ボード上でクライアントの作業を進める

ボードとは、すべての構成要素に公開設定の切り替えスイッチを備えた単一の作業パイプラインです。この1つのコンセプトによってクライアントと同席しながらでも活用できるようになるため、開始する前に2分間確認する価値があります。

ボードの作成

新規ボードを作成し、クライアント名ではなく作業内容に基づいた名前を付けます。共有リンクでは「Acme」よりも「ウェブサイトのリニューアル」の方がわかりやすくなります。作業がクライアント向けのものである場合は、そのクライアント組織に割り当てます。名前の変更や差し替えが可能な、実用的なパイプラインがあらかじめ用意されています。

自社のマーケティング、オンボーディング、採用パイプラインなどの社内作業の場合は、クライアント欄を空白にしておきます。ボードの利用にクライアントの設定は必須ではありません。

項目ごとにクライアントの閲覧権限を設定

カラム、カード、コメントにはそれぞれ独自の公開設定があり、そのルールはAND条件です。カードがクライアントに表示されるのは、カードおよびそのカードが配置されているカラムの両方が「クライアントに公開」になっている場合のみです。つまり、共有されているカードを社内用カラムに移動すると、カード自体の設定をわざわざ変更しなくても、クライアントのボードから自動的に非表示になります。

効果的な実践パターン:

• 納品ステージをクライアントに公開し、進捗状況を確認できるようにします。
• バックログやトリアージのカラムは社内用にしておき、検討段階の作業が確定事項のように見えないようにします。
• 個別のカードはデフォルトで社内用にしておき、具体化してから共有します。

クライアントへの質問

質問は関連するカードに対して直接行ってください。質問は3週間後には誰も探せなくなるメールのスレッドではなく、該当する作業とともに対象のボードでクライアントを待ち受ける形になります。クライアントが回答すると、その回答はカードに永続的に紐づけられます。これが後々大いに役立ちます。

リクエストの提出を許可する

ボードに受付用カラムを1つ設置すれば、アクセス権を持つクライアントがその中に (そのカラム内に限定して) カードを作成できるようになります。これにより、あちこちのチャネルに分散して届く「X も対応できますか」といった要望を正規の場所に集約でき、進行中のパイプラインの途中に勝手に作業を割り込まれるのを防ぐことができます。

アーカイブ機能とそのメリット

プロジェクトが終了したらボードをアーカイブします。ボード、カード、質問、そしてすべての回答は引き続き閲覧可能です。納品された記録は、1年後に確認を求められることが少なくありません。

アーカイブされたボードはボード制限数にカウントされません。記録の保存に費用はかかりません。空き容量を確保するためにクライアントの履歴を削除する必要は一切ありません。

担当者と変更日時の記録

すべてのカードには、作成者、最終変更者、およびその日時が記録されます。クライアント側では、貴社チームの作業は個人名ではなく貴社組織名として帰属表示されます。スタッフ個人が表に出ることはなく、クライアントに特定の作業を誰が担当したか知られる心配もありません。