Evidentiranje uplate
Kada klijent plati, evidentirajte to. Djelomične uplate su uobičajene — zabilježite iznos koji je pristigao i račun će prikazati preostali dug, umjesto da vas prisiljava na odabir između „plaćeno” i „neplaćeno” kada nijedno nije točno.
Račun plaćen putem poveznice za plaćanje evidentira se sam; vi unosite samo uplate koje su pristigle na drugi način, poput bankovnog prijenosa.
Dospjelo
Račun je dospio kada prođe njegov datum dospijeća, a račun nije podmiren. To se izračunava u trenutku pregleda, tako da je podatak točan čim otvorite zaslon i nikada nije potreban noćni zadatak za ažuriranje.
Storniranje
Stornirajte račun koji niste trebali izdati. Broj ostaje iskorišten, dokument ostaje u povijesti označen kao storniran i prestaje se uračunavati u iznos koji vam se duguje. Nemojte brisati i ponovno numerirati — nedostajući broj u nizu prvo je što porezni inspektor pita, a vi se za jedanaest mjeseci nećete sjećati zašto nedostaje.
Ako je posao doista obavljen, a klijent jednostavno odbija platiti, riječ je o nenaplativom potraživanju, a ne o storniranju, i vaš će knjigovođa tražiti da se to tako i tretira.
Povijest
Zaslon svakog klijenta prikazuje sve što ste mu ikada fakturirali, nepodmireni iznos te koliko brzo obično plaća. Ta posljednja brojka je korisna pri donošenju odluke trebate li zatražiti plaćanje unaprijed.