Izdavanje računa klijentima za vaše vrijeme

Evidencija radnog vremena odgovara na jedno pitanje — što ovom klijentu fakturiramo za ovaj mjesec? — i na njega odgovara bez potrebe da itko ponovno prepisuje evidenciju u račun.

Zabilježite vrijeme

Vrijeme i naplata → Evidencija radnog vremena. Odaberite projekt, navedite koliko je trajalo i opišite što ste radili.

Trajanja se očitavaju onako kako biste ih i napisali: 1:30, 90m, 1h 30 i 2h znače potpuno isto. Sam broj označava minute — 45 znači tri četvrtine sata, a ne četrdeset pet sati.

Poništite odabir opcije Za naplatu za interni rad. On se i dalje prikazuje u Vašim izvještajima kako biste vidjeli kamo je tjedan zapravo otišao; samo nikada ne dolazi na račun.

Odredite koliko vrijedi radni sat

Tarife. Najspecifičnija tarifa ima prednost:

tarifa zadatka ima prednost pred tarifom projekta ima prednost pred tarifom klijenta ima prednost pred Vašom zadanom tarifom

Stoga postavite jednu zadanu tarifu i spremni ste za rad. Dodajte tarifu klijenta kada pojedini klijent ima drugačije uvjete, te tarifu zadatka kada to zahtijeva određena vrsta posla.

Tarife se primjenjuju na rad obavljen na dan ili nakon datuma njihova početka. To znači da povećanje Vaše tarife nikada ne mijenja cijenu rada koji ste već obavili — prošli mjesec ostaje po tarifi iz prošlog mjeseca, onoj koja je Vašem klijentu i prikazana.

Fiksna cijena za cijeli posao

Odaberite Fiksna cijena za cijeli posao umjesto satnice i postavite je na zadatku. Naplaćuje se jednom, bez obzira na to koliko je sati u njega uloženo. Sati se i dalje bilježe kako biste naknadno mogli vidjeti koliko Vas je posao uistinu koštao — a to je podatak koji Vam govori trebate li sljedeći put ponuditi drugačiju cijenu.

Sati bez tarife

Rad bez definirane tarife prikazuje se kao Bez cijene i ne fakturira se. Ništa nije izgubljeno: postavite tarifu i ona će biti obuhvaćena na sljedećem računu. Nikada se ne naplaćuje s nulom jer bi to te sate trajno uklonilo iz evidencije za naplatu.

Pretvorite u račun

Naplata prikazuje koliko pojedini klijent duguje za rad koji ste zabilježili, a još niste fakturirali. Pritisnite Izradi nacrt računa i on postaje nacrt u Vašem sustavu za izdavanje računa — nacrt, a ne poslani račun. Pregledajte ga, uredite, dodajte sve što je još potrebno i pošaljite kada budete spremni.

Ili prepustite sustavu da to učini umjesto Vas

Postavite to jednom po klijentu ili postavite jedno zadano pravilo koje obuhvaća sve koje niste posebno naveli:

Dani se računaju od 1 do 28. Dani 29., 30. i 31. ne postoje u svakom mjesecu, pa bi raspored postavljen na 31. neprimjetno preskočio veljaču i još četiri mjeseca — za „kraj mjeseca” upotrijebite 28.

Što je fakturirano, a što nije

Povijest navodi svaki račun stvoren iz Vašeg zabilježenog vremena, zajedno s razdobljem koje obuhvaća, satima i iznosom. Izvještaji raščlanjuju razdoblje po osobi, po klijentu i po projektu te razdvajaju tri stavke koje je lako pomiješati:

• Fakturirano — naplaćeno i navedeno na dokumentu.
• Još nije fakturirano | rad za naplatu koji još niste naplatili. To je broj na koji treba obratiti pažnju.
• Interno — rad za koji ste odlučili da ga nećete naplatiti.

Što ne može poći po zlu

Radni sat fakturira se jednom. Dvaput pritisnuti Izradi nacrt računa neće stvoriti drugi račun, kao što ga neće stvoriti ni automatski raspored koji se pokrene dok tom klijentu već ručno izdajete račun.

Ako poništite nacrt, sati koje je obuhvaćao odmah se vraćaju u bazu nefakturiranih sati i mogu se ponovno fakturirati — ništa nije izgubljeno.

A kada je vrijeme jednom fakturirano, više ga ne možete uređivati niti brisati jer Vaš klijent u rukama ima dokument koji tvrdi suprotno. Poništite nacrt, izmijenite unos i ponovno ga fakturirajte.