リンクを使用してボードをクライアントと共有する

クライアントに進捗状況を提示する最も迅速な方法: ボードを開き、リンクを共有を選択して、取得した内容を普段クライアントと連絡を取っている場所に貼り付けます。

当社から何かを送信することはありません。リンクはお客様のものです。チャットメッセージ、WhatsApp、ご自身の言葉で書くメール、ドキュメント内の一行など、形式は自由です。これには明確な理由があります。クライアントは、一度も聞いたことのないプラットフォームからのメールよりも、すでに読んでいるスレッド内のリンクを開く可能性のほうがはるかに高いためです。

相手には Zinn® のアカウントが必要ですか ?

閲覧専用リンクの場合、不要です。 リンクをクリックすればボードが開きます。登録も、サインインも、忘れてしまうようなパスワードも必要ありません。

アカウントが必要になるのは、コメントする、質問に回答する、カードを移動する、リクエストを提出するなど、書き込みを行う場合のみです。これは1つの画面で完結し、無料です。ダッシュボードに放り出されることなく、その先ですぐにボードが待機しています。

したがって、目安はシンプルです。閲覧してもらいたい場合は、閲覧専用リンクを使用してください。参加してもらいたい場合は、クライアント用リンクを使用し、1回のサインインを案内してください。

4つのリンクタイプで付与される権限

• 閲覧専用 — ボードを閲覧できますが、変更は一切行えず、アカウントも不要です。これがデフォルトであり、ほとんどの場合に適した選択肢です。
• クライアント — コメント、質問への回答、受付列でのリクエスト作成が可能です。無料アカウントが必要です。
• ボードメンバー — 自社チームのメンバーと同様にボードを操作できます。フリーランサーや外注先向けであり、クライアント向けではありません。
• ボード管理者 — 参加者の管理を含め、ボードを完全に管理できます。

リンクが表示できるもの、できないもの

リンクには、クライアントが自身のコンソールで目にするものとまったく同じ内容が表示されます。社内向けとして残した列、カード、コメントは、インターフェースによって隠されるのではなく、ページが生成される前に除外されます。そのため、誰かが設定を誤る余地はなく、リンクからチーム向けの社内メモが漏洩することもありません。

クライアントに特定の工程をフォローしてほしい場合は、その列をクライアント表示可能としてマークしてください。見積もり、課題、社内の議論などを伏せておきたい場合は、カードを社内向けのままにしておけば、リンク上では存在しない扱いになります。

有効期限、利用制限、無効化

すべてのリンクには有効期限があります。最長3か月までお客様ご自身で期限を選択でき、あえて「無期限」のオプションは設けていません。期限のないリンクは、プロジェクトが完了した後もチャット画面に放置されたままの鍵となってしまうためです。

また、利用可能な人数を制限することもできます。1回限りの利用に設定すれば、誰かが参加した瞬間に機能しなくなります。

無効化は期限切れとは異なり、その違いは重要です。 リンクが単に期限切れを迎えた場合、すでに参加している人は引き続きボードを利用できます。貼り付けた文字列が古くなったからといって、3月に参加した同僚が4月にアクセスできなくなるべきではないからです。無効化はリンクおよびそれを経由して参加した全員を削除し、それが何人であったかを通知します。これは、「間違ったチャンネルに貼り付けてしまった」という場合に使用するボタンです。

リンクを表示できるのは一度だけです

当社ではリンクそのものではなく、リンクのフィンガープリントを保存しています。これは、当社を含め誰もデータベースからリンクを読み戻すことができないことを意味し、パネルを閉じた瞬間にその特定のリンクは永久に表示されなくなることも意味します。

そのため、表示されたらすぐにコピーしてください。紛失した場合は、新たに作成して古いものを無効化してください。費用は一切かかりません。

当社ではなく、お客様のブランディング

ホワイトレーベルブランディング対応のプランでは、共有ボードにお客様の名前、ロゴ、カラーが適用されます。クライアントがサインインを求められた場合でも、当社のログイン画面ではなくお客様ブランドのログイン画面に案内されます。そのため、クライアントにボードのホスティング元が知られることは一切ありません。