Wykonuj pracę dla klientów na tablicy

Tablica to jeden potok pracy z przełącznikiem widoczności na każdym jego etapie. Ta jedna zasada sprawia, że można z niej korzystać w obecności klienta, więc warto poświęcić dwie minuty przed rozpoczęciem.

Utwórz tablicę

Nowa tablica – nazwij ją zgodnie z zakresem prac, a nie nazwą klienta (np. "Rekomendacja strony" wygląda lepiej w udostępnionym linku niż "Acme") – i przypisz ją do organizacji klienta, jeśli prace dotyczą jej projektu. Tablica pojawia się z gotowym potokiem, który możesz przemianować lub zastąpić.

Pozostaw pole klienta puste w przypadku prac wewnętrznych: własnego marketingu, wdrażania pracowników czy procesu rekrutacji. Żaden element tablice nie wymaga klienta.

Zdecyduj, co widzi klient – osobno dla każdego elementu

Kolumny, karty i komentarze mają własne ustawienia widoczności, a obowiązującą regułą jest i: karta jest widoczna dla klienta tylko wtedy, gdy karta oraz kolumna, w której się znajduje, są widoczne dla klienta. Oznacza to, że przeniesienie udostępnionej karty do kolumny wewnętrznej ukrywa ją przed klientem bez konieczności pamiętania o zmianie ustawień samej karty.

Sprawdzony wzorzec postępowania:

• Uwidocznij etapy realizacji dla klienta, aby mógł śledzić postępy prac.
• Utrzymuj kolumnę Zaległości lub Triaż jako wewnętrzną, aby niedokończone zadania nie były traktowane

jak złożona obietnica.

• Pozostaw poszczególne karty jako wewnętrzne domyślnie i udostępniaj je dopiero wtedy, gdy są gotowe.

Zadaj klientowi pytanie

Zadaj je bezpośrednio na karcie, której dotyczy. Pytanie będzie czekać na klienta na jego tablicy wraz z powiązanym zadaniem, zamiast ginąć w wątku mailowym, którego nikt nie potrafi znaleźć po trzech tygodniach. Kiedy klient odpowie, odpowiedź zostanie powiązana z kartą na zawsze – i to jest właśnie element, który oszczędzi Ci problemów w przyszłości.

Pozwól im zgłaszać zapytania

Wyznacz na tablicy jedną kolumnę przyjmowania zgłoszeń, w której klient posiadający dostęp może utworzyć kartę – i to wyłącznie w niej. Dzięki temu zyskują konkretne miejsce na zgłoszenia typu "czy możecie zrobić także X", a Ty nie musisz ich obsługiwać w pięciu różnych kanałach. Ponadto uniemożliwia to klientowi umieszczanie zadań w środku Twojego potoku pracy.

Archiwizacja i dlaczego nic nie kosztuje

Zarchiwizuj tablicę po zakończeniu projektu. Tablica, jej karty, pytania oraz wszystkie odpowiedzi pozostają dostępne do odczytu – rejestr dostarczonych elementów to często rzecz, o którą ktoś pyta rok później.

Zarchiwizowana tablica nie wlicza się do limitu tablic. Zachowanie dokumentacji jest bezpłatne; nigdy nie musisz usuwać historii klienta, aby zrobić miejsce na nowe.

Kto i co zrobił oraz kiedy

Każda karta zawiera informacje o tym, kto ją utworzył, kto ostatnio ją zmodyfikował oraz kiedy to nastąpiło. Po stronie klienta praca wykonana przez Twój zespół jest przypisywana do Twojej agencji z nazwy, a nie do konkretnej osoby – Twoi pracownicy nie są eksponowani, a klient nigdy nie dowie się, który z Twoich pracowników napisał dane słowa.