng tôi chuyển quyền gửi thư của quý khách ngay khi thông tin xác thực vừa được chấp nhận, điều đầu tiên quý khách nhận ra là khách hàng của mình đã ngừng nhận được mọi thông báo — và quý khách sẽ chỉ biết được điều đó từ một khách hàng, nhiều ngày sau đó. Mã xác nhận là bằng chứng cho thấy một bức thư đã rời khỏi nhà cung cấp của quý khách và đã đến nơi.

Điều gì xảy ra nếu nhà cung cấp của tôi ngừng hoạt động

Các thông báo của quý khách sẽ được ghi nhận là thất bại, được thử lại, và màn hình Email sending của quý khách sẽ chuyển sang màu đỏ cùng với thông báo lỗi từ chính nhà cung cấp của quý khách.

⛔ Chúng tôi không gửi các thư đó từ tên miền của chúng tôi để thay thế. Đó là chủ ý của hệ thống. Một cơ chế dự phòng âm thầm sẽ khiến một tài khoản thư bị lỗi vẫn hoạt động tạm ổn đến mức không ai sửa chữa nó — trong khi chúng tôi phải âm thầm chi trả chi phí. Vì vậy, sự cố cần phải hiển thị rõ ràng, và việc khắc phục là của quý khách, đó là cách duy nhất để nó được giải quyết dứt điểm.

Cho đến khi sự cố được khắc phục, khách hàng của quý khách sẽ không nhận được các thông báo đó. Mọi thứ vẫn được lưu trữ trong hộp thư bảng điều khiển của họ, và không có gì bị mất — nhưng xin quý khách hãy xử lý biểu ngữ màu đỏ tại đây như một vấn đề khẩn cấp.

Nếu tôi không làm gì thì sao?

Sẽ không có gì bị gián đoạn. Các thông báo của quý khách vẫn tiếp tục được gửi đi từ tên miền của chúng tôi, dưới danh nghĩa Zinn Digital®, và chúng tôi tiếp tục chi trả cho các thông báo đó. Khách hàng của quý khách chỉ đơn giản là thấy tên của chúng tôi thay vì tên của quý khách.

Gỡ bỏ thiết lập

Nhấn Disconnect. Thông tin xác thực đã lưu của quý khách sẽ bị xóa và các thông báo của quý khách sẽ quay trở lại gửi từ tên miền của chúng tôi kể từ bức thư tiếp theo. Quý khách có thể kết nối lại bất cứ lúc nào.