Az e-mail problémák egyértelműen két csoportra oszthatók, és a megoldás mindkettőre eltérő. Mielőtt bármit megváltoztatna, derítse ki, melyik áll fenn.
Melyik fél hibás?
- Nem KAP e-maileket – küldenek Önnek levelet, de semmi sem érkezik meg.
- Nem KÜLD e-maileket – amit elküld, nem jut el a címzettekhez, vagy a spamben köt ki.
Ha nem kap e-maileket
Szinte mindig a DNS a felelős. Az e-mailek fogadásához egy MX-rekord szükséges, amely a megfelelő levelezőszerverekre mutat.
A leggyakoribb ok a névszerverváltás: amikor egy domain átkerül, a DNS-rekordjai újra létrejönnek az új szolgáltatónál, és ha az MX-rekordokat nem vették át, az e-mailek érkezése attól a pillanattól kezdve leáll. Nem is küld látványos hibaüzenetet a rendszer – általában csak csendben máshová kerül a levél.
Ellenőrizze a domain DNS-ét a vezérlőpultján, hogy van-e MX-rekord. Ha nincs, meg is van a válasz.
Ha nem küld e-maileket
Két valószínű ok sorrendben:
SPF és DKIM. Ezek olyan DNS-rekordok, amelyek igazolják a fogadó szerver számára, hogy az Ön levele valódi. Nélkülük számos szolgáltató elutasítja az üzenetet, vagy spamként sorolja be. A gyakorlatban ma már egyik sem opcionális.
Küldés a nem megfelelő helyről. Egy olyan kapcsolatfelvételi űrlap, amely a you@yourdomain.com címről küld levelet, miközben a szerver nem jogosult az adott domain nevében küldeni, minden egyes alkalommal elbukik a hitelesítésen, még akkor is, ha a cím valójában az Öné.
Annak ellenőrzése, hogy Önnél vagy náluk van-e a hiba
Küldjön egy üzenetet egy másik szolgáltatónál lévő címre – például egy Gmail-címre, ha az Outlookkal van problémája, vagy fordítva. Ha az megérkezik, a probléma kifejezetten az adott címzett szolgáltatójára vonatkozik, nem pedig az Ön domainjére, és a megoldás általában az SPF vagy a DKIM beállítása.
Mit tüntessen fel a hibajegyben
A pontos visszapattanó üzenetet (bounce message), ha kapott ilyet. A visszapattanó levél szövege pontos, és megnevezi a valós okot; az, hogy „nem működik az e-mailem”, ezt nem teszi meg. Azt is adja meg, hogy a cím, amelyre a levelet küldi, a saját domainjén belül vagy azon kívül található-e – a kizárólag belső címeknél jelentkező hibák egészen másra utalnak.