Ügyfélmunkák kezelése táblán

A tábla egyetlen munkafolyamat, amelynek minden egyes részén láthatósági kapcsoló található. Ez az egyetlen ötlet teszi lehetővé, hogy az ügyfél jelenlétében is használható legyen, ezért érdemes rászánnia két percet a kezdés előtt.

Hozza létre a táblát

Új tábla, nevezze el inkább a munka, mintsem az ügyfél alapján — a „Weboldal újraindítása” jobban mutat egy megosztott hivatkozásban, mint az „Acme” —, és rendelje az ügyfélszervezethez, ha a munka hozzájuk tartozik. A tábla egy működő munkafolyamattal érkezik, amelyet átnevezhet vagy lecserélhet.

Hagyja üresen az ügyfelet a belső munkákhoz: a saját marketinghez, a betanításhoz vagy a toborzási folyamathoz. A táblák semmilyen szempontból nem igényelnek ügyfelet.

Döntse el elemenként, mit láthat az ügyfél

A zárt oszlopok, a kártyák és a megjegyzések mind saját láthatósággal rendelkeznek, a szabály pedig egy és kapcsolat: egy kártya csak akkor látható az ügyfél számára, ha a kártya és az azt tartalmazó oszlop egyaránt látható az ügyfél számára. Ez azt jelenti, hogy ha egy megosztott kártyát belső oszlopba helyez át, az lekerül az ügyfél táblájáról anélkül, hogy emlékeznie kellene magának a kártyának a módosítására is.

A gyakorlatban bevált módszer:

• Tegye láthatóvá az átadási szakaszokat az ügyfél számára, hogy követhesse a folyamatot.
• Tartsa a Backlog vagy a Triage oszlopot belsőként, hogy a félkész munka ne tűnjön ígéretnek.
• Hagyja az egyes kártyákat alapértelmezetten belsőként, és csak akkor ossza meg őket, amikor valósággá válnak.

Tegyen fel egy kérdést az ügyfélnek

Kérdezzen rá közvetlenül a kártyán, amelyhez tartozik. A kérdés a táblájukon fogja várni őket azon munka mellett, amelyről szól, ahelyett hogy egy három hét múlva már megtalálhatatlan e-mail-folyammá válna. Amikor válaszolnak, a válasz örökre a kártya mellett marad, ami később hatalmas segítséget jelent majd Önnek.

Tegye lehetővé számukra kérések benyújtását

Adjon a táblának egy fogadó oszlopot, és a hozzáféréssel rendelkező ügyfél létrehozhat egy kártyát benne — és kizárólag benne. Ez biztosít számukra egy valós helyet a „meg tudnátok csinálni az X-et is?” típusú kéréseknek anélkül, hogy Önnek öt különböző csatornán kellene kezelnie őket, és soha nem engedi, hogy munkát dobjanak a munkafolyamat közepébe.

Archiválás, és miért nem kerül ez Önnek semmibe

Archiválja a táblát a projekt befejezésekor. A tábla, annak kártyái, a kérdései és minden egyes válasz olvasható marad — az elvégzett munkák nyilvántartása gyakran éppen az, amire valaki egy évvel később rákérdez.

Az archivált tábla nem számít bele a táblakorlátba. A feljegyzések megőrzése ingyenes; soha nem kell törölnie egy ügyfél előzményeit ahhoz, hogy helyet szabadítson fel.

Ki, mit és mikor csinált

Minden kártya tartalmazza, hogy ki hozta létre, ki módosította utoljára és mikor. Az ügyfél oldalán a csapata által végzett munka név szerint az Ön ügynökségéhez kapcsolódik egyéni munkatársak helyett — a munkatársai nem láthatóak, és az ügyfél soha nem tudja meg, hogy az Ön emberei közül ki mit írt.