Đề xuất: từ báo giá đến một dự án có trả phí

Soạn đề xuất

Mở Invoicing → Proposals và chọn New proposal. Cho biết đề xuất này dành cho ai — bất kỳ địa chỉ email nào cũng được, và họ không cần có tài khoản — sau đó thêm các mục: tên, mô tả tùy chọn, số lượng và đơn giá. Chọn mức thuế suất áp dụng; mức thuế mặc định của quý vị sẽ được sử dụng nếu quý vị không chọn mức nào. Lưu dưới dạng bản nháp cho đến khi hoàn chỉnh.

Gửi và gửi lại

Send sẽ gửi email cho khách hàng của quý vị kèm liên kết riêng tư dẫn đến đề xuất bằng chính ngôn ngữ của họ. Không có thông tin nào ở chế độ công khai.

Nếu họ yêu cầu thay đổi, hoặc quý vị phát hiện ra lỗi, hãy chỉnh sửa và gửi phiên bản cập nhật. Hai điều sẽ diễn ra: họ nhận được email mới, và liên kết trong email trước đó sẽ ngừng hoạt động, vì vậy không ai có thể chấp nhận phiên bản mà quý vị đã thay thế. Khách hàng sẽ không thấy các nội dung chỉnh sửa của quý vị cho đến khi quý vị gửi.

Nếu khách hàng làm mất email, Send a new link sẽ thay thế liên kết mà không làm thay đổi đề xuất.

Khi họ phản hồi

Từ liên kết, khách hàng của quý vị có thể chấp nhận (họ nhập tên và xác nhận), yêu cầu thay đổi (quý vị sẽ nhận được email về nội dung họ yêu cầu, và đề xuất được đánh dấu là Changes requested), hoặc từ chối. Quý vị có thể rút lại đề xuất mà họ chưa chấp nhận.

Không thể chỉnh sửa đề xuất đã được chấp nhận. Phiên bản họ đã chấp nhận chính là thỏa thuận. Đối với công việc mới, hãy soạn một đề xuất mới.

Hóa đơn

Việc chấp nhận sẽ tự động tạo một hóa đơn, theo chuỗi số của quý vị, với mức thuế suất của quý vị, và khách hàng sẽ thấy nút Pay invoice ngay lập tức. Tiền sẽ được chuyển vào tài khoản thanh toán đã kết nối của quý vị — xem Taking payment from your clients. Nếu khách hàng thanh toán bằng cách khác, hãy ghi nhận khoản thanh toán trên hóa đơn như quý vị vẫn làm với bất kỳ hóa đơn nào khác.

Đề xuất có tổng giá trị bằng không sẽ không tạo hóa đơn: dự án sẽ bắt đầu ngay khi được chấp nhận.

Dự án

Ngay khi hóa đơn được thanh toán, một bảng dự án sẽ được tạo cho quý vị trong mục Boards:

• một thẻ cho mỗi hạng mục họ đã chấp nhận, trong mục In progress;
• một thẻ Messages — các bình luận trong đó là cuộc trao đổi với khách hàng của quý vị.

Liên kết của khách hàng sẽ trở thành phòng dự án của họ. Họ thấy trạng thái của từng phần công việc, có thể nhắn tin cho quý vị và chia sẻ tệp với quý vị. Quý vị trả lời bằng cách bình luận trên thẻ Messages, và các tệp họ chia sẻ sẽ xuất hiện trên đó sau khi được quét vi-rút. Hãy di chuyển các thẻ trên bảng khi công việc tiến triển và khách hàng của quý vị sẽ thấy được tiến độ. Khi công việc hoàn tất, hãy mở đề xuất và chọn Mark project complete.