Kundenaufträge auf einem Board verwalten

Ein Board ist eine einzige Arbeitspipeline mit einer Sichtbarkeitseinstellung für jeden einzelnen Teil davon. Genau dieser Gedanke macht es möglich, das Board gemeinsam mit Kunden in einem Raum zu nutzen; es lohnt sich also, sich vor dem Start zwei Minuten Zeit dafür zu nehmen.

Erstellen Sie das Board

Neues Board: Benennen Sie es nach der Aufgabe und nicht nach dem Kunden – „Website-Relaunch“ liest sich in einem geteilten Link besser als „Acme“ – und ordnen Sie es der Kundenorganisation zu, falls es sich um deren Projekt handelt. Es wird mit einer funktionierenden Pipeline bereitgestellt, die Sie umbenennen oder ersetzen können.

Lassen Sie das Kundenfeld für interne Aufgaben leer: Ihr eigenes Marketing, Ihr Onboarding, eine Pipeline für Neueinstellungen. Kein Aspekt eines Boards setzt zwingend einen Kunden voraus.

Legen Sie elementweise fest, was der Kunde sieht

Spalten, Karten und Kommentare verfügen jeweils über eine eigene Sichtbarkeit, und die Regel lautet UND: Eine Karte ist für Kunden nur sichtbar, wenn sowohl die Karte als auch die Spalte, in der sie sich befindet, für Kunden freigegeben sind. Das bedeutet, dass das Verschieben einer geteilten Karte in eine interne Spalte diese vom Board des Kunden entfernt, ohne dass Sie daran denken müssen, auch die Einstellungen der Karte anzupassen.

Das bewährte Schema für die Praxis:

• Machen Sie Ihre Bereitstellungsphasen für Kunden sichtbar, damit diese den Fortschritt mitverfolgen können.
• Behalten Sie eine Spalte wie Backlog oder Triage intern, damit unausgereifte Aufgaben nicht wie ein verbindliches Versprechen wirken.
• Belassen Sie einzelne Karten standardmäßig intern und teilen Sie diese erst, wenn sie spruchreif sind.

Stellen Sie dem Kunden eine Frage

Stellen Sie diese direkt an der zugehörigen Karte. Die Frage wartet auf dem Kunden-Board genau bei der Aufgabe, um die es geht, anstatt als E-Mail-Verlauf zu enden, den in drei Wochen niemand mehr wiederfindet. Sobald der Kunde antwortet, bleibt diese Antwort dauerhaft mit der Karte verknüpft – und genau das erspart Ihnen später viel Mühe.

Ermöglichen Sie Kunden das Einreichen von Anfragen

Richten Sie auf dem Board eine Eingangsspalte ein, und ein Kunde mit Zugang kann darin – und ausschließlich darin – eine Karte anlegen. So erhält er einen festen Ort für Fragen wie „Könnt ihr auch X machen?“, ohne dass Sie Anfragen über fünf verschiedene Kanäle abfangen müssen, und es wird verhindert, dass Aufgaben mitten in Ihrer Pipeline abgelegt werden.

Archivierung – und warum sie Sie nichts kostet

Archivieren Sie ein Board, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Das Board, seine Karten, seine Fragen und jede Antwort bleiben lesbar – das Protokoll der erbrachten Leistungen ist oft genau das, wonach ein Jahr später jemand fragt.

Ein archiviertes Board wird nicht auf Ihr Board-Limit angerechnet. Das Aufbewahren Ihrer Unterlagen ist kostenlos; Sie sollten niemals den Verlauf eines Kunden löschen müssen, um Speicherplatz zu schaffen.

Wer hat was getan und wann

Jede Karte dokumentiert, wer sie erstellt hat, wer sie zuletzt geändert hat und wann dies geschah. Auf Kundenseite wird die Arbeit Ihres Teams dem Namen Ihrer Agentur und nicht einer Einzelperson zugeschrieben – Ihre Mitarbeitenden stehen nicht im Rampenlicht, und Kunden erfahren nie, wer aus Ihrem Team was verfasst hat.