Виставлення рахунків клієнтам за ваш час

Облік часу відповідає на одне запитання — що саме ми виставляємо у рахунку цьому клієнту за цей місяць? — і відповідає на нього без необхідності повторного перенесення табеля до рахунка-фактури вручну.

Фіксуйте час

Час та оплата → Табель обліку. Оберіть проєкт, вкажіть тривалість, зазначте, що ви робили.

Тривалість розпізнається так, як ви її зазвичай записуєте: 1:30, 90m, 1h 30 та 2h означають одне й те саме. Звичайне число — це хвилини; 45 — це три чверті години, а не сорок п'ять годин.

Зніміть прапорець Оплачуваний для внутрішньої роботи. Вона все одно відображатиметься у ваших звітах, тож ви зможете бачити, на що насправді пішов тиждень; вона просто ніколи не потрапить до рахунка.

Встановіть вартість години

Тарифи. Застосовується найбільш специфічний тариф:

тариф для завдання переважає тариф для проєкту переважає тариф для клієнта переважає ваш стандартний тариф

Тож встановіть один стандартний тариф, і ви готові до роботи. Додайте тариф клієнта, якщо певний клієнт працює на інших умовах, та тариф завдання, коли це стосується певного виду робіт.

Тарифи застосовуються до робіт, виконаних у день або після дати початку їхньої дії. Це означає, що підвищення вашого тарифу ніколи не перераховує вартість уже виконаної роботи — минулий місяць залишається за тарифом минулого місяця, який і було показано вашому клієнту.

Фіксована ціна за всю роботу

Виберіть Фіксована ціна за всю роботу замість погодинної ставки та встановіть її для завдання. Рахунок виставляється один раз, незалежно від того, скільки годин на це піде. Години все одно реєструються, тож ви зможете згодом побачити, скільки ця робота справді вам коштувала — саме ця цифра підкаже вам, чи варто запропонувати іншу ціну наступного разу.

Години без тарифу

Робота без призначеного тарифу позначається як Без ціни і не включається до рахунка. Нічого не втрачено: встановіть тариф, і його буде враховано в наступному рахунку. За нею ніколи не виставляється нульовий рахунок, оскільки це назавжди вилучило б її із загального списку обліку.

Перетворіть це на рахунок

Розділ Оплата показує, скільки кожен клієнт заборгував за роботу, яку ви зафіксували та за яку ще не виставили рахунок. Натисніть Створити чернетку рахунка, і вона стане чернеткою у вашому інструменті виставлення рахунків — саме чернеткою, а не надісланим рахунком. Перегляньте її, відредагуйте, додайте все необхідне та надішліть, коли будете готові.

Або налаштуйте автоматичний процес

Налаштуйте це один раз для кожного клієнта або встановіть одне значення за замовчуванням, яке охоплюватиме всіх, кого ви окремо не вказали:

Дні рахуються від 1 до 28. 29-го, 30-го та 31-го числа бувають не щомісяця, тому розклад, призначений на 31-ше число, непомітно пропустить лютий та ще чотири місяці — для позначення «кінця місяця» використовуйте 28.

Що було виставлено до сплати, а що ні

У розділі Історія перелічено кожен рахунок, сформований на основі вашого зафіксованого часу, із зазначенням періоду, який він охоплює, годин та коштів. Розділ Звіти розподіляє період за виконавцем, клієнтом і проєктом, а також розмежовує три речі, які легко переплутати:

• Виставлено рахунок — рахунок виставлено, сума внесена до документа.
• Ще не виставлено рахунок — оплачувана робота, за яку ви ще не виставили рахунок. Це цифра, за якою варто стежити.
• Внутрішня — робота, за яку ви вирішили не стягувати плату.

Те, що захищено від помилок

За кожну годину рахунок виставляється один раз. Подвійне натискання кнопки Створити чернетку рахунка не створює другого рахунка, так само як і спрацювання розкладу в момент, коли ви вже виставляєте рахунок цьому клієнту вручну.

Якщо ви анулюєте чернетку, години, які вона охоплювала, одразу повертаються до пулу невиставлених рахунків і можуть бути включені до нового рахунка — нічого не губиться.

І щойно час було внесено до рахунка, ви більше не можете редагувати чи видаляти його, оскільки ваш клієнт уже має документ, де вказано інше. Анулюйте чернетку, змініть запис і виставте рахунок знову.