Befizetés rögzítése
Amikor egy ügyfél fizet, rögzítse azt. A részletfizetés teljesen megszokott — rögzítse a beérkezett összeget, és a számla mutatni fogja a fennmaradó tartozást, ahelyett hogy választásra kényszerítené a „fizetve” és a „kifizetetlen” lehetőségek között, amikor egyik sem fedi a valóságot.
A fizetési hivatkozáson keresztül kiegyenlített számla automatikusan rögzíti magát; Önnek csak azokat a befizetéseket kell rögzítenie, amelyek egyéb módon, például banki átutalással érkeztek.
Lejárt
Egy számla akkor minősül lejártnak, ha a fizetési határideje elmúlt, és még nem rendezték. A rendszer ezt a megtekintés pillanatában számítja ki, így a képernyő megnyitásakor azonnal a helyes állapot látható, és soha nincs szükség éjszakai háttérfolyamatra a frissítéshez.
Érvénytelenítés
Érvénytelenítse azt a számlát, amelyet nem lett volna szabad kiállítania. A sorszám foglalt marad, a bizonylat érvénytelenként megjelölve megmarad az előzményekben, és a rendszer nem számolja bele a kintlévőségeibe. Ne törölje és ne számozza újra — a számsorban hiányzó sorszám az első dolog, amire egy adóellenőr rákérdez, és tizenegy hónap múlva már nem fog emlékezni az okára.
Ha a munkát ténylegesen elvégezte, és az ügyfél egyszerűen nem hajlandó fizetni, az nem érvénytelenítés, hanem kétes követelés, és a könyvelője elvárja majd, hogy ekként kezeljék.
Előzmények
Minden ügyfél képernyője megjeleníti az összes eddig kiállított számlát, a fennálló tartozást, valamint azt, hogy az ügyfél általában milyen gyorsan fizet. Ez az utolsó adat különösen hasznos annak eldöntésekor, hogy kérjen-e előre fizetést.