Chạy công việc của khách hàng trên bảng

Bảng là một chuỗi công việc với công tắc hiển thị trên mọi phần của nó. Chính ý tưởng đó làm cho nó có thể sử dụng được khi có khách hàng ở cùng phòng, vì vậy nó đáng giá hai phút trước khi bạn bắt đầu.

Tạo bảng

Bảng mới, hãy đặt tên theo công việc thay vì khách hàng — "Ra mắt trang web" trông đẹp hơn trong một liên kết được chia sẻ so với "Acme" — và hướng nó về phía tổ chức của khách hàng nếu đó là công việc của họ. Nó xuất hiện với một chuỗi công việc có sẵn mà bạn có thể đổi tên hoặc thay thế.

Để trống phần khách hàng đối với công việc nội bộ: hoạt động tiếp thị của riêng bạn, quá trình tiếp nhận nhân viên mới, một chuỗi tuyển dụng. Không có gì về bảng yêu cầu phải có khách hàng.

Quyết định những gì khách hàng nhìn thấy, cho từng mục

Cột, thẻ và bình luận đều có chế độ hiển thị riêng, và quy tắc ở đây là và: một thẻ chỉ hiển thị với khách hàng nếu cả thẻ và cột chứa nó đều hiển thị với khách hàng. Điều đó có nghĩa là việc di chuyển một thẻ được chia sẻ vào cột nội bộ sẽ ẩn nó khỏi bảng của khách hàng mà bạn không cần phải nhớ thay đổi cả thẻ đó.

Mô hình thực tế hiệu quả:

• Làm cho các giai đoạn bàn giao của bạn hiển thị với khách hàng, để họ có thể theo dõi tiến độ.
• Giữ cột Hàng đợi hoặc Phân loại ở chế độ nội bộ, để công việc chưa thành hình không xuất hiện giống như một lời hứa.
• Để các thẻ riêng lẻ ở chế độ nội bộ theo mặc định và chia sẻ chúng khi chúng đã thực tế.

Đặt câu hỏi cho khách hàng

Hãy hỏi trên thẻ mà câu hỏi đó thuộc về. Câu hỏi sẽ đợi họ trên bảng của họ cùng với công việc liên quan, thay vì nằm trong một chuỗi email mà không ai tìm thấy sau ba tuần. Khi họ trả lời, câu hỏi và câu trả lời sẽ nằm gắn liền với thẻ mãi mãi, đó là điểm giúp ích cho bạn sau này.

Cho phép họ đưa ra yêu cầu

Cung cấp cho bảng một cột tiếp nhận và khách hàng có quyền truy cập có thể tạo thẻ trong đó — và chỉ trong đó. Điều đó cung cấp cho họ một nơi thực tế để đưa ra yêu cầu "bạn có thể làm thêm X không" mà bạn không phải xử lý qua năm kênh khác nhau, và nó ngăn chặn việc họ đưa công việc vào giữa chuỗi quy trình của bạn.

Lưu trữ, và lý do tại sao nó không tốn phí của bạn

Lưu trữ bảng khi dự án kết thúc. Bảng, các thẻ, câu hỏi và mọi câu trả lời vẫn có thể đọc được — hồ sơ về những gì đã được bàn giao thường là thứ mà ai đó sẽ hỏi đến sau một năm.

Một bảng đã lưu trữ không tính vào giới hạn bảng của bạn. Việc lưu giữ hồ sơ của bạn là miễn phí; bạn không bao giờ phải xóa lịch sử của khách hàng chỉ để lấy chỗ trống.

Ai đã làm gì, và khi nào

Mỗi thẻ đều ghi nhận người đã tạo, người thay đổi lần cuối và thời gian. Phía bên phía khách hàng, công việc từ nhóm của bạn sẽ được quy cho tên đại lý của bạn thay vì cho một cá nhân — nhân viên của bạn không bị lộ danh tính, và khách hàng sẽ không bao giờ biết được nhân viên nào của bạn đã viết cái gì.