Viết bản đề xuất
Mở Lập hóa đơn → Bản đề xuất và chọn Bản đề xuất mới. Chỉ định người nhận — bất kỳ địa chỉ email nào cũng được và họ không cần có tài khoản — sau đó thêm các mục: tên, mô tả tùy chọn, số lượng và đơn giá. Chọn thuế suất cần áp dụng; mức mặc định của bạn sẽ được sử dụng nếu bạn không chọn gì. Lưu lại dưới dạng bản nháp cho đến khi hoàn chỉnh.
Gửi, và gửi lại
Nút Gửi sẽ gửi qua email cho khách hàng của bạn một liên kết riêng tư dẫn đến bản đề xuất bằng ngôn ngữ của chính họ. Không có thông tin nào về bản đề xuất được công khai.
Nếu họ yêu cầu thay đổi hoặc bạn phát hiện ra lỗi, hãy chỉnh sửa và gửi phiên bản đã cập nhật. Hai việc sẽ xảy ra: họ nhận được một email mới và liên kết trong email trước đó sẽ ngừng hoạt động, do đó không ai có thể chấp nhận phiên bản mà bạn đã thay thế. Các chỉnh sửa của bạn sẽ không hiển thị với họ cho đến khi bạn gửi đi.
Nếu khách hàng làm mất email, nút Gửi liên kết mới sẽ thay thế liên kết mà không làm thay đổi bản đề xuất.
Khi họ phản hồi
Từ liên kết, khách hàng của bạn có thể chấp nhận (họ nhập tên và xác nhận), yêu cầu thay đổi (bạn sẽ nhận được email về những gì họ yêu cầu và bản đề xuất được đánh dấu là Đã yêu cầu thay đổi), hoặc từ chối. Bạn có thể thu hồi một bản đề xuất mà họ chưa chấp nhận.
Bản đề xuất đã được chấp nhận thì không thể chỉnh sửa. Phiên bản mà họ chấp nhận chính là thỏa thuận. Đối với công việc mới, hãy viết một bản đề xuất mới.
Hóa đơn
Việc chấp nhận sẽ tự động tạo ra một hóa đơn theo chuỗi số của riêng bạn, với mức thuế suất của bạn, và khách hàng sẽ được hiển thị ngay nút Thanh toán hóa đơn. Tiền sẽ chuyển vào tài khoản thanh toán đã kết nối của bạn — hãy xem phần Nhận thanh toán từ khách hàng của bạn. Nếu khách hàng thanh toán bằng phương thức khác, hãy ghi nhận khoản thanh toán đó vào hóa đơn như với bất kỳ hóa đơn nào khác.
Bản đề xuất có tổng tiền bằng không sẽ không tạo ra hóa đơn nào: dự án sẽ bắt đầu ngay khi được chấp nhận.
Dự án
Ngay sau khi hóa đơn được thanh toán, một bảng dự án sẽ được tạo sẵn cho bạn trong mục Bảng:
- một thẻ cho mỗi mục họ đã chấp nhận, nằm trong cột Đang thực hiện;
- một thẻ Tin nhắn — các bình luận trong thẻ này chính là cuộc trò chuyện với khách hàng của bạn.
Liên kết của khách hàng sẽ trở thành phòng dự án của họ. Họ có thể xem trạng thái của từng phần công việc, nhắn tin cho bạn và chia sẻ tệp với bạn. Bạn trả lời bằng cách bình luận trên thẻ Tin nhắn, và các tệp họ chia sẻ sẽ xuất hiện trên thẻ này sau khi được kiểm tra vi-rút. Di chuyển các thẻ trên bảng khi công việc tiến triển và khách hàng của bạn sẽ thấy tiến độ đó. Khi công việc hoàn tất, hãy mở bản đề xuất và chọn Đánh dấu dự án hoàn thành.