Gửi email từ tên miền của riêng bạn, trên tài khoản của riêng bạn

Mọi thông báo mà khách hàng của bạn nhận được — hóa đơn, yêu cầu đặt lại mật khẩu, phản hồi phiếu hỗ trợ, cập nhật dự án — đều được gửi đi qua một dịch vụ thư điện tử. Theo mặc định, dịch vụ đó là của chúng tôi, dòng Từ (From) hiển thị Zinn Digital®, và chúng tôi chịu chi phí cho việc đó.

Nếu bạn đang sử dụng gói đại lý hoặc nhà bán lại, bạn có thể thay thế bằng cách liên kết dịch vụ thư điện tử của riêng mình. Khi đó, khách hàng của bạn sẽ thấy tên miền của bạn trong dòng Từ (From), các phản hồi sẽ gửi lại cho bạn, và các thông báo được gửi đi trên tài khoản của bạn với nhà cung cấp của bạn.

Hãy thiết lập tính năng này tại mục Gửi email trong bảng điều khiển của bạn.

Tôi nên sử dụng nhà cung cấp nào?

Bất kỳ nhà cung cấp nào sau đây cũng hoạt động tốt. Hãy chọn nhà cung cấp mà bạn đã có sẵn tài khoản.

| Nhà cung cấp | Phù hợp nhất nếu | Hướng dẫn | | --- | --- | --- | | Mailgun | Bạn muốn có API và dung lượng gửi lớn | Thiết lập Mailgun | | SendGrid | Bạn đã sử dụng dịch vụ này cho email tiếp thị | Thiết lập SendGrid | | Postmark | Chỉ dành cho email giao dịch, khả năng gửi thành công cao nhất | Thiết lập Postmark | | Amazon SES | Bạn đã sử dụng AWS và muốn có mức giá thấp nhất | Thiết lập Amazon SES | | Resend | Bạn muốn cách thiết lập đơn giản nhất | Thiết lập Resend | | Máy chủ SMTP của riêng bạn | Bạn tự vận hành hạ tầng thư điện tử của mình | Thiết lập SMTP |

Nếu bạn không có ưu tiên nào và chưa có tài khoản sẵn có, Postmark là dịch vụ mà chúng tôi sẽ chọn cho email giao dịch: dịch vụ này từ chối gửi email tiếp thị, đó chính xác là lý do tại sao tỷ lệ gửi thành công của họ lại đạt mức như vậy.

Hãy thiết lập DNS trước tiên. Đó là phần lớn công việc.

Dù bạn chọn nhà cung cấp nào, ba bản ghi DNS giống nhau sẽ quyết định việc email của bạn đến nơi hay rơi vào hộp thư rác. Nhà cung cấp của bạn sẽ tạo ra các giá trị chính xác; bạn chỉ cần thêm chúng vào tên miền của mình.

SPF — một bản ghi TXT trên tên miền của bạn liệt kê những ai được phép gửi email thay mặt bạn. Nếu bạn đã có sẵn một bản ghi, bạn chỉ cần chỉnh sửa nó; tuyệt đối không thêm bản ghi thứ hai. Một tên miền có hai bản ghi SPF sẽ thất bại hoàn toàn trong việc kiểm tra SPF, điều này còn tồi tệ hơn việc không có bản ghi nào.

DKIM — một bản ghi TXT hoặc CNAME chứa khóa công khai (public key), để các máy chủ nhận thư có thể kiểm tra xem thông điệp thực sự đến từ nhà cung cấp của bạn và không bị chỉnh sửa. Đây là bản ghi đóng vai trò quan trọng nhất, và nó phải khớp thì DMARC mới vượt qua được kiểm tra.

Tên miền đường dẫn trả về (Return-path/bounce domain) — thường là một bản ghi CNAME. Nó thiết lập địa chỉ phong bì ẩn mà nhà cung cấp của bạn sử dụng để thu thập các email bị trả về (bounce). Nếu không có bản ghi này, các email bị trả về sẽ đi đến nơi bạn không thể nhìn thấy và uy tín tên miền của bạn sẽ suy giảm mà bạn không hề hay biết.

DMARC — một bản ghi TXT tại _dmarc.yourdomain.com hướng dẫn các máy chủ nhận thư phải làm gì khi SPF và DKIM không khớp với dòng Từ (From) của bạn. Hãy bắt đầu với p=none trong khi bạn kiểm tra xem mọi thứ đều vượt qua, sau đó chuyển sang p=quarantine và p=reject.

⚠️ Các thay đổi DNS không có hiệu lực tức thì. Hãy cho hệ thống tối đa một giờ trước khi bạn kết luận có điều gì đó không ổn.

Sử dụng tên miền phụ để gửi email

Hãy gửi từ mail.yourdomain.com hoặc notifications.yourdomain.com, chứ không gửi trực tiếp từ yourdomain.com.

