Vodite poslove klijenata na ploči

Ploča je jedan radni proces s prekidačem vidljivosti na svakom svom dijelu. Upravo ta jedna ideja čini je upotrebljivom pred klijentom, stoga vrijedi izdvojiti dvije minute prije nego što počnete.

Izradite ploču

Nova ploča, nazovite je prema radu, a ne prema klijentu — "Ponovno pokretanje web-stranice" izgleda bolje na podijeljenoj poveznici nego "Acme" — i usmjerite je na organizaciju klijenta ako je rad njihov. Dolazi s radnim procesom koji možete preimenovati ili zamijeniti.

Ostavite klijenta praznim za interni rad: vlastiti marketing, uvođenje u posao, proces zapošljavanja. Ništa na ploči ne zahtijeva klijenta.

Odlučite što klijent vidi, po stavci

Stupci, kartice i komentari imaju vlastitu vidljivost, a pravilo glasi i: kartica je vidljiva klijentu samo ako su i kartica i stupac u kojem se nalazi vidljivi klijentu. To znači da premještanje podijeljene kartice u interni stupac uklanja tu karticu s klijentove ploče, a da se ne morate sjetiti promijeniti i samu karticu.

Praktičan obrazac koji funkcionira:

• Postavite faze isporuke vidljivima klijentu kako bi mogao pratiti napredak.
• Neka stupac Zaostatak ili Trijaža bude interni, tako da napola dovršeni rad ne izgleda kao obećanje.
• Pojedinačne kartice prema zadanim postavkama ostavite internima i podijelite ih tek kada postanu stvarne.

Postavite pitanje klijentu

Postavite ga na kartici kojoj pripada. Dočekat će ih na njihovoj ploči uz rad na koji se odnosi, umjesto da bude niz e-poruka koji nitko ne može pronaći za tri tjedna. Kada odgovore, odgovor zauvijek ostaje uz karticu, što je upravo ono što će Vam kasnije uštedjeti vrijeme.

Omogućite im slanje zahtjeva

Dodijelite ploči jedan stupac za unos i klijent s korisničkim mjestom može stvoriti karticu u njemu — i samo u njemu. To im daje stvarno mjesto za unos pitanja poput "možete li napraviti i X", a da Vi to ne morate rješavati na pet različitih kanala, te im nikada ne dopušta ubacivanje posla usred Vašeg procesa rada.

Arhiviranje i zašto Vas ništa ne košta

Arhivirajte ploču kada projekt završi. Ploča, njezine kartice, njezina pitanja i svaki odgovor ostaju čitljivi — zapis o tome što je isporučeno često je ono o čemu netko pita godinu dana kasnije.

Arhivirana ploča ne ubraja se u Vaše ograničenje ploča. Čuvanje Vaših zapisa je besplatno; nikada ne biste trebali brisati klijentovu povijest kako biste oslobodili prostor.

Tko je što napravio i kada

Svaka kartica sadrži podatke o tome tko ju je stvorio, tko ju je zadnji promijenio i kada. Na klijentovoj strani rad Vašeg tima pripisuje se Vašoj agenciji po imenu, a ne pojedincu — Vaši zaposlenici nisu izloženi, a klijent nikada ne saznaje tko je točno od Vaših ljudi što napisao.