Ведіть роботу з клієнтами на дошці

Дошка — це єдиний робочий процес із перемикачем видимості для кожної його частини. Саме ця ідея робить її придатною для використання в присутності клієнта, тому варто приділити дві хвилини перед початком роботи.

Створіть дошку

Нова дошка: назвіть її за назвою роботи, а не клієнта — назва «Оновлення вебсайту» у спільному посиланні виглядає краще, ніж «Acme», — і прив'яжіть її до організації клієнта, якщо робота виконується для нього. Вона створюється з готовим робочим процесом, який ви можете перейменувати або замінити.

Залиште поле клієнта порожнім для внутрішніх робіт: власного маркетингу, адаптації нових працівників чи процесу найму. Дошка взагалі не вимагає обов'язкової наявності клієнта.

Визначте, що бачить клієнт, для кожного елемента окремо

Колонки, картки та коментарі мають власні налаштування видимості, і тут діє правило «і»: картка видима клієнту лише тоді, коли і картка, і колонка, в якій вона розміщена, відкриті для клієнта. Це означає, що переміщення спільної картки у внутрішню колонку приховує її з дошки клієнта без потреби окремо змінювати налаштування самої картки.

Практична схема, яка працює:

• Зробіть етапи здачі видимими для клієнта, щоб він міг стежити за прогресом.
• Зберігайте колонку Беклог або Сортування внутрішньою, щоб незавершені завдання не сприймалися як зобов'язання.
• За замовчуванням залишайте окремі картки внутрішніми та діліться ними тоді, коли робота набуває реальних обрисів.

Поставте запитання клієнту

Ставте його безпосередньо в картці, якої воно стосується. Воно чекатиме на клієнта на його дошці поруч із відповідною роботою, замість того щоб загубитися в ланцюжку листів, який через три тижні ніхто не зможе знайти. Коли клієнт відповість, ця відповідь залишиться в картці назавжди, що неодноразово виручить вас у майбутньому.

Дозвольте створити запит

Додайте на дошку одну колонку прийому запитів, і клієнт із призначеним місцем зможе створювати в ній картки — і тільки в ній. Це надасть йому зручне місце для запитів на кшталт «чи можете ви також зробити X», щоб вам не доводилося збирати їх із п'яти різних каналів зв'язку, і не дозволить скидати завдання просто посеред вашого робочого процесу.

Архівація та чому вона нічого вам не коштує

Архівуйте дошку після завершення проєкту. Дошка, її картки, запитання та кожна відповідь залишаються доступними для читання — історія того, що було виконано, це часто саме те, про що хтось запитує через рік.

Заархівована дошка не враховується у вашому ліміті дощок. Зберігання записів безкоштовне; вам ніколи не доведеться видаляти історію співпраці з клієнтом заради звільнення місця.

Хто що зробив і коли

Кожна картка містить відомості про те, хто її створив, хто востаннє вносив зміни та коли саме. З боку клієнта робота вашої команди закріплюється за назвою вашої агенції, а не за конкретною людиною — ваші працівники залишаються непублічними, і клієнт ніколи не дізнається, хто саме з вашої команди створив той чи інший запис.