Kundenprojekte auf einem Board verwalten

Ein Board ist eine Arbeits-Pipeline mit einem Sichtbarkeitsschalter für jeden einzelnen Teilbereich. Genau diese Idee sorgt dafür, dass man es auch mit einem Kunden im Raum verwenden kann, sodass sich ein zweiwöchiger Blick vor dem Start lohnt.

Das Board erstellen

Neues Board, benennen Sie es nach der Arbeit und nicht nach dem Kunden – "Website-Relaunch" liest sich in einem geteilten Link besser als "Acme" – und verknüpfen Sie es mit der Kundenorganisation, sofern die Arbeit zu dieser gehört. Es wird mit einer funktionierenden Pipeline geliefert, die Sie umbenennen oder ersetzen können.

Lassen Sie das Kundenfeld bei interner Arbeit frei: Ihr eigenes Marketing, Ihr Onboarding, eine Recruiting-Pipeline. Nichts an einem Board setzt einen Kunden voraus.

Pro Element entscheiden, was der Kunde sieht

Spalten, Karten und Kommentare verfügen jeweils über eine eigene Sichtbarkeit, wobei die Regel ein Und ist: Eine Karte ist nur dann für den Kunden sichtbar, wenn sowohl die Karte als auch die Spalte, in der sie sich befindet, für den Kunden sichtbar sind. Das bedeutet, dass das Verschieben einer geteilten Karte in eine interne Spalte diese vom Board des Kunden entfernt, ohne dass Sie daran denken müssen, auch die Karte zu ändern.

Das praktische Muster, das sich bewährt:

• Machen Sie Ihre Lieferphasen für den Kunden sichtbar, damit dieser den Fortschritt verfolgen kann.
• Halten Sie eine Backlog- oder Triage-Spalte intern, damit unausgereifte Arbeit nicht wie ein Versprechen wirkt.
• Belassen Sie einzelne Karten standardmäßig als intern und teilen Sie sie erst, wenn sie spruchreif sind.

Dem Kunden eine Frage stellen

Stellen Sie sie bezogen auf die Karte, zu der sie gehört. Sie wartet auf deren Board zusammen mit der Arbeit, um die es geht, anstatt ein E-Mail-Thread zu sein, den in drei Wochen niemand mehr finden kann. Wenn sie antworten, bleibt die Antwort dauerhaft bei der Karte, was der Aspekt ist, der Sie später entlastet.

Eine Anfrage ermöglichen

Geben Sie dem Board eine Eingangsspalte und ein Kunde mit einem Sitzplatz kann in dieser – und ausschließlich in dieser – eine Karte erstellen. Das gibt ihnen einen konkreten Ort für "Können Sie auch X machen", ohne dass Sie dies über fünf Kanäle abfangen müssen, und verhindert zuverlässig, dass sie Arbeit mitten in Ihre Pipeline platzieren.

Archivierung und warum sie Sie nichts kostet

Archivieren Sie ein Board, wenn das Projekt endet. Das Board, seine Karten, seine Fragen und jede einzelne Antwort bleiben lesbar – das Protokoll darüber, was geliefert wurde, ist oft genau das, wonach jemand ein Jahr später fragt.

Ein archiviertes Board wird nicht auf Ihr Board-Limit angerechnet. Das Aufbewahren Ihrer Aufzeichnungen ist kostenlos; Sie sollten niemals die Historie eines Kunden löschen müssen, um Platz zu schaffen.

Wer hat was und wann getan

Jede Karte enthält Angaben darüber, wer sie erstellt hat, wer sie zuletzt geändert hat und wann. Auf der Kundenseite wird die Arbeit Ihres Teams unter dem Namen Ihrer Agentur und nicht einer Einzelperson zugeordnet – Ihre Mitarbeiter stehen nicht im Schauprozess, und ein Kunde erfährt nie, wer von Ihren Leuten was geschrieben hat.