Lý do là vấn đề uy tín. Tên miền chính là tên miền mà email doanh nghiệp của bạn đang sử dụng. Nếu việc gửi hàng loạt gặp sự cố, một tên miền phụ gửi email riêng biệt sẽ giới hạn phạm vi thiệt hại — nhân viên của bạn vẫn có thể gửi email cho khách hàng trong lúc bạn xử lý sự cố. Việc này cũng cho phép bạn thiết lập các bản ghi DNS dùng để gửi thư mà không làm ảnh hưởng đến các bản ghi mà hộp thư của chính bạn đang phụ thuộc vào.

Bạn vẫn điền tên miền thay vì một địa chỉ cụ thể vào trường Gửi từ tên miền này. Phần đứng trước ký tự @ sẽ được chọn tùy theo từng loại thông điệp: biên nhận được gửi dưới dạng billing@, yêu cầu đặt lại mật khẩu dưới dạng no-reply@, phản hồi phiếu hỗ trợ dưới dạng support@.

Cách thức hoạt động của quá trình thiết lập

1. Chọn nhà cung cấp của bạn và dán thông tin xác thực của họ vào.
2. Nhấn vào Gửi tin nhắn thử nghiệm. Chúng tôi sẽ gửi một email thực tế thông qua nhà cung cấp của bạn, đến một hộp thư đến do bạn chỉ định, bên trong có chứa một mã xác thực.
3. Đọc mã từ hộp thư đến đó và nhập mã vào.

Chỉ khi đó, email của bạn mới bắt đầu được gửi đi dưới danh nghĩa của bạn.

⭐ Hãy sử dụng hộp thư đến trên một tên miền khác cho bài kiểm tra — một địa chỉ Gmail hoặc Outlook là lựa chọn lý tưởng. Một thông điệp không bao giờ rời khỏi máy chủ của chính bạn sẽ chứng minh được rất ít điều so với một thông điệp đã vượt qua mạng internet và lọt qua bộ lọc thư rác của một bên khác.

Tại sao chúng tôi kiên quyết yêu cầu thông điệp thử nghiệm phải thực sự đến nơi

Bởi vì một nhà cung cấp chấp nhận một thông điệp rồi âm thầm làm rơi mất nó sẽ trông giống hệt với một nhà cung cấp hoạt động bình thường. Một tài khoản Amazon SES hoàn toàn mới đang ở trạng thái hộp cát (sandbox) sẽ chấp nhận thông điệp của bạn và không chuyển đi đâu cả. Một tên miền Mailgun có DNS chưa được truyền tải (propagate) cũng sẽ làm như vậy. Tương tự đối với một chuyển tiếp SMTP trả về mã 250 rồi vứt bỏ thông điệp.

Nếu chúng tôi chuyển đổi tính năng gửi email ngay vào khoảnh khắc thông tin xác thực của bạn được chấp nhận, điều đầu tiên bạn nhận ra sẽ là khách hàng của bạn ngừng nhận được mọi thứ — và bạn sẽ biết điều đó từ một khách hàng, vài ngày sau đó. Đoạn mã chính là bằng chứng cho thấy một thông điệp đã rời khỏi nhà cung cấp của bạn và đã hạ cánh thành công.

Điều gì xảy ra nếu nhà cung cấp của tôi ngừng hoạt động

Các thông báo của bạn sẽ được ghi nhận là thất bại, được thử lại, và màn hình Gửi email của bạn sẽ chuyển sang màu đỏ cùng với thông báo lỗi của chính nhà cung cấp đó hiển thị trên màn hình.

⛔ Chúng tôi sẽ không gửi chúng từ tên miền của mình để thay thế. Đó là chủ ý. Việc tự động chuyển đổi dự phòng một cách âm thầm sẽ khiến một tài khoản email bị hỏng vẫn tiếp tục hoạt động đủ tốt để không ai thèm sửa chữa — trong khi chúng tôi vẫn phải lặng lẽ chi trả chi phí cho nó. Do đó, lỗi sẽ hiển thị rõ ràng và đó là trách nhiệm của bạn để khắc phục, đó cũng là cách duy nhất để sự cố được giải quyết.

Cho đến khi sự cố được khắc phục, khách hàng của bạn sẽ không nhận được các thông báo đó. Mọi thứ vẫn nằm trong hộp thư đến trên bảng điều khiển của họ và không có gì bị mất đi — nhưng hãy xem một banner màu đỏ ở đây là vấn đề khẩn cấp.

Điều gì xảy ra nếu tôi không làm gì cả?

Không có gì bị hỏng cả. Các thông báo của bạn vẫn tiếp tục được gửi đi từ tên miền của chúng tôi, với tư cách là Zinn Digital®, và chúng tôi tiếp tục chi trả chi phí cho chúng. Khách hàng của bạn đơn giản là sẽ nhìn thấy tên của chúng tôi thay vì tên của bạn.

Gỡ bỏ

Nhấn vào Ngắt kết nối. Thông tin xác thực đã lưu của bạn sẽ bị xóa và các thông báo của bạn sẽ quay trở lại gửi từ tên miền của chúng tôi kể từ thông điệp tiếp theo. Bạn có thể kết nối lại bất cứ lúc nào.