Quản lý công việc của khách hàng trên bảng

Một bảng là một quy trình làm việc duy nhất với công tắc hiển thị trên từng phần của nó. Ý tưởng cốt lõi đó chính là điều giúp bạn có thể sử dụng bảng ngay cả khi có mặt khách hàng trong phòng, vì vậy rất đáng để bạn dành ra hai phút trước khi bắt đầu.

Tạo bảng

Bảng mới, hãy đặt tên bảng theo công việc thay vì tên khách hàng — "Ra mắt lại trang web" sẽ hiển thị trong liên kết được chia sẻ rõ ràng hơn so với "Acme" — và trỏ bảng tới tổ chức của khách hàng nếu đó là công việc của họ. Bảng được tạo sẵn với một quy trình hoạt động mà bạn có thể đổi tên hoặc thay thế.

Để trống phần khách hàng đối với công việc nội bộ: hoạt động tiếp thị riêng của bạn, quy trình tiếp nhận nhân viên mới, quy trình tuyển dụng. Không có điều gì ở bảng bắt buộc phải có khách hàng.

Quyết định những gì khách hàng nhìn thấy, theo từng mục

Các cột, thẻ và bình luận đều có chế độ hiển thị riêng, và quy tắc ở đây là phép và: một thẻ chỉ hiển thị với khách hàng khi cả thẻ và cột chứa thẻ đó đều hiển thị với khách hàng. Điều đó có nghĩa là việc chuyển một thẻ đã chia sẻ vào một cột nội bộ sẽ đưa thẻ đó ra khỏi bảng của khách hàng mà bạn không cần phải nhớ chỉnh sửa lại cài đặt của thẻ.

Quy trình thực tế mang lại hiệu quả:

• Đặt các giai đoạn bàn giao hiển thị với khách hàng, để họ có thể theo dõi tiến độ.
• Giữ cột Backlog hoặc Triage ở chế độ nội bộ, để những công việc mới hình thành một nửa không hiển thị như một lời hứa hẹn.
• Để các thẻ riêng lẻ ở chế độ nội bộ theo mặc định và chia sẻ khi chúng đã sẵn sàng.

Đặt câu hỏi cho khách hàng

Hãy hỏi ngay trên chính thẻ mà câu hỏi đó thuộc về. Câu hỏi sẽ chờ họ trên bảng của họ cùng với công việc liên quan, thay vì trở thành một chuỗi email mà không ai có thể tìm thấy sau ba tuần. Khi họ phản hồi, câu trả lời sẽ nằm lại cùng thẻ mãi mãi, và đó chính là phần giúp bạn tiết kiệm thời gian về sau.

Cho phép họ gửi yêu cầu

Hãy tạo cho bảng một cột tiếp nhận và khách hàng có tài khoản có thể tạo thẻ trong đó — và chỉ trong cột đó mà thôi. Điều đó mang lại cho họ một nơi cụ thể để đưa vào yêu cầu "bạn có thể làm thêm việc X không" mà bạn không cần phải tiếp nhận nó trên năm kênh khác nhau, đồng thời không bao giờ để họ thả công việc vào giữa quy trình của bạn.

Lưu trữ, và lý do tính năng này không làm bạn tốn chi phí

Hãy lưu trữ bảng khi dự án kết thúc. Bảng, các thẻ, các câu hỏi và mọi câu trả lời vẫn có thể đọc được — bản ghi về những gì đã được bàn giao thường là thứ mà một năm sau sẽ có người hỏi đến.

Một bảng đã lưu trữ không tính vào giới hạn bảng của bạn. Việc lưu giữ hồ sơ là miễn phí; bạn không bao giờ phải xóa lịch sử của khách hàng để giải phóng dung lượng.

Ai đã làm gì, và vào lúc nào

Mỗi thẻ đều ghi rõ ai đã tạo, ai đã thay đổi lần cuối và vào thời gian nào. Về phía khách hàng, công việc từ đội ngũ của bạn được ghi nhận dưới tên công ty của bạn thay vì một cá nhân — nhân viên của bạn không bị hiển thị công khai, và khách hàng không bao giờ biết được thành viên nào của bạn đã viết nội dung gì.