クライアントへの稼働時間の請求

時間管理は、1つの問いに答えます。それは「今月はこのクライアントに何を請求するのか ?」です。そして、誰もタイムシートを請求書に書き写すことなく、その答えを導き出します。

時間の記録

時間と請求 → タイムシート。 プロジェクトを選択し、所要時間を入力し、行った作業内容を記述してください。

時間は普段書く形式のまま読み取られます。1:30、90m、1h 30、2h はすべて同じ意味になります。数字のみを入力した場合は分として扱われます。45 は45時間ではなく45分です。

社内業務の場合は、請求対象のチェックを外してください。レポートには表示され続けるため、その週の作業実態を把握できますが、請求書に記載されることは決してありません。

1時間あたりの金額の設定

料金設定。 より詳細な設定が優先されます:

タスク料金 が プロジェクト料金 より優先され、それが クライアント料金 より優先され、それが デフォルト より優先されます

したがって、デフォルトを1つ設定すれば作業を開始できます。異なる条件のクライアントがある場合はクライアント料金を、異なる作業内容がある場合はタスク料金を追加してください。

料金は、その開始日以降に行われた作業に適用されます。そのため、料金を引き上げても、すでに行った作業の価格が改定されることはありません。先月分は先月の料金のまま維持され、クライアントに提示された通りの金額となります。

業務全体の固定価格

時間単位の料金の代わりに業務全体の固定価格を選択し、タスクに設定してください。何時間かかったとしても、請求は1度だけ行われます。時間は記録され続けるため、その業務に実際にどれだけのコストがかかったかを後から確認できます。この数値は、次回に異なる見積もりを提示すべきかを判断する材料となります。

料金が未設定の時間

料金が設定されていない作業は価格未設定として表示され、請求されません。記録が失われることはありません。料金を設定すれば、次回の請求書に反映されます。ゼロ円で請求されることは決してありません。ゼロ円で請求すると、請求対象から完全に除外されてしまうためです。

請求書への変換

請求管理には、記録済みで未請求の作業について、各クライアントへの請求可能額が表示されます。下書き請求書を作成を押すと、請求書作成機能内に下書きとして生成されます。これは下書きであり、送信済みの請求書ではありません。内容を確認、編集し、必要な項目を追加した上で、準備が整い次第送信してください。

自動処理の設定

クライアントごとに一度設定するか、個別に指定していないすべての対象に適用されるデフォルトを1つ設定してください:

日付は1日から28日の間で指定します。29日、30日、31日はすべての月に存在するわけではないため、31日に設定すると2月およびその他の4つの月が意図せずスキップされてしまいます。「月末」を指定する場合は28日をご利用ください。

請求済みと未請求の内訳

履歴には、記録された時間から作成されたすべての請求書が、対象期間、時間、金額とともに一覧表示されます。レポートでは、期間内の内訳を担当者別、クライアント別、プロジェクト別に表示し、混同しやすい3つの項目を明確に区別します:

• 請求済み — 請求が行われ、帳票に記載されたもの。
• 未請求 — 請求可能でありながら、まだ請求を行っていない作業。常に注意を払うべき数値です。
• 社内業務 — 請求しないと判断された作業。

トラブルを防ぐ仕組み

時間は1度だけ請求されます。下書き請求書を作成を2度押しても請求書が重複して作成されることはありません。また、すでに手動でそのクライアントへの請求を行っている最中にスケジュールが実行されても同様です。

下書きを無効にした場合、対象となっていた時間は未請求のプールに直ちに戻り、再度請求することが可能になります。作業記録が放置されたまま失われることはありません。

また、一度請求された時間は編集や削除ができません。クライアントの手元にそれとは異なる内容の帳票が存在することになるためです。変更が必要な場合は、下書きを無効にし、記録を修正した上で、再度請求を行ってください。