Виставлення рахунків клієнтам за ваш час

Реєструйте години, встановлюйте їхню вартість та перетворюйте їх на рахунок — на вимогу, в певний день місяця або в той момент, коли сума досягне обраного вами значення.

Облік часу відповідає на одне запитанню — за що ми виставляємо рахунок цьому клієнту цього місяця? — і відповідає на нього без потреби переписувати табель обліку робочого часу в рахунок.

Реєстрація часу

Час і рахунки → Табель. Виберіть проєкт, вкажіть тривалість, опишіть виконану роботу.

Тривалість читається так, як ви її запишете: 1:30, 90m, 1h 30 та 2h означають одне й те саме. Число без позначення — це хвилини — 45 означає три чверті години, а не сорок п'ять годин.

Зніміть прапорець До оплати для внутрішньої роботи. Вона все одно відображатиметься у ваших звітах, тож ви зможете бачити, куди насправді пішов тиждень; вона просто ніколи не потрапить до рахунка.

Установлення вартості години

Тарифи. Перемагає найбільш конкретний тариф:

тариф за завдання перемагає тариф за проєкт перемагає тариф за клієнтом перемагає ваш тариф за замовчуванням

Тому встановіть один тариф за замовчуванням, і можна працювати. Додайте тариф за клієнтом, якщо для певного клієнта діють інші умови, і тариф за завданням, якщо це стосується певного виду роботи.

Тарифи застосовуються до роботи, виконаної в день або після їх дати початку. Це означає, що підвищення тарифу ніколи не перераховує вартість роботи, яку ви вже виконали — минулий місяць залишається за тарифом минулого місяця, який і було показано вашому клієнту.

Фіксована ціна за всю роботу

Виберіть Фіксована ціна за всю роботу замість погодинної ставки та встановіть її для завдання. За неї виставляється рахунок один раз, хоч скільки годин на це піде. Години все одно реєструються, тож згодом ви зможете побачити, у скільки вам насправді обійшлася робота — це число покаже, чи варто наступного разу називати іншу ціну.

Години без тарифу

Робота без тарифу відображається як Без ціни і не вноситься до рахунка. Нічого не втрачено: встановіть тариф, і він підтягнеться в наступний рахунок. За нього ніколи не виставляється нульова сума, оскільки це назавжди вивело б його з пулу.

Перетворення на рахунок

Розрахунки показують, скільки кожен клієнт винен за роботу, яку ви зареєстрували і за яку ще не виставили рахунок. Натисніть Створити проєкт рахунка, і він перетвориться на чернетку у вашому пакеті виставлення рахунків — на чернетку, а не на надісланий рахунок. Перегляньте її, відредагуйте, додайте все необхідне і надішліть, коли будете готові.

Або налаштуйте автоматичне створення

Налаштуйте це один раз для кожного клієнта або встановіть один тариф за замовчуванням для всіх, кого ви не вказали окремо:

| | | |---|---| | Лише за моєю командою | нічого не відбувається, доки ви не натиснете кнопку | | Одразу, у міру обліку часу | чернетка з'являється за лічені секунди після внесення запису | | У визначений день місяця | чернетка щомісяця у вибраний вами день | | Коли невиставлена робота досягає певної суми | чернетка щойно загальна сума перевищує ваше значення |

Дні тривають від 1 до 28. 29-те, 30-те та 31-те числа є не в кожному місяці, тому розклад, налаштований на 31-ше число, мовчки пропустив би лютий та ще чотири місяці — для варіанта «наприкінці місяця» використовуйте 28.

Що вже виставлено в рахунок, а що ще ні

Історія містить перелік усіх рахунків, виставлених на основі зареєстрованого часу, із зазначенням періоду, годин та суми. Звіти розбивають період за співробітниками, за клієнтами та за проєктами, а також розділяють три речі, які легко переплутати:

Виставлено в рахунок — зафіксовано в рахунку та на документі.
Ще не виставлено в рахунок — оплачувана робота, за яку ви ще не виставили рахунок. Це число, за яким варто стежити.
Внутрішня робота — робота, за яку ви вирішили не стягувати плату.

Чого не може статися

Година виставляється в рахунок один раз. Повторне натискання кнопки Створити проєкт рахунка не створює другий рахунок, як і спрацьовування розкладу в момент, коли ви вже виставляєте рахунок цьому клієнту вручну.

Якщо ви анулюєте чернетку, охоплені нею години одразу повертаються до пулу невиставлених і можуть бути знову включені до рахунка — нічого не втрачено.

А щойно за час виставлено рахунок, ви не можете його редагувати чи видаляти, оскільки ваш клієнт має на руках документ, у якому зазначено інше. Анулюйте чернетку, змініть запис і виставте рахунок знову.