Реєстрація платежу
Коли клієнт сплачує рахунок, зареєструйте це. Часткова оплата — це нормально: запишіть суму, що надійшла, і в рахунку відобразиться залишок заборгованості, замість того щоб змушувати вас обирати між «оплачено» та «не оплачено», коли жоден із варіантів не відповідає дійсності.
Рахунок, оплачений за платіжним посиланням, реєструється автоматично; ви вносите вручну лише ті платежі, які надійшли іншим шляхом, наприклад через банківський переказ.
Прострочено
Рахунок вважається простроченим, якщо термін його оплати минув і його не закрито. Це вираховується в момент перегляду, тому дані завжди актуальні, щойно ви відкриваєте екран, і ніколи не потребують нічних завдань для оновлення.
Анулювання
Анулюйте рахунок, який не слід було виставляти. Номер залишається зайнятим, документ зберігається в історії з позначкою «анульовано» і більше не враховується в сумі очікуваного боргу. Не видаляйте та не змінюйте нумерацію — пропущений номер у послідовності — це перше, про що запитає податковий інспектор, а ви не згадаєте причину через одинадцять місяців.
Якщо робота була фактично виконана, а клієнт просто відмовляється платити, це безнадійна заборгованість, а не анулювання, і ваш бухгалтер вимагатиме відобразити її саме так.
Історія
На екрані кожного клієнта відображаються всі виставлені вами рахунки, непогашена заборгованість і те, наскільки швидко він зазвичай платить. Остання цифра є дуже корисною під час прийняття рішення про те, чи варто вимагати передоплату.