Prowadź pracę dla klientów na tablicy

Tablica to jeden proces roboczy z przełącznikiem widoczności dla każdego z jego elementów. Ta jedna idea sprawia, że nadaje się ona do użytku w obecności klienta, dlatego warto poświęcić jej dwie minuty przed rozpoczęciem pracy.

Tworzenie tablicy

Nowa tablica — proszę nazwać ją na podstawie wykonywanych prac, a nie nazwy klienta (nazwa „Wznowienie witryny” wygląda lepiej w udostępnionym linku niż „Acme”) i przypisać ją do organizacji klienta, jeśli prace są realizowane na jego rzecz. Zostanie utworzona z działającym procesem roboczym, który można zmienić lub zastąpić.

W przypadku prac wewnętrznych należy pozostawić pole klienta puste: dotyczy to własnego marketingu, wdrożenia czy procesu rekrutacji. Żaden element tablicy nie wymaga przypisania klienta.

Ustalanie widoczności elementów dla klienta

Kolumny, karty i komentarze mają własne ustawienia widoczności, a reguła opiera się na warunku i: karta jest widoczna dla klienta tylko wtedy, gdy zarówno karta, jak i kolumna, w której się znajduje, są widoczne dla klienta. Oznacza to, że przeniesienie udostępnionej karty do kolumny wewnętrznej usuwa ją z tablicy klienta bez konieczności pamiętania o zmianie ustawień samej karty.

Praktyczny, sprawdzony schemat:

• Proszę ustawić etapy realizacji jako widoczne dla klienta, aby umożliwić mu śledzenie postępów.
• Kolumnę Backlog lub Weryfikacja należy zachować jako wewnętrzną, aby niedopracowane zadania nie wyglądały jak zobowiązanie.
• Domyślnie pojedyncze karty powinny pozostać wewnętrzne i być udostępniane dopiero wtedy, gdy nabiorą konkretnego kształtu.

Zadawanie pytań klientowi

Pytania należy zadawać bezpośrednio na powiązanej z nimi karcie. Pytanie będzie czekać na klienta na jego tablicy wraz z zadaniem, którego dotyczy, zamiast tworzyć wątek e-mail, którego nikt nie zdoła odnaleźć po trzech tygodniach. Gdy klient odpowie, odpowiedź pozostanie na stałe powiązana z kartą — to właśnie ten element pozwoli Państwu zaoszczędzić czas w przyszłości.

Umożliwienie zgłaszania wniosków

Dodanie do tablicy jednej kolumny zgłoszeń pozwoli klientowi z wykupionym dostępem tworzyć w niej — i wyłącznie w niej — nowe karty. Daje to klientowi konkretne miejsce na zapytania typu „czy możecie zrobić też X”, dzięki czemu nie trzeba ich obsługiwać w pięciu różnych kanałach, a klient nigdy nie umieści zadania w środku Państwa procesu roboczego.

Archiwizacja i brak dodatkowych kosztów

Po zakończeniu projektu tablicę można zarchiwizować. Tablica, jej karty, pytania oraz każda odpowiedź pozostają czytelne — zapis zrealizowanych prac to często kwestia, o którą ktoś pyta rok później.

Zarchiwizowana tablica nie wlicza się do limitu tablic. Przechowywanie historii jest bezpłatne; nigdy nie zajdzie potrzeba usuwania historii klienta, aby zwolnić miejsce.

Kto, co i kiedy wykonał

Każda karta zawiera informacje o tym, kto ją utworzył, kto ostatnio ją zmodyfikował oraz kiedy to nastąpiło. Po stronie klienta praca wykonana przez Państwa zespół jest przypisywana z nazwy do Państwa agencji, a nie do konkretnej osoby — pracownicy nie są ujawniani, a klient nigdy nie dowie się, który członek zespołu sporządził dany wpis